對抗分心的時間管理心法(下):配合精力調整作息,四個方法將紀律帶入繁忙的行事曆中

對抗分心的時間管理心法(下):配合精力調整作息,四個方法將紀律帶入繁忙的行事曆中
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如果你也正面臨重大壓力,不知道事情如何著手時,透過紀律確實做好時間管理,清楚標示行事曆中的每一段時間,並透過每週的放空腦袋及回顧檢查做修正,讓自己知道什麼才是重要的事情。

配合精力調整作息

「專注重點」其實也是為了因應人的體力有限,不可能對所有事情都投注同樣精神。如果能配合身體及精神狀況,在適當的時間做適當的事,就能讓事情及精力都得到最大照顧。例如一大早精神最好,頭腦及記憶的狀況最佳,許多人便會用來背英文單字。

如果想要精力充沛,則足夠的睡眠、正確的飲食及適當的運動,缺一不可。但多數人在工作壓力下常做不到,因此職場專家Katia Verresen便建議,可以根據精神狀況來安排我們一天的作息。

為了瞭望精神狀況,可以先問自己幾個問題:「我的警覺性如何?睡眠狀況如何?有時間運動嗎?開會專心嗎?會議空檔會找機會休息嗎?」然後將每小時的警覺情形及疲憊程度用表格詳細記錄下來。Verresen建議可以持續記錄三天到一周,直到資料量足夠看出一個模式。

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截圖自Trello官方部落格

當我們仔細追踪這些紀錄,便可以明瞭精神狀況好及不好的時候。例如,根據表格,禮拜一早上9點到10點是精神能量最高的時段,而禮拜五的能量普遍較低。而連假中,第二天精神最好,收假前士氣會變低。於是,可依此調整行事曆,在精神好的時候從事高層次的思考,或解決最棘手的問題;另在精神不好的時候,從事簡單或低強度的任務,便可提高生產力,並避免精疲力盡。

Verresen提醒,在此「能量+時段」的模式中,要放入的是正確的任務。許多領導者將大部分頭腦清楚的時段,用於回應或幫助他人解決問題,認為這是正確的做法,但其實是忽略了更重要的任務。領導者頭腦最清楚的時候,應該是用來思考目前正在發生的事情,以及企業未來發展的方向。

領導者可以在行事曆上,每週安排90分鐘到兩小時的「頭腦放空」時間。這段時間必須是精神狀態好的時候,並且必須確保不會受到打擾,時段過後也不要安排任何會議,才能避免無法放鬆。

通常在這時段所產生的想法和創意,會是領導者解決問題的方案和好主意的來源。而在其他容易被打擾的時段,例如用餐時間前後,領導者便可以拿來做為與同事間的溝通互動之用。

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用紀律執行時間管理

學到了如何避免分心,專注重點,以及調整作息等技巧後,如何確實執行?新創公司Front的聯合創辧人兼執行長Mathilde Collin,採用了嚴格的紀律來幫助她做好時間管理。

Front成立於2013年,是第一家致力於開發企業共享收件箱,將來自電子郵件、檔案、Slack和社交媒體等訊息放在同一個地方處理,以增進團隊工作效率的公司。創辦人Mathilde Collin現年29歲,在矽谷以快速的融資能力著稱。2016年她只用了10天,就完成了公司1000萬美元的A輪融資;2018年她只用了五天,就完成了公司6600萬美元的B輪融資。其成功關鍵,便是一路走來用嚴格的紀律,以及有效利用電子郵件做好時間管理。

根據Collin的經驗,時間管理是紀律中最重要,但也最常被忽視的因素之一。對於管理階層,紀律是專注在少數正確的事情上,但這卻是非常大的挑戰。因為每個人都想要找領導者解決問題,而每件事情看起來都很重要,因此Collin必須想辦法確保會把時間花在最重要的事情上。

Collin建議可以退一步問自己以下問題來釐清重要性:「每週你的行事曆是否確實反映了有關公司發展的優先事項?有什麼重要事項你並沒有投入足夠時間?你是否能斷開雜事的連結並有紀律的離開?」

如果這些問題中的任何一個答案是「不」,那就表示需要調整時間管理,並利用以下四個方法將紀律帶入繁忙的行事曆中:

第一,規定接觸電子郵件的時間,並停止新郵件通知

Collin每天在行事曆中安排兩個30分鐘的時段可以去看收件匣,並努力在其他時間不去看它。而為了維持紀律,除非行事曆上有提醒,否則Collin完全退出任何郵件通知。

Collin已經在手機和桌面上禁用電子郵件、聊天和其他工具。她會打開行事曆,因此不會錯過任何事情。而選擇不理會其他事情,則會提高她的效率並顯著降低壓力。Collin也鼓勵業務團隊比照她的方式試一個禮拜,而為了在周末不受通訊軟體誘惑,Collin甚至退出了​​所有應用程式。

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第二,增加「退一步(Step Back)」時間以整理思緒

在Collin的所有行事曆優化嘗試中,「退一步時間」是最有附加價值的部分。Collin每週會用半天的時間抽離現況,真正專注於一個關鍵問題,且不使用電腦,只有一本筆記在身旁。Collin對如何進行經過了相當多次的修改,包括以前每週將它拆成幾個單獨的一小時進行,但後來發現這樣更難以集中注意力。

第三,利用星期五安排下週行程

Collin每個星期五下午都會用15分鐘時間檢查行事曆,包含重新審視季度目標和一些重要事項,然後查看她的行程表以確保與這些要項配合。例如對外招聘人才是現階段非常重要的工作,Collin評估需要花費三分之一的時間來面試高階主管。當她查看了行事曆發覺下週只安排了一次面談,便知道沒有在這個要項上分配足夠時間,因此便會再增加一個面試會議。

第四,分析實際利用時間的結果

Collin偶爾會與她的Twitter粉絲分享如何管理時間,例如在某一週她精確分析:有9.5小時(20.2%)用在產品及策略,9.25小時(19.7%)用於管理,6.5小時(13.8%)用於電子郵件。


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