回不去了!英國行銷公司大張旗鼓歡迎員工重回辦公室,結果第一天只到了三人

回不去了!英國行銷公司大張旗鼓歡迎員工重回辦公室,結果第一天只到了三人
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我們想讓你知道的是

西方社會拜疫情所賜,在經歷了所謂的「大離職潮後,現在要面臨的是「拒回辦公室潮」,在後疫情時代的職場,已經不能用以前的思維來看待實體辦公室,因為既然在家裡就能完成工作,實體辦公室就不能僅只是「辦公」的地方。

追蹤我的部落格有一段時間的人應該都知道我最近換了工作,而且是一份完全在家上班的遠距工作。很多人說我是躬逢其盛,搭上了遠距工作的熱潮,成為不折不扣的遠距工作者,但我認為這是全球大勢之所趨,即使許多產業目前還是傾向保有辦公室,但未來辦公室的定義與功能和目前會有很大的差別。

這篇文章就用我自己的實地經驗和觀察,討論經過疫情的催化,遠距工作如何改變員工與僱主看待「進辦公室」這件事的看法。

在開始說這股「重新定義辦公室」的風潮前,我先簡單介紹一下我新公司的背景。

我在今年6月時被現在的公司挖角,離開待了將近七年的前公司,除了薪資福利等因素,新公司的理念和願景也很接近我認同的價值,其中最主要的一點,就是新公司「以人為本」的出發點。

這裡說的「人」,就是員工本身,我的新公司將員工視為公司最大的資產,因為僱主相信一間好的行銷公司,是由一群同時具有創意與執行力的行銷人所共同組成,所以如果Google我們公司,網站中第一個出現的就是「Our People」這個頁面,這和大部分的行銷公司主打「Our Work」頁面,以強調的工作成果來吸引潛在客戶的做法很不一樣。

也正因為僱主們非常重視員工的生理與心理健康,所以制定了一系列保障員工身心健康的福利制度,除了最基本的私人健康保險,和所謂的彈性工時(Felxible Hours)制度,還有最重要的「遠距工作」模式。

雖然疫情下英國實施「在家遠距」,我的老闆仍留著辦公室

一般在談遠距工作時,大概可分為「完全遠距」、「遠距友善」、「混合遠距」三種類型,而我們公司屬於第一種,也就是公司員工在完全或幾乎完全遠距的情況下,在自己的家裡工作。

對這些員工來說,他們每天辦公的地方是一個家裡的固定空間,譬如一間在家中的辦公室,或是一個固定用來辦公的角落。但這並不是說我們公司就完全捨棄了辦公室,相反地,僱主從疫情在2020年3月下旬,英國政府宣布所有能遠距工作的公司都讓員工在家上班起,就一直保留這件可容納50多人的辦公室。

至今,即使經歷了近一年半辦公室中空無一人的封城,僱主都還是繼續繳納租金維持辦公室的開銷,就算大部分的時間辦公室都是處於養蚊子的狀態,因為公司知道並不是每個人都喜歡並且適合遠距工作,許多人或許因為家空間有限,或家中網路設備的局限,甚至天生個性使然,喜歡熱鬧不愛一個人獨自在家工作,但不管出於哪種原因,公司的高層們都決定要保留讓這些員工有回到辦公室上班的權利。

而隨着防疫政策的鬆綁,公司在8月時就以問卷方式調查大家對於重回辦公室的意向,結果也顯示大部分員工支持辦公室重新開張,於是公司的高層在10月底宣布,從11月1日起辦公室將重新開張。

不過,因為我們公司在疫情期間業務快速成長,員工數從40多人擴增到80多人,因此在座位有限的情況下,推出了所謂的「hot desking」制度,指的是遠距工作的員工可以偶爾去實體辦公室工作,但去之前需要先和公司的行政部門預訂座位,以保障進公司的人都有得坐,只是員工不能選擇自己想坐哪裡,更不可能會有固定的座位。

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大張旗鼓歡迎員工重回辦公室,結果第一天只到了三位

為了11月1日這個辦公室重新開張的大日子,我們公司的video team大費周章地製作了一段影片,除了向許多和我一樣還沒見過辦公室廬山真面目的新進員工介紹實體辦公室的高顏值(對!我們的辦公室是由傳統英式農場改建,內部不但有挑高設計,還保留了許多傳統建築的特色,外面更有讓員工休息或野餐的大花園,顏值算是頗高),也用影片的方式說明新的hot desking制度以及其具體落實方式。

管理階層磨刀霍霍,為了辦公室重新開張的那天花了不少心血與金錢,宣傳工作也做得十分到位,一直群發用郵件提醒大家來之前要記得上網預訂座位,然而真的到了11月1日的大日子,真正出現在辦公室的只有四個人,連5%的員工數都不到!

而且這四個人中,有三人是本來就已經在辦公室正式重新開張前,就為了籌備開張事宜先回到辦公室做準備工作的行政人員與IT工程部門人員,而另外一位,則是我們公司的大老闆,他迫不及待想在辦公室重新開張的當天和他們員工們見面,於是興沖沖地開了一個多小時的車來到辦公室,但沒想到竟然只見到三位員工。

大老闆嘴上不說,但我想他心裡多少有點失望。

接下來幾天據說情況也是差不多,偌大的辦公室只有小貓幾隻,空蕩蕩的景象和管理階層們預期的畫面相距甚遠。經過第一周的慘況後,大老闆發了一封信給全體員工,內容不是「柔性勸導」大家盡量進辦公室,而是宣布為了節省不必要的成本,公司決定周一和周五將不開放辦公室,如果想要進辦公室工作,請選剩下的三天。

大老闆在郵件中也透露,如果接下來大家進辦公室的情況還是不太踴躍,公司將會有新的決定,雖然這個新的決定是什麼我們無從得知,但可以推測的是,疫情前那種辦公室坐滿人的榮景將成為歷史,因為員工們在體驗了20個月在家工作的好處後,想要讓大家回到以前那種朝九晚五坐在辦公室裡上班的型態,幾乎已經是不可能的事了。

讓人一去不復返的「在家工作」好處

那麼到底在家工作的好處有哪些,讓大部分的員工「一試過就回不去」呢?以下簡單列舉幾項最讓人無法放棄的好處:

  • 更容易兼顧生活與工作

Work from home帶來絕佳的work/life balance,其程度絕對是任何其他其他工作模式無法取代的。

例如家裡如果正在進行裝修,或是有任何需要修繕的問題,就不用擔心人不在家無法讓工人進來的問題;對有小孩的人來說,在家工作配合彈性工時的工作模式,更是所有父母的最大福音(沒有之一)。

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像是我的公司,就同意讓我每天早上和下午的上下學時間接送正在上小學的兒子,而不是像以往還必須特別花錢請保姆接送(英國小學生下課時間是下午3點15分,有全職工作的父母根本不太可能親自去接小孩);偶爾幼稚園打電話來說我一歲多的女兒身體不舒服,我也能馬上接她回家或帶她去看病。

這些看似平凡的小便利,其實背後代表着革命性的改變,因為它大大改善了員工的生活品質,讓員工有最高的自由度可以在兼顧生活、家庭與工作間取得平衡。

  • 省去通勤時間,一天變成25小時

不用通勤被塞在車陣中實在太有吸引力,尤其在高油價時代,更是人見人愛的選擇,加上不用通勤表示能減少使用交通運輸工具的機會, 對降低碳足跡減少汙染有很大幫助,對地球更友善。

除了不用通勤本身就能節省時間,少了一連串為了出門而作的準備工作,譬如着裝完整(大家都還記得經典的WFH look就是上身西裝,下身短褲吧!),確保隨身攜帶了當天需要用到的物品,以及暖車或冬天下雪時需要為車窗除霜等細節,這些小事全部加在一起其實也要花上不少時間,尤其在早上剛起床到出門前這段分秒必爭的時間,如果能省去這些準備工作,早晨時光勢必會更從容。

根據最近有回到辦公室的同事形容,突然需要多做這些準備動作,令他們感到早上的時間安排需要重新調整,自己也要重新適應這種生活節奏,而這些無形的時間成本,全部都需要被計算進去。

  • 員工對自己的工作進度有更高的掌控

就是員工幾乎可以心無旁騖地自行決定每日的工作進度,包括「何時做」以及「如何做」。

在傳統的辦公室上班模式下,員工比較容易被其他同事干擾,專注力或生產力都不如自行在家工作來得高,當然,前提是遠距工作者本身要有自制力和責任心,才能在不需要主管提醒的情況下,順利在deadline前完成任務。這點反映在管理層面,意味着微觀管理(micromanaging)的終點,因為遠距工作的設定是必須信任團隊,放手讓他們用自己的方式工作,解決自己的問題。

更重要的是,雇主要開始學會用工作表現來衡量績效,為而不是用是否看到員工在他們的位置上工作來打績效。這個革命性的管理方式對產能高的員工來說無疑是最理想的,也是為何許多專家分析,遠距工作能吸引真正優秀的人才。

在「拒回辦公室潮」時代,辦公室的角色將與以往不同

基於前述這些遠距工作的優點,越來越多求職者已經將「是否能在家工作」列為求職的必要條件,根據全球求職網站Indeed統計,從2020年2月起,針對「遠距工作」的搜尋量暴增500%以上,而招聘廣告中提到「遠距工作」的職位也增加了180%,

Indeed表示,疫情改變了人們對工作的看法,也讓更多人開始思考選擇適合自己生活方式的工作。英國知名求職網站Totaljobs也表示,疫情後求職者對遠距工作職位的需求量暴增,僱主應該重視這個改變,在刊登招聘廣告時將「可以遠距」與「彈性工時」放進文案,以增加求職者對該職位的興趣。

這些求職網站的統計數據和分析顯示「大離職潮(The Great Resignation)不是空穴來風,而是真實發生在目前的西方職場。

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至於實體辦公室是否還有存在的必要,這個大哉問目前答案還很分歧,包括Google在內,許多企業堅持後疫情時代員工應該逐漸回到疫情前的工作模式,卻引來員工的反彈,或是員工直接被可以提供遠距模式的競爭對手挖角。

然而不可否認的是,實體辦公室還是有它的功能,只是在後疫情時代的職場,無論對員工或雇主來說,都已經不能用以前的思維來看待實體辦公室,因為既然在家裡就能完成工作,實體辦公室就不能僅只是「辦公」的地方,反而要滿足以下需求:

  • 社交的需求

遠距工作者要面對的最大挑戰,就是一個人單打獨鬥的孤獨感,與難以培養團隊默契的疏離感,在這樣的情況下,實體辦公室提供員工一個可以和其他同事互動、培養team spirits的場合。

以我們公司為例,許多人在思考該何時在hot desking系統預定座位時,最主要的考量原因是「那天有誰會去」,因為大家很自然地把「進公司」這件事在某種程度上和社交活動連結起來,畢竟遠距工作者最懷念的,就是辦公室裡打哈哈的熱鬧氣氛。

  • 業務的需求

儘管網路的力量無遠佛屆,有許多事情還是無法在家完成的,尤其是那些需要特殊硬體設備的工作項目或業務。

以我們行銷業為例,進棚拍攝、錄製影片,以及疫情後最流行的「Hybrid Event」(同時包括線上和實體活動的event)為最需要進辦公室執行的兩大類業務。對我們公司大部分的員工來說,為了這兩類業務進公司,有點像是疫情前「出差」的概念,因為概念上都屬於必須透過移動才能完成的業務。

  • 提供特別經驗的需求

根據Leesman針對25萬名員工所做的的研究調查,發現能讓員工心甘情願地回到辦公室的原因只有一個,就是「唯獨能在企業環境裡才得到的經驗(quality of the experience that they have when they get to the corporate work setting)」。

這裡說的獨特經驗,不是免費午餐或吃不完的零食那種很容易被取代的經驗,而是一種能將企業文化傳承下去的經驗。例如很多公司一年會固定舉辦幾次以「team building」為目的的培訓,在這些活動中,員工最能直接感受到自己服務的企業是奉行哪種組織文化,企業的願景又是什麼,是最容易凝聚向心力與打造團隊精神的活動。

在後疫情時代,雇主如果想要讓員工產生回到辦公室的動力,是否能提供類似的經驗將成為一大關鍵。

西方社會拜疫情所賜,在經歷了所謂的「大離職潮(The Great Resignation)後,現在要面臨的是「拒回辦公室潮」,因此理解後疫情時代員工對實體辦公室的期待,以及做出相對應的調整,將會是所有頭家們最重要的課題。

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航


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