《對管理發起挑戰》:行程排滿檔比沒有行程更糟糕一百倍

《對管理發起挑戰》:行程排滿檔比沒有行程更糟糕一百倍
Photo Credit: Estée Janssens @Unsplash

我們想讓你知道的是

對於製造業來說,最寶貴的資源不是金錢、不是資材,也不是人,而是時間。然而,世上最不可操控的是時間,最影響直通率的也是時間。

文:一倉定

行程排滿檔比沒有行程更糟糕

提起本田技研工業的創辦人本田宗一郎,應該無人不知,無人不曉。那是幾百萬人、甚至幾千萬人之中的天才。只有他有能耐,短短幾年就將一家鄉下的小工廠,發展成國際頂尖的大企業。

他將自己的經營哲學稱為「本田哲學」,其中的一大特色就是「時間管理」。讓我們看看他在《奔馳人生》一書中,對於時間的解釋。

「對於機車工廠來說,材料與機器等於是命脈。不過,再怎麼重要也比不上創意。而創意就是與時間賽跑。因此,時間對我們來說,是無可取代、最寶貴的資材。」

「支票是爭取時間的兌換券。」

「從美國到日本,坐船的話,得花個兩、三天。搭飛機的話,三十個小時就到了。船票與機票相比,當然便宜許多,不過大家還是選擇搭飛機,這是為什麼?不外乎時間的寶貴遠勝於金錢。」

「對於我來說,時間向來重過一切。說得誇張一點,工作就是分秒必爭;再怎麼優秀的產品,只要落後半步,就沒有研發的價值。」

「銀座是日本數一數二的高檔區,既時髦又流行,沒有人會大老遠跑來這裡買日常用品。而銀座之所以受到歡迎,是因為店面陳列的都是最新的商品,也是大家心目中的購物聖地。」

「我們公司剛剛成立的時候,不僅資金匱乏,設備也不完善。靠著鼓勵創意與分秒必爭的行動力,總算在業界打出一片天。即便如此,我們仍然戰戰兢兢。因為市場瞬息萬變,隨時有被同業取代的可能。與時間賽跑,是我們研發的唯一使命。

就好比人都生死關頭了,這個時候不管是名醫,還是庸醫都無濟於事。」

以上是他對於時間的看法。另外,他在第二本書《吾思吾見》(俺の考え,新潮文庫出版)中,也重述類似的觀點,可見時間在他心目中的重要性。

除此之外,他還提出「時間券」的說法。他認為,我們努力工作為的不是「工資券」,而是「時間券」。因為手上有了時間券,就可以到處玩、四處逛;等到時間券到期了,就得乖乖回來工作,賺取下一張時間券。這想法蠻有意思的,不愧是號稱鬼才的本田宗一郎。

時間既不能重頭來過,也無法被保存下來,更不可能花錢買。光陰一旦流逝,便一去不復返。機會永遠只有一次,一旦錯失時機,就不可能再次敲門。

對於製造業來說,最寶貴的資源不是金錢、不是資材,也不是人,而是時間。然而,世上最不可操控的是時間,最影響直通率的也是時間。

時間如果不能有效利用的話,就彰顯不出它的價值。那麼,時間又該如何有效利用?

首先,決斷必須明快。即使判斷錯誤,只要還能及時修正,也好過猶豫不決。拖到最後關頭,不僅會浪費時間,還會壓縮執行的空間,讓事情變得一團糟。

第二,向上呈報。凡是有能力的高階主管總是能體察上意,不會貿然行動。職場中最浪費時間的,無非是我行我素,忽略主管或者其他部門的想法,讓後果一發不可收拾。

不少主管寧可花費時間與部屬溝通,也不願意找個機會跟上級報告。事實上,這種本末倒置的做法最缺乏效率,實在值得三思。

第三,權力下放。作為高階主管必須適時放手,以免綁手綁腳。一些例行性的工作只要事先規定好作業標準,不妨讓部屬分擔。

第四,事前準備。我們常常為了提高工作效率,而忽略事前的準備流程。殊不知這樣反而是浪費時間。

說說我的經驗吧。第二次世界大戰期間,我曾經跟著汽車部隊在中國待了幾年。當時的路況糟糕到不行,車子往往不是輪胎陷了下去,就是開進溝裡。我為了順利拖吊,事前做了許多準備。沒想到,還真的事半功倍。一開始大家都以為我多此一舉,紛紛勸說:「拖吊就拖吊,幹嘛這麼費事?」後來他們也漸漸明白,這麼做反而省時省力。

在職場工作也是同樣的道理。越是事態緊急,越需要做好事前的準備,才能確保工作順利進行。

第五,確認進度。透過工作進度的確認,檢視自己的時間效益。不少人跟我一樣很有自信,總以為自己將時間掌握得一分一秒,絲毫不差。但,其實唯有再三確認工作進度,才能知道時間浪費在哪裡。

最後,避免行程滿檔。

在過去的理論,預定行程就是有效的利用時間。

這種說法雖然毫無根據,卻誤導我們將時間缺乏效益,歸咎於未能事先將行程安排妥當。不少人甚至以為,要提升時間的效益,就是將每天的工作表規定得仔仔細細。

可惜的是,行程表做得再漂亮,也只是平白浪費時間而已。

其實,行程排滿檔比沒有行程更糟糕一百倍。

以每小時來規畫的行程表,如果用在作業員這類性質單純、例行性的工作上,說不定還能派上用場。

相關書摘 ▶《對管理發起挑戰》:在決定先後順序時,刪除重要性較低的工作往往更有效率

書籍介紹

本文摘錄自《對管理發起挑戰:傳統管理無能為力,日本管理教父幫助一萬多家企業扭虧為盈的震撼教育》,大是文化出版

作者:一倉定
譯者:黃雅慧

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56年前,一本震撼日本大小企業董事長的「叛逆之作」,
近年多次出現在各優秀領導人案頭而經典重現。
蟬聯日本亞馬遜冠軍60週!

  • 在我眼中,計畫從不需要可行,而是要顛覆現狀。
  • 員工叫不動,是因為主管自己裝睡。部屬笨,都是主管寵出來的。
  • 成功的人就像電鑽,一開始只集中在一個點。
  • 學游泳就得被水嗆,別光說不練,這就像沒有效果的教育訓練。

這些宛如震撼教育的經典語錄,都是日本已故的管理教父一倉定的名言。
即使已過了五十幾年,仍被日本企業奉為創新、改革的圭臬。
連日本優衣庫創辦人、前首富柳井正的書架上,也有好幾本一倉定的書。

一倉定是誰?他曾縱橫日本企管界超過35年,
指導超過一萬家的企業從赤字變獲利,
因為經常當面怒斥大老闆,素有「老董教主」、「鬼倉」之稱。

他說:「傳統的管理學都是派不上用場的文字遊戲,
現實是生動鮮明的,劃上一刀,便血流如注……。」

本書集結了一倉定診斷各企業的成功及失敗案例,
從營運計畫、組織管理、財務管理,到員工培訓,
告訴你如何把裝睡團隊變好用人才、把紅字虧損變獲利創新高。

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Photo Credit: 大是文化

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責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航


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月薪25萬牙醫與3萬小資有相同煩惱?缺乏財務大局觀或許更焦慮!

月薪25萬牙醫與3萬小資有相同煩惱?缺乏財務大局觀或許更焦慮!
Photo Credit: VI College價值投資學院

我們想讓你知道的是

針對高收入族群的財務焦慮,建議先清楚所有支出項目,列出每項支出的底限;並檢視每一支出的流向、好好善用機會成本;最後重新調整資產配置,才能慢慢邁向想要的理想生活。

本文作者:VI College價值投資學院 台灣區總經理 黃士豪

先前一名網紅指出「25萬高收入族煩惱跟3萬小資相同」引發熱議,多數網友都無法認同,但我曾經遇過一位每月平均收入約25萬的牙醫,焦慮指數遠超過一般月薪3萬小資族。

職業為牙醫的陳醫師,雖然每月收入依診所患者數量有所起落,但近一年來平均月收入也有25萬,如果看診數量較多,當月收入可能差不多是小資新鮮人一年的薪水。

接到陳醫師的諮詢需求時,我檢視了一下陳醫師資產負債情況,各種狀況算相當不錯,並沒有特別需要修改的地方,除了投資組合總資產比多數人高出許多外,手頭也有足夠現金可以擁有良好生活品質。

然而我也發現陳醫師的焦慮恐慌指數位居「前段班」。在老婆還有一份時間彈性的工作,可共同貼補家用同時,陳醫師本人還是因為每月總「入不敷出」而始終對「缺錢」存在極大焦慮,對談時可以明顯感覺到他愁眉不展。

除了覺得賺的錢跟不上花錢速度外,陳醫師對投資始終無法看到明顯獲利,也對能不用擔心經濟壓力、實現財務自由和減少晚上及週末工作時間,這些遲遲無法達成的願望感到無力。

將陳醫師的資產負債、預算損益及投資組合全盤檢視一遍後,發現他入不敷出及焦慮主要原因有三個:「財務審視不全面」、「保險機會成本過高」及「理財結構過於保守」,而這三個問題同時也是相當多小資族財務管理及投資理財時容易犯的錯誤。

五月第二篇
Photo Credit: VI College價值投資學院
VI College價值投資學院 台灣區總經理 黃士豪建議陳醫師要看清財務全面大局拋除金錢焦慮。

賺再多也是超支,都是因為缺乏財務的大局觀。

陳醫師雖然有做帳的習慣,但缺少了與老婆妥善溝通,因此對整個家庭支出總是後知後覺,金錢分配也有些混亂。

建議陳醫師應該要清楚將每月預算損益明確分類,倘若不能知道家中各個支出類別、就容易缺乏全局觀,不會知道各個預算哪邊多、哪邊少。一直見樹不見林就會覺得每一筆支出都該花,最後造成怎麼賺都無法完全支付開銷。

例如:陳醫師接下來可能會面臨換車這類龐大支出的抉擇,如果缺乏支出優先順序,容易讓每個花錢決策看起來都很合理,最後將陷入錢永遠不夠花的窘境。

我建議陳醫師將保險、生活費、交通、教育等支出分類,明確定義出每月比例,將這些支出以平均月收入設定底限,在有限「開銷」下就能避免各項開銷造成不必要浪費。

省下不必要的花費就有機會產生複利效應,這是高收入族群容易忽略的思維,所以會更容易在各個支出項目當中超支,即便收入高,最後也跟很多人一樣入不敷出。

給陳醫師的建議一:想清楚機會成本,每一塊錢都很重要!

不管收入有多少,有個理財共通觀念必須記住:每一塊錢都很重要!

陳醫師的財務現況,比起入不敷出這問題,我覺得更需要立即為他進行深入「保險健檢」!全家人一個月單醫療及意外險就高達4萬元保險支出,明顯高出該負擔成本,更不符合機會成本。

相當多人購買保險這類看似有「保障」的產品時,特別容易忽略機會成本問題,覺得應該多保一點,當有需求時就能多拿回一點。但是當我們只專注於保險,忘記或忽略其他開銷,就會造成過度投入。

無論收入有多少,保險支出絕不能超過每月收入十分之一。以陳醫師這個案例來看,假設把每月41,000元保險費降到合理比例24,000元,即使只將這省下的17,000元為小孩簡單投資ETF,以報酬率9%計算,30年就有2,400多萬元。

多出的17,000元保險費,能提供的保障是否超過將錢放入投資的報酬率?這就是他已經失去的機會成本。

給陳醫師的投資建議二:想實現財富自由夢想,先拋掉對金錢的焦慮

為何擁有高收入的陳醫師,也有相當多資產分配於投資中,感覺做了很多投資、卻無法看到獲利成果?理由很簡單:因為投資配置沒有辦法支撐夢想。

分析他的投資組合,保障型資產高達600萬佔23%,防守型資產包含房子共2,000萬佔75%,進攻型資產只投入60萬、佔2%,明顯無法帶來足以支付開銷的高獲利。

我的建議是如果本身個性無法承受太多風險,可以將進攻型資產提高到至少47%,防守調整至47%;至於現金、活存這些保障型資產,就算每個月支出高達30萬,預留半年180萬保障金也就足夠,可以降低至7%。

在房地產無法變現情況下,他現在也只需要將當初為小孩存的美金保單活用於投資中立即就增加200萬進攻型資產,在已經懂得如何選股的情況下,自然就離夢想更進一步!

針對高收入族群的財務焦慮,建議先清楚所有支出項目,列出每項支出的底限;檢視每一支出的流向、好好善用機會成本;最後重新調整資產配置,才能慢慢邁向想要的理想生活。

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Photo Credit: VI College價值投資學院


本文章內容由「VI College價值投資學院」提供,經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。


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