專案管理不用怕!教你在Google Drive上輕鬆又免費的畫甘特圖

專案管理不用怕!教你在Google Drive上輕鬆又免費的畫甘特圖
Photo Credit: Dennis Skley @Flickr CC BY ND 2.0

我們想讓你知道的是

我雖然不是甘特圖專家,不過就像我第一段說的,在我自己平常工作的專案上、個人的計劃上,我也會偶爾使用甘特圖來作進度規劃,而這時候我使用的專業甘特圖軟體是免費的:「Gantter」

「甘特圖」作為專案進度的管理方法(工具)之一,被許多職場上的專案經理、工作團隊所使用,但其實也不是只有複雜的、大型的、多人的專案才需要甘特圖,如果你正在執行的是一個學期論文研究、有一個個人的年度計劃,或是小型工作室的案子、社團的活動排程,也都可以利用甘特圖來畫出「綜觀全局」、「明確流程」、「權責劃分」、「時間排程」的專案管理圖,讓我們更容易掌控專案。

畫甘特圖可以有很多方法:手繪、 Excel圖表、流程圖繪圖軟體都可以製作甘特圖,但是,一個專門的「甘特圖軟體」,在滿足上述的專案管理排程需求外,還有一個最重要的用途,那就是專業甘特圖軟體可以幫我們「自動分析」工期、步驟來找出專案排程的問題所在,在未來需要調整時間時只要調整問題項目就能「自動排程」新的進度表。

我雖然不是甘特圖專家,不過就像我第一段說的,在我自己平常工作的專案上、個人的計劃上,我也會偶爾使用甘特圖來作進度規劃,而這時候我使用的專業甘特圖軟體是免費的:「Gantter

「Gantter」是一個免費的雲端專案排程工具,它具備幾個關鍵特色:

1. 專業甘特圖軟體的自動排程、分析功能。
2. 可以匯入、匯出微軟MS Project檔案。
3. 可以插入雲端硬碟檔案。
4. 可以線上多人協同合作。
5. 簡體中文介面。
6. 和Google Drive完美整合。

基本上滿足大多數的專案管理、甘特圖排程需求應該是足夠的,下面就讓我以最基本的排程步驟,來介紹如何上手Google Drive上的Gantter。

延伸閱讀:

0. 如何開始Gantter?

Gantter和我之前介紹過的「Draw.io中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費」很像,Gantter本身不提供雲端空間,而是依附在不同的雲端服務上,其中最值得推薦的就是結合Google Drive雲端硬碟的Gantter,讓我們可以在Google雲端硬碟中直接繪製甘特圖。

進入「Gantter網站」,然後選擇「Gantter For Google Drive」,用你的Google帳號登入,就大功告成了。

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在Gantter中新增一項專案計畫,所有利用Gantter新增的專案甘特圖都會儲存在你的Google Drive硬碟中。

這時候可以設定項目的各種屬性,例如這個專案的開始日期、結束日期,這個專案是標準以日計時還是24小時計時等。

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在項目屬性的工期中,決定這個專案執行時的每日工時、每週工作日,這樣一來Gantter就會幫我們自動計算美個任務的完成日期。

例如我有一個任務需要六個工作天,而我設定每週只有五個工作日,那麼當我設定任務是禮拜二開始,那麼Gantter就會自動計算下週一才能結束任務,這在排程上更加方便。

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1.列出任務清單

2.規劃任務工期

設定了專案的基本屬性後,就要在Gantter的任務清單中把需要做的任務寫出來。

我們可以看到Gantter的基本畫面分成左方的任務清單,以及右方自動排程出來的甘特圖。而要列出任務清單,就只要在「名稱」欄位打上任務名稱即可。

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專案管理排程的第一步,就是開始把需要完成的任務列舉出來,然後繼續在「工期」欄位輸入我們判斷每個任務需要花費的工作時間長度。

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電腦玩物

Gantter允許我們將任務清單裡的任務分組,透過上方編輯列的「縮排」按鈕,把子任務放在母項目下,並且進行縮排,這樣就劃分出了不同的任務群組。

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電腦玩物

任務群組可以隨時縮放,讓我們更清楚的管理大目標、子任務的層級。

這部分就跟列舉待辦清單一樣,我們以專案的經驗與管理的設想,先把清單完成。而如果製作清單的過程中需要插入新的任務,或是移動任務順序,也都可以在上方編輯列找到功能按鈕。

待辦清單方法可以延伸閱讀:待辦清單最佳化,用To-Do List建立有效時間管理方案

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電腦玩物

3.設定前置任務

在列舉出專案裡的所有任務項目後,我們可以利用Gantter建立不同任務之間的依賴關係,在這裡簡體中文介面翻譯成「前置任務」,意思就是,設定要完成某個任務之前必須要先完成某個前置任務,反過來說則是:設定完成某個前置任務後,下一個相關任務才會開始。

點兩下任務清單上的單個項目,可以進入這任務的屬性設定,這裡就有分頁可以設定「前置任務」。

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電腦玩物

例如下圖中,我設定要開始「主題構想」這個任務,必須先完成兩個前置任務:「大綱規劃」與「競爭書籍研究」。

於是在Gantter的甘特圖自動排程中,會自動把「主題構想」排程在「大綱規劃」與「競爭書籍研究」完成的日期後才開始。

這也就是說,如果我把一系列任務步驟建立依賴關係(前置任務),那麼我只要設定第一個任務開始的日期,那麼Gantter就會自動依據每個任務的工時、每個任務的依賴關係,幫我自動排出完成一系列任務的所有時程。

更進一步的,當其中一個任務需要延遲,我只要改變這個任務的結束時間,那麼後續所有連鎖任務就會自動產生連鎖反應,在Gantter自動排程出新的進度。這就是使用一個專業甘特圖專案管理軟體最大的價值。

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電腦玩物

4.分配任務人力

在Gantter左方的「資訊」分頁,我們可以自訂這個專案下可以使用的人力、物資資源,自動好資源後,就可以分配到任務清單中。

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原廠認證中古車如何異軍突起成首選?針對三大痛點迎頭痛擊是關鍵

原廠認證中古車如何異軍突起成首選?針對三大痛點迎頭痛擊是關鍵
Photo Credit:TNL Brand Studio

我們想讓你知道的是

疫情、缺工缺料、貨運塞港、戰爭影響等因素,讓全球新車交期飽受影響,加上後疫情時代,通貨膨脹嚴重,許多有車輛使用需求的消費者轉而選擇中古車。但面對始終存在著「一車、一況、一價」的中古車市場,潛在危機與隱藏風險讓許多消費者望之卻步,該如何選擇高效率且值得信賴的方式?

縱使當前中古車商已逐步邁向聯盟化、認證制度,但良莠不齊的狀況始終存在,中古車交易糾紛新聞時有耳聞,在媒體報導中,仍可常看見像是買到的車況與中古車商所提供的資訊存在巨大差異、車輛行駛里程經過「巧手調整」、嚴重甚至有買到AB車而刑責上身的問題。正因中古車狀況的不夠透明,讓消費者很難於中古車買賣過程中完全信任賣方,也無法放心購買,就連部分自認資深懂車人也曾有陰溝裡翻船的狀況。簡而言之,難以信任、無法放心、資訊不透明的三大痛點,在在讓消費者對於中古車購買望之卻步。

中古車的購買需求持續存在,但近來可以發現購買趨勢逐漸朝向「原廠」路線靠攏,主因就出在各汽車品牌以自家「商譽」為擔保的原廠認證中古車一一成立。以成立相當悠久的奧迪嚴選中古車而例,完全瞄準上述三大痛點的核心價值就是其可成為同業標竿、獲得消費者青睞的原因。

奧迪嚴選原廠中古車優勢一:信任

敢於品牌名後掛上「嚴選」,就是因為奧迪所提供的中古車輛,不僅皆有完整原廠服務記錄可供查詢,且經過了110項原廠標準的詳盡車況檢查,這兩點的資訊先建立消費者對於車輛來源的信任度後,在整體的銷售過程中,第一線的銷售人員也以客戶的需求推薦適合車款,舉凡是車型、顏色、配備甚至預算等都可層層篩選,而非像傳統中古車商以「清庫存」為第一銷售目標;再加上等同於新車銷售同樣等級的專業流程與產品知識,當客戶確認購買後,也會依照客戶的財務狀況提供客製化的方案;入手後也享有奧迪原廠標準售後服務流程與保固內容。在每個階段中,皆以原廠標準流程作為基礎,以信任作為買賣雙方溝通與往來的基石。

奧迪嚴選原廠中古車優勢二:安心

取得信任後,更要進一步超越顧客期待,為顧客達成安心的購買流程。因此奧迪嚴選中古車所銷售的車輛,除了保證無重大事故或泡水情事發生,更以原廠標準檢修與整備,範圍包含維修保養紀錄、外觀、內裝、動力系統、電子系統、底盤、配件等面向。此外,每一輛奧迪嚴選中古車在交車後至少享有一年不限里程原廠保固,保固期內無須擔心預期以外的維修費用,不僅可讓客戶買得安心,更可駕得開心。

奧迪嚴選原廠中古車優勢三:透明

選擇中古車的多數買家,無疑希望詳盡了解購車時的價格、後續的養車成本,簡言之就是要把一切買車、用車資訊透明化,因此奧迪嚴選中古車首先針對車輛資訊透明化可以減少後續養車潛在成本以外,車價也保證透明,並提供彈性付款方式,盡可能減輕車主的購車負擔。就算真的車輛出問題,也可享有保固維修服務與代步車使用,當然,24小時的Audi服務專線與全天候的道路救援服務等也可提供車主零時差的專業協助,幾乎等同於新車服務流程的保證,一切完全透明毫無隱藏與保留。

奧迪嚴選中古車作樣板,讓鍾愛即刻成真、更顯從容餘裕

以信任、安心、透明作為三大基石,有效擊退過往消費者購買中古車心中所擔心的痛點,不僅讓奧迪嚴選中古車成為當前中古車買賣最受歡迎的途徑,更是中古車買賣的最佳樣板。當購買中古車不再需要擔心信任、安心與透明問題,民眾就可以用相較新車更輕鬆的門檻,擁有過往無法企及的夢想車款,讓鍾愛不僅可以即刻成真,還比原先想像的更從容餘裕。

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Photo Credit:TNL Brand Studio