對抗分心的時間管理心法（上）：如果偷懶的事情是「沙子」，而非「石頭」，反而是好事！

賴床起來，會不會覺得自己在偷懶？其實，如果偷懶的事情是「沙子」，而非「石頭」，反而是好事！

在時間管理上，少即是多，減量經營才能專注重點。真正的生產力意味著減少不必要的安排，善用減法，反而讓我們獲得更多。

大家都知道時間管理的重要性，不只是為了要在有限時間裡獲得最大效益，而且希望讓每一分鐘都過得有意義。但「分心」、「抓不到重點」及「忙得暈頭轉向」卻是常見的通病，如果能懂得避免，就能節省時間，提高成效。

避免分心，讓任務變有趣

史丹佛大學教授，同時也是暢銷書「鉤癮效應：創造習慣新商機」作者的Nir Eyal表示，會「分心」是人的天性，再加上現代人養成滑手機的習慣，讓分心的情形比以前更加嚴重。Eyal的研究就是幫助人們如何在工作時專注，並在不工作時完全抽離。

「分心」的原因，是身體對所處環境感到不舒服，想要改變的制衡反應，稱之為「動態平衡」。就像身體會冷時想穿上外套，會熱時想脫掉外套一樣。因此，當我們無聊時想瀏覽新聞，寂寞時想查看臉書，不確定時想搜尋Google，都是想擺脫困境的反應。但次數多了，就會養成滑手機，浪費時間的習慣。對此，Eyal提出三個改善的方法：

第一，自我探索，記錄什麼時候會分心：

你可以自問想要擺脫的情緒是什麼？是無聊、寂寞、不確定，或無法勝任工作？當自我探索時，要注意是抱持「好奇」的心態，不要驟下斷語，才能找出真相。只有當完全沉浸在自我探索的感覺時，才能找出處理情緒的方法，而不是反覆想用分心去擺脫它。

當開始注意自我感覺時，還要對自己多所包容，因為每個人都有想逃避工作的時候，但需要調整的不一定是自己。有些任務我們就是不想做，例如個性害羞的人對拜訪陌生客戶就會想逃避。而透過自我探索，當發覺某些任務每次都會讓你想用分心去逃避時，就要再探討更深層的理由，或許是這工作並不適合你了。

第二，自我設限，杜絕干擾源，建立「尤里西斯約定」：

這名稱來自希臘神話，相傳是尤里西斯國王航海回鄉途中須要經過海妖「塞倫（Sirens）」居住的小島，為了避免塞倫用歌聲誘惑，於是要船員用蜂蠟封住耳朵，並將他緊綁在桅柱上，才安全度過危險水道。

面對會讓人分心的誘惑，要像尤利西斯的自我設限（Ulysses Pact），將自己鎖定在任務中，才能杜絕外界一切干擾。智慧型手機雖然是干擾源之一，但所幸也帶來專心工具。Eyal說當他需要專注寫作時，會使用一款名為「專注森林」（Forest）的APP，在特定時間內阻止手機干擾。

「專注森林」是藉由對種樹的成就感及責任感，鼓勵人們短暫離開手機誘惑。使用時，先將讓人分心的網站，例如臉書、Reddit等輸入黑名單（Blacklist）。當需要專心時，打開「專注森林」並種下一顆樹苗，然後關閉手機開始做事，30分鐘後樹苗就會長成大樹。但如果在30分鐘內因受不了而進入手機黑名單上的網站，則這棵樹就會枯萎而無法長大。

擷取自Chrome Web Store

除了找APP幫忙外，你也可以尋找夥伴協助專心。例如告訴同事下一小時你將要完成的事情，然後請對方負責對你驗收。你們也可以彼此約定監督，一起來對抗分心，才不會單方面占用了對方時間。

第三，重新構想，讓任務變有趣：

透過其他觀點，讓原本無聊的工作變得不同。例如原本的任務若只需要在半天內鍵入數據或複印文件，如果令人覺得無聊，便可以賦與這簡單工作更大意義。

首先，可將它想成是你大目標下某個需要完成的環節，如此任務便有了必要性及價值。其次，加強任務的難度，例如要求自己要在一小時內完成，讓原本寬鬆的任務變得緊湊，壓縮後的時間壓力便足以讓你專心工作而無暇它顧。

最後，在完成了任務後就給自己一點獎勵，例如去吃點喜歡的東西，或去聽一場演唱會，讓自己從任務中徹底解脫。安排獎勵會讓人對結果有所期待，希望加快腳步完成任務，好享受這份奬勵。

專注重點，向內心的懶惰妥協

時間管理除了要專注在任務上外，還須專注在「重要」的任務上，才不致分散了體力和效率。人力資源專家Roli Saxena將重要的任務比喻為「石頭」，不重要的事情比喻為「沙子」。所以，手上所有會產生重大影響的事情便是「石頭」；其他像是電子郵件、不太重要的會議，以及企業協作軟體「Slack」上的小問題和消息等，便是「沙子」。

Photo Credit: Balanced Action

Saxena請你將一天想像成是一個罐子，如果都是在處理一些小細節，就好比是將沙子不斷倒入罐中一樣，罐子很快就會被填滿，並且不會有任何空隙可以再裝入石頭。但如果是先放入並專注在一兩塊石頭上，撥出時間去完成它，則事後你仍然會有許多空隙讓沙子再倒進去。

對於事情的輕重緩急，可以按照管理學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提出的時間管理四象限，依「重要性」和「急迫性」區分為「急迫且重要」、「急迫但不重要」、「不急迫但重要」，和「不急迫且不重要」等4部分，然後將重點放在「不急迫但重要」的事情上。

你沒看錯，先處理「不急迫但重要」的事。

為什麼重點不是在「急迫且重要」的事情上？

因為重要的事情通常複雜，需要花時間處理，所以「急迫且重要」的情形不多。如果老是在處理「急迫且重要」的事情，表示習慣將重要事情拖到緊要關頭才處理，品質自然不佳。因此，應該將重點放在「不急迫但重要」的事情上，平時即多花時間構思規劃，才能從容不迫將事情做到盡善盡美。