企業該如何評估是否導入居家辦公政策?所有優缺點、潛在成本一次分析

企業該如何評估是否導入居家辦公政策?所有優缺點、潛在成本一次分析
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我們想讓你知道的是

自從三級警戒以來,許多企業都開啟居家辦公或分流上班的模式,在疫情趨緩後,許多員工也選擇不回到辦公室上班,居家辦公儼然成為新工作常態。居家上班對公司有什麼優缺點?作為企業方又需要考量甚麼因素?

文:keren

該如何評估是否導入居家辦公政策?

將公司的運作作為首要考量

根據美國資訊科技顧問公司Gartner的報告指出,超過八成的領導者同意員工在返回辦公室辦公後仍可彈性的居家辦公。然而在導入居家辦公前,企業領導者需思考:若是員工改為居家辦公,企業還能維持正常運作、產生營收嗎?Remote Work在未來無庸置疑是能提升企業競爭力的,但最實際的考量勢必要放在第一優先。

審思公司的SOP和制度

當導入居家辦公政策時,公司在各項事務的執行上都會產生巨大的改變,需要重新思考該如何讓員工在家工作的同時還能保留跟在辦公室上班一樣的工作體驗、少了公司設備的提供是否會影響公司的產出、在人事上是否會影響員工的升遷、薪水和福利制度,企業可以制定一套適用自己的遠端辦公政策,提供給員工參考與遵守。此外,居家辦公也意味著將全面數位化,納入政策的同時也面臨著數位轉型。

員工的意向

全球前30大領導者Mark Murphy創辦的美國頂尖領導管理培訓機構 Leadership IQ 向員工進行了「理想中的工作模式」的調查後,提出報告《The State Of Working From Home》,當中只有9%的員工選擇全時辦公室辦公、39%的員工希望每週3-4天居家辦公、29%的員工希望每週1-2天居家辦公,另外23%的員工則是希望全時居家辦公。

報告中也分別對員工做了幾大類別的調查,如:工作與生活的平衡、個人關係(家人、朋友)的經營、生產力的產量、生理狀況的好壞…等等,在這幾項中居家辦公都佔據了最大且優良的比例。值得一提的是,在「我希望留在這家公司是何種工作模式⋯⋯」中,有45%的員工希望居家辦公和辦公室辦公同時進行,23%的員工希望居家辦公。

由此可見,大多數的員工都希望能保留Work From Home的彈性,居家辦公在員工體驗上也是好的,因此在導入政策前,建議可以先對全體員工做調查、詢問員工的意向,將員工的想法納入政策考量的範圍內。

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居家辦公的優缺點

新冠肺炎已滲入我們的生活將近兩年的時間,全球企業被打亂原有的工作模式,也打破了只有在辦公室才能認真辦公的迷思, 導入居家辦公的與否各有利弊,也需要企業與員工相輔相成,建立在誠信的基礎上讓公司持續運作和產生營收。

優點

  • 降低成本

「分流制遠端工作」、「全時居家辦公」無論是以導入何種模式運行的Work From Home都能為公司減少一定程度上的營運成本,當員工減少在公司的時間,公司的各項花費:租金、水電費、器材耗費、下午茶供應⋯⋯等支出都能減少,並將花費投資在能讓公司產生更多營收的項目上。

  • 為辦公室爭取更多空間

當企業逐漸擴大,辦公室的空間越來越少,每年都要花費時間和成本來找尋新的落腳處,此時,若將企業改為輪流制的居家辦公,即能為公司爭取更多空間。

  • 提升競爭力

員工是企業重要的資產,當導入居家辦公員工減少了通勤時間的精力,更專注於公司產能的提升,進而提升企業的競爭力。根據Standford Bussiness《Future-Looking Technology》指出,在家辦公的員工提升了百分之13的性能。

  • 留住人才

安永會計事務所針對全球16個國家的不同行業和職位總計共16000名的員工進行調查後,提出《EY 2021 Work Reimagined Employee Survey》,報告顯示54%的員工表示若是公司未提供彈性的工作模式(居家辦公、辦公室辦公)將會離職,此調查是全球同類調查中規模最大的調查之一。

居家辦公對員工來說是好的,可以減少通勤的時間和成本,只要在有網路的地方就能工作且地點不受限,在徵才條件上加上遠端工作想必對應徵者來說是個誘因,同時也是留住人才的一大策略。

缺點

  • 難以掌握員工的工作狀態

美國摩根大通CEO Jamie Dimon曾在華爾街日報 CEO 高峰會上表示:居家辦公並不適用於想在工作時想"to hustle"的人身上。在思考是否導入居家辦公的政策時,第一個浮現在領導者腦海裡的問題不外乎是「員工是否有真的在上班還是在偷懶?」

跨國企業IBM是最早施行遠距離辦公政策的公司,根據Forbes報導, IBM在2009年曾發布一項報告表示IBM在全球總共386000員工中有40%的員工施行居家辦公,為此IBM出售其價值20億美元的辦公大樓,但員工工作效率卻無提升,此政策在2017年3月被 IBM撤回。

報導中也指出從面對面的接觸中,能夠建立不間斷的語言和情感的基礎,以此促進同事間的交流互動。

  • 企業資安易有潛在漏洞

改為居家辦公後,公司須考量是否每人配備電子設備於員工家中,居家辦公大幅提升駭客入侵系統的機率,企業的資訊安全也須比以往更加重視, IT資源的投入是不可避免的。

已導入居家辦公的企業

導入居家辦公的模式百百種,有些企業讓員工可以自行安排辦公室工作和居家辦公的時間,只要提前回報給公司即可,另一部企業則是將居家辦公納入公司政策或視為員工褔利,有可能全公司實施每週一天、每月四天的Work From Home或者依年度計算一半的時間居家辦公一半的時間辦公室辦公,也可以讓有居家辦公需求的員工自行申請,以下為已導入居家辦公政策的企業和不同的運行方案:

打造出企業級雲端問卷SurveyCake的新芽網路,早在多年前即開始施行一年10天遠端工作假,也預計從今年11月開始調整全公司的工作模式,將遠端工作的福利調整為一週有兩個固定工作天可以居家辦公。

台灣AI金融科技公司-水滴,採彈性工作模式,員工可以在家工作也能選擇去辦公室辦公。

美國亞馬遜公司採用混合式工作,每週三天在辦公室辦公兩天居家辦公,日期取決於各團隊主管依照工作需求安排。

美國Microsoft採用的是以職位來安排居家辦公的時間,一般員工百分之五十的時間可以選擇在家工作,若是經理以上的職位則可以全職遠端工作。

本文經COMMEET 差旅及費用管理系統授權刊登,原文發表於此

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責任編輯:溫偉軒
核稿編輯:翁世航

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