這三種性格的上班族,最適合使用「告示貼」來協助做好簡報規劃

這三種性格的上班族,最適合使用「告示貼」來協助做好簡報規劃
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我們想讓你知道的是

簡報規劃,就如同其他職場技巧一樣,不能夠墨守成規。就著文初提及的三種性格和情境,採用告示貼是好的方法,但上班族更重要的是理解簡報規劃時的誤區,採用告示貼能解決甚麼問題。

文:上班族簡報日常

近十年掀起了簡報的新浪潮中,相對於以往單純地注重設計,簡報的事前規劃終於被重視起來;而在中外各種書籍、網站當中,最經常提及的技巧,莫過於利用告示/便利貼輔助計劃簡報。

不用擔心,這不是又一篇影印「簡報要用告示貼發想」的文章,我們一起來看看「為何」、「如何」,還有更重要的,是在辦公室用不上告示貼的時候,可以有哪四種替代品,幫助上班族們做好簡報的規劃。

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簡單來說,以下三種性格或情境,是最適合使用告示貼/便利貼(或其他類似模式)來做簡報的計劃:

  • 急性子的人
  • 對自己/簡報信心不足
  • 需要團隊協作的簡報

讓我們在拿出告示貼之前,先退一步,來回想一下計劃簡報時的情境。

急性子的人:先放下設計

急性子的人,最容易出現的情況是,未完成內容的規劃,便開始了簡報的設計。我們都明白,在辦公室裡爭取表現的重要性,所以簡報設計中最搶眼球的部分,圖示、滿屏圖片、字型和配色等,都好像多汁的水果一樣在向我們招手。

急性子的人在想了幾個點子以後,多數會忍不住碰一下簡報軟體的功能,選字型、轉大小、改顏色,或是在瀏覽器利用關鍵字搜尋一下圖示和圖片等素材。

這種注意力的轉移,不單會影響了內容規劃的效能,出現了內容離題、不足或是失衡的情況,時間也很容易地浪費掉(我們都經歷過不斷用電視遙控器轉台而浪費了一個晚上吧),加上匆匆選擇的設計和素材也很容易偏重於到腦海中出現的頭幾個念頭,而並非緊貼全局。

使用告示貼,就是為了幫助急性子的人在規劃內容的時候,遠離簡報軟件和瀏覽器的誘惑,將投映片設計這一步先從思緒中剝離,讓焦點先投放在建構內容上。

而且,每張告示貼的面積也相對地小,可以寫的文子不多,急性子的上班族可以慢慢學習到只在告示貼寫上念頭或論點,而不用立刻寫下詳細解釋,這樣也可以避免太專注於某部分而令內容失去平衡。

信心不足時:先放下疑惑

對自己或是簡報信心不足的上班族,在規劃內容的時候,最常出現的情況是懷疑自己(second guessing yourself)。擔心做得不好而每每在規劃內容的時候出現以下的念頭:

  • 「這個論點適合嗎?」
  • 「這樣表達正確嗎?」
  • 「這個部分好像不夠論點耶⋯⋯」
  • 「這兩個論點是否要對調呢?」
  • 「這個角度太普遍了吧?」

在缺乏信心之下,記下論點的時候,便會懷疑合適度、次序、結構,然後嘗試更改、修正、重整,問題是這樣做有機會進入了無了期的死胡同,每一個新論點也可能觸發新一輪的自我懷疑和否定,再花時間檢討已經寫下的內容,不單會影響進度和節奏,明明在腦海中的下一個念頭,有機會因爲東改西改而忘記了,損失了有用的點子,結果更埋怨自己,形成又一個惡性循環。

使用告示貼,就是要抗衡這種自我懷疑和修正的機制。想到一個念頭就寫下一個念頭,然後立刻把它貼在牆上,再繼續寫下一張;不用擔心用得多告示貼會帶來成本問題,而且在牆上快速出現大量告示貼,會對信心不足的上班族帶來很大的鼓舞。

寫一張、貼一張、下一張,這個循環的動作,是要訓練我們不要去理會已經寫下的內容,焦點集中在下一張上面,念頭不一定要連貫,在這一步數量是重於質量,想到甚麼就寫下甚麼,念頭最後不合用也沒所謂,反正都是那一句,告示貼不算昂貴嘛。

團隊的協作:先專注平衡

辦公室內各人也有著不同的性格和專業,有充滿熱血幹勁的、有擅於表達溝通的、有擅於數據分析的、有擅於邏輯結構的、也有人際關係手腕圓滑的,當然要生存的話,也少不了可以分享「公司想當年發生過甚麼事」的老臣子。遇上範圍比較寬廣,或是需要團體協作的簡報,內容和參與的平衡,都需要留意。

使用告示貼,在以量取勝的發想步驟以後,團隊便可以順著每張的內容進行分析,未必相關先放在一旁(後期討論或會修正方向而令它們變得相關),重覆的論點先行棄置。

進行了第一波的評估和清理,接著便是以內容進行分類,把相關的告示貼聚集在一起;分類過後就會是縱向橫向的結構設定,縱向是在一個分類中,各個論點形成的結構和順序,例如甚麼是論點、甚麼是論據;橫向則是各分類之間的關係和次序,例如先談市場現有產品的痛點,再談新產品如何作出改善等。

完成了分類,我們就來到了平衡的環節。為什麼要每張告示貼只寫一個論點,除了是預防規劃內容的時候進入了太深層的胡同、增加告示貼的數量來加強自信心、以及方便在眾論點之中進行分類以外,就是當我們往後一步再看告示貼,從視覺上可以評估出大概內容的分佈,哪一個部分的論點佔多。

我們不是要追求完美的平衡,而是在這一步了解團隊是否太專注於發想某一部分的內容,而影響了簡報整體的觀感,例如是「what-is」部分過多,「to-be」部分太少,或是提案的部分對預算的影響內容不足等。

內容的份量做好了平衡,但很多時候我們也會忘記了內容性質的平衡。上班族可以考慮利用用告示貼的顏色來區分,例如動之以情的用上粉紅色,說之以理的就上淺藍色,中立的論點就是黃色,就正如上文一樣,往後一步看,視覺上了解一下,簡報是否太側重於熱血表達,或是過多地強調客觀數據?動之以情的是否要安排一些滿屏圖片或是說故事的環節?說之以理的是否要加入數據圖表,甚至是簡報後發放講義和報告?

參與的平衡亦如是,利用告示貼的顏色(或是一些小貼紙),團隊也可以從視覺上客觀地了解到各人分工的分佈,而不是主觀地覺得誰做得多、或是自己的鎂光燈不足夠,而且你也會希望擅用各人的背景和專長分派簡報內容的準備工作。

告示貼的限制


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