《專注力UP!5分鐘居家辦公整理術》:「整理」不等於丟棄,把東西依「使用頻率」分成四個資料夾

《專注力UP!5分鐘居家辦公整理術》:「整理」不等於丟棄,把東西依「使用頻率」分成四個資料夾
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我們想讓你知道的是

本書將介紹任何人都能輕鬆實踐的整理方法,毋須斷捨離、也不用買一堆收納用品,只要遵循步驟,慢慢按部就班整理房子,就能打造不會復胖的「肌肉體質房間」。

文:米田瑪麗娜(Komeda Marina)

「整理」不是丟棄,而是分類

降低整理物品難度的訣竅,首先就是「ARCHIVE(暫時保存)」。換句話說,就是「像管理檔案一樣地整理物品」。

整理東西時,許多人都是手拿著大垃圾袋,想要瞬間判斷是要「留下」或「丟掉」。因為東西丟掉以後就沒有了,大家都會小心翼翼地丟,但做這些決定實在讓人充滿壓力。

另一方面,大多數的檔案都不需要馬上決定「留下」或「丟掉」。現在用不到的檔案,不用刪掉也可以暫時ARCHIVE,只要還有容量,就能讓它們在資料夾裡面休息,等到必要的時候,再從資料夾裡取出就好了。

也就是說,利用暫時封存檔案的要領,不是丟棄物品,而是按照「資料夾」分類,並ARCHIVE它們。只要決定好分類時的「規則」,就不用一一決定要丟還是要留,精神上和體力上都不再有負擔。

把東西分成四個資料夾

那麼,就讓我們馬上開始分類家裡的物品吧。

分類東西的訣竅是,以「使用頻率」為主軸做出資料夾。只要分出使用頻率資料夾,分類就會非常輕鬆,整理也更有效率。我推薦的分類資料夾是以下四種。

  1. 每日資料夾(今天用過的東西)
  2. 每週資料夾(一週內用過的東西)
  3. 每月資料夾(一個月內用過的東西)
  4. 每年資料夾(一年內用過的東西)

像這樣,按照使用頻率分類物品。

如同前述,整理的基礎是「把東西全部拿出來」。

整理公司的文件時,如果不知道「這是什麼文件?」就無法正確歸檔吧?自家的整理也一樣。為了清楚了解跟桌上工作有關的東西到底有多少,請先把它們集中在一個地方。

請把散落在自家各處的文件、3C用品、文具、書等等,跟工作相關的物品,全部放進紙箱(或是紙袋)裡。

接著,把收集到的這些物品,一件一件拿出來,按照每日、每週、每月、每年,分類到四個時間軸資料夾裡。

分類的標準是「最近一次用到這個東西是什麼時候?」。「今天用過的東西」就放在①每日資料夾,「這週用過的東西」就放在②每週資料夾。

丟或不丟的判斷,我們暫且延後一下。以最近的使用績效為根據,不要交給主觀意識,而是不帶情緒地分類物品。如果四個資料夾都不適用(一年以上沒用過的東西),就請放進「保留=糾結中資料夾」的箱子。像玩偶或是相框這類物品,因為按照「使用」的觀點無法套用於任何一個時間資料夾,就先放入「糾結中資料夾」。

分類完資料夾後,就可以決定東西的固定位置了。

基本上,應該從優先順序高的物品開始,依序按照每日資料夾→每週資料夾→每月資料夾→每年資料夾→糾結中資料夾的順序,在家中設定擺放位置。

「每天用的東西」的收納法

在你的房間裡,「上班用包」「遙控器」「眼鏡」的固定位置在哪裡呢?

如果是隨性放在桌上或沙發上……這就是沒效率

每天使用的東西,請給它們一個最容易拿取跟放回的固定位置。

應該不少人都會把每天要用的筆和記事本就這麼放在桌上。不過,每天使用的東西是否有放回固定位置,會大大左右房子給人的印象。隨手放的東西一多,就會滲出生活感,看起來也就雜亂了。

我並不是要叫大家「每天要把拿出來的東西好好整理,變成一絲不苟的性格」。而是如果不想給自己添無謂的麻煩,與其東西用完就隨手放,還不如為它們決定能輕鬆歸位的固定位置。

每天要用的東西,請收納在使用場所的附近。

如果是每天要在工作桌上使用的物品,就放在桌子周圍(半徑一公尺以內)。

坐在桌子前的狀態下,把手橫向伸直的位置,就是最適合擺放每天使用的東西的地方。只要把每天會用到的物品放在順手區裡,拿取和歸位都會變得相當輕鬆。

收納每天要用的東西時,有幾個重點。

第一個是,利用容易取放的盒子,立著收納東西。佔空間的文件,放進透明文件夾裡,豎著排進檔案盒中,再收進層櫃。電腦和充電線也放進檔案盒裡,就能清爽地收納。

另一個重點是,要按照使用情境為物品分組。收納的分組,不是按照「文件、文具……」等物品屬性分類,而是「每天要用的東西、這週要用的東西」「學習時要用的東西、休息時要用的東西」等,按照「使用頻率和使用情境」。

以我個人為例,我不只會把每天要用的筆放在桌子周圍(還沒開過的筆會放在廚房的「備品放置處」),也會放在玄關(簽收包裹用)跟冰箱(寫食品標籤用)。如果只把筆放在書桌附近,每次要簽收包裹的時候就都得跑到書桌旁邊拿。以使用情境為前提配置物品,就可以省下時間和麻煩。

個性越是軟爛的人,越應該大膽減少順手區裡的物品數量,並改成「輕鬆放回大籃子裡」這種,靠簡單動作就能拿取和歸位的設計。因為把東西撇在地板上,跟丟進籃子裡,就工作量而言,幾乎沒什麼差別吧?

書籍介紹

本文摘錄自《專注力UP!5分鐘居家辦公整理術:房間小也OK!科學方法擺脫雜物干擾,打造不復亂WFH空間,建立超強工作效率》,墨刻出版

作者:米田瑪麗娜(Komeda Marina)
譯者:哲彥

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