掌握書面溝通3大技巧,教你寫出兼顧專業形象又不失禮貌的英文信件

掌握書面溝通3大技巧,教你寫出兼顧專業形象又不失禮貌的英文信件
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

想要謙恭有禮的詢問事情嗎?先把Can放到一邊,三種緩和語氣的方法一次學會。

在與他人溝通時,你是否有注意過自己的語氣是否適當呢?不論是在撰寫英文信件,或是開口請客戶、廠商幫忙,若是態度過分謙虛、語氣過於直接、用詞不夠精確,都可能使你的談話不順利。今天的文章將介紹 3 個書面溝通技巧,教你如何用更緩和的說法與他人談話!

情境舉例:

假設我們想詢問廠商貨物是否能在一週內送達目的地,你會怎麼問呢?

Can you ship the products to Huston in a week?
你能將產品在一個禮拜之內運到休士頓嗎?

can常用於表達「有能力、能夠」,使用can當問句開頭有質疑的意味,讀起來的感覺會是「你能夠做到嗎?你能送來嗎?」,聽起來像是在質問對方。建議改成以下兩種說法:

a. Could you ship the products to Huston in a week?

你是否能將產品在一個禮拜之內運到休士頓呢?

→ 使用「情態助動詞」幫助緩和語氣。

b. Could the products be shipped to Huston in a week?

請問貨物是否能在一個禮拜內運到休士頓呢?

→ 將句子改為「被動語態」,以主詞(you)替換為事件本身(the product),對方即會著重在「產品到貨時間是否能達成客戶的要求」,而不是「對方是否有能力完成這項任務」。

如何讓語氣更緩和?

1. 使用情態助動詞 (modal verbs):could、would、may + V.

*下方範例中,X 表示語氣較直接,O 表示語氣較委婉

詢問對方是否能夠達成某事

(X) Can you finish the marketing proposal before Friday?

(O) Could you finish the marketing proposal before Friday?

想請問您週五前能完成行銷提案嗎?

詢問對方意願

(X) Do you want to collaborate with our company?

(O) Would you like to collaborate with our company?

請問您有意願與我們公司合作嗎?

徵詢對方許可

(X) Can I use the coffee machine over there?

(O) May I use the coffee machine over there?

我可以使用那邊的咖啡機嗎?

2. 使用被動語態

在英文裡,使用You開頭的主動語態聽起來會像是責罵,或是命令某人達成某事。而使用被動語氣,將主詞由「人」改成「事物」,便可緩和過於直接的口吻,可避免對方覺得被命令。

主動語態:

Could you finish the project before Dec. 20 30?
你能在12/30前完成這個專案嗎?

被動語態:

Could the project be finished before Dec. 20?
這個專案可以在12/30前完成嗎?

上方兩句的語意雖相同,但將主詞(you)替換為事件本身(the product),對方即會著重在「專案是否能在期限內完成」這件事,較無追究對方責任的問題。

3. 使用肯定句

若想以更有禮貌的口吻表示,也可以將原本的問句改寫為肯定句,可參考下方句型搭配使用:

I’d appreciate it if you could send the report by the end of this month.
如果你能在這個月底前寄出報告,我會非常感激。

I’d be grateful if you could provide the quotation as soon as possible.
如果你能盡快提供報價單,我會非常感激。

I was wondering if you could send me the report before Friday.
我想知道你能不能在星期五之前把報告寄給我。

Perhaps we should confirm all the processes before placing an order.
也許我們應該在下訂單之前確認所有流程。

以上三種緩和語氣的用法,你都學會了嗎?下次需要請求別人時,不妨試試以上方法,讓你的要求多點人情味,對方自然也會更樂意協助囉!

本文經CLN 商用英文專欄授權刊登,原文刊載於此

延伸閱讀

【加入關鍵評論網會員】每天精彩好文直送你的信箱,每週獨享編輯精選、時事精選、藝文週報等特製電子報。還可留言與作者、記者、編輯討論文章內容。立刻點擊免費加入會員!

責任編輯:溫偉軒
核稿編輯:翁世航


Tags: