《最強的一頁報告》:聽不懂主管在問什麼?因為人們只會聆聽自己覺得重要的事情

《最強的一頁報告》:聽不懂主管在問什麼?因為人們只會聆聽自己覺得重要的事情
Photo Credit: Jason Goodman @Unsplash

我們想讓你知道的是

以本質上來說,報告書是要寫給對方看的,所以當然要以對方重視的東西為主來撰寫才對。自己非常重視的東西,對方可能認為一點也不重要,而那些被我完全忽略的部分,對方若沒聽到,很可能就會覺得他根本沒收到報告。

文:朴信榮

可是,我聽不懂主管在問什麼?

說到這裡,每次上課,總會有人提出這種疑問:「可是……我聽不太懂主管在問什麼耶。」

你知道為什麼會有這種想法嗎?其實,就是因為那個人沒在聽,或是其實他根本就不想聽;不過,還有一個更大的問題,那就是——他完全聽不見。

你可能會想問:「聽不見?這是什麼意思?」意思就是,人類只會聆聽自己覺得重要的事情。

對於別人的碎碎唸,你會照單全收嗎?你會在聽完之後覺得「原來如此!我一定要照著做」嗎?其實,更有可能的是你早就聽到恍神了。為什麼?因為你覺得那些話不重要,所以根本聽不見;如果我認為某件事不重要,那不管別人再怎麼說,我還是聽不見。

這是真的嗎?其實,當我還在第一企劃(按:三星集團旗下的廣告營銷公司,韓國最大的廣告代理商)上班時,有過一有新專案,就被派到不同組的經驗。那三年來,我待過A組,去過B組,也去了C組;所以我曾在梨泰院(按:位於韓國首爾龍山區的著名商圈)上班,又曾去江南(按:首爾漢江以南的重要商業地帶)辦公,一直不斷被調到各種類型的主管下面工作。

當時,讓我覺得很有趣的一點是,每個主管注重和在意的地方都略微不同。舉例來說,有些人最注重於找出問題發生的原因,總會說:「成敗就在於最後找不找得到這個原因。」

有些人則認為想法都差不多,非常重視實務上的執行,他們會說:「工作到最後都是要呈交的,做出來的成果都差不多,差別只在於誰能在期望的時間內乖乖聽話、好好執行而已。」

另外,有些人非常重視「這究竟是什麼」的精準定義,所以習慣說:「好,我們再整理一次,一定要更精準的解釋出,這是什麼意思才行。」當然,也有一些主管會說:「夠了,預算最重要。」

如果是自己重視的部分,他們都會給予非常敏感的反饋,至於其他部分就會大致略過。所以,我曾照著A主管最初教我的做法,來到B主管的小組,卻得到了「這報告根本沒有任何內容」的反饋。

這就是因為,A主管極為重視策略,因此非常注重該如何深入使用各種因素;但是,B主管對策略沒什麼興趣,反而注重細節上的執行。因為他們彼此重視的東西不同,所以常常會發生這種情況。

簡單來說,主管問「這個東西為什麼是那樣」的時候,有些部屬會覺得:「不是,現在幹麼問『為什麼』啊?要是有思考的時間,倒不如趕快計畫一下該怎麼做,然後趕快執行,真是悶死人了。」

部屬如果這麼想,就不會回答主管想知道的「為什麼」,或是只會敷衍了事、隨便回答,因為他並不認為這很重要。

那麼,很想知道「為什麼」、期待收到整理報告的主管,要是收到上面滿滿的寫著執行計畫的報告書,自然會覺得:「上面就只有計畫,完全沒提到『為什麼』要這麼做的邏輯嘛!」並感到大失所望。

但是,這不是因為你的報告書寫得不好,只是彼此重視和想要的內容不同而已。

相反的,如果主管問:「你來說說看,到底要怎麼執行。」部屬卻心想:「不是啊,就連問題是什麼都還沒定義出來,要我怎麼訂定計畫啊?應該要先一起討論該如何定義問題吧!」並向主管表示「我試著再多整理了一下這個問題」。

主管想要的明明是執行計畫,部屬卻做了有關「為什麼」的報告,主管當然會說:「我以為你會拿執行計畫過來,你這段時間究竟在幹什麼?」會發生這種誤會,是因為身為聽者的部屬更重視的是Why。

人們通常會認為自己所想的部分比較重要,其他部分便容易忽略。正因為我們是這麼想的,所以在整理內容時,也會以自己重視的東西為主軸,因此,有些人會說,一份報告的成功與否,取決為是否有定義問題;另一些人則說,錯,成功來自於是否有實際執行。

哪一個是正確的?我認為根據決策者的不同,最重視的面向也會有所不同。當然,如果彼此重視的部分相同,那就太好了,但如果並非如此,就會因為報告的重點不同而導致失敗。

那麼,以本質上來說,報告書是要寫給對方看的,所以當然要以對方重視的東西為主來撰寫才對。自己非常重視的東西,對方可能認為一點也不重要,而那些被我完全忽略的部分,對方若沒聽到,很可能就會覺得他根本沒收到報告。

也不見得非得是報告才會如此,如果交換立場,我向某人提問,卻聽到對方一直談論些無關緊要的事,那會有多鬱悶啊!

「雖然你可能覺得那些事情很重要,但我想知道的是其他部分。」只要想像一下這個情境,就會覺得配合對方的要求開口,是再理所當然不過的事了。

韓國的文學評論家兼作家申亨澈曾在《正確的愛情實驗》一書中提到:

一起看完韓國科幻電影《末日列車》之後,如果要求大家試著用一句話,替這部電影做出摘要的話……。
馬克思主義者開口說道:「這是關於一輛火車突破冰層、衝向前方的故事。」
接著,神話學家會反駁:「才不是,這是火車繞著地球運轉,每年都會回歸一次原位的故事。」
最後,佛洛伊德主義者聽完便立刻表示:「是嗎?這不是火車到了極點,就會在那一瞬間爆炸的故事嗎?」

雖然他們看的是一樣的東西,卻會因為彼此思考的觀點、重視的知識不同,而整理出不同的摘要。如果你能認同這項事實,就能明白,硬要堅持自己的風格,真的很沒效率。因為大家要一起工作,所以互相理解、配合彼此,也很理所當然。

本書中一直使用「訓練」兩字,是因為執行公司業務,其實不需要太過專業的知識或技能,在大部分的領域上,只要透過學習和訓練,即使一開始不太熟練,最終還是有辦法完成;當然,也有強烈要求專業能力的業務,我在這邊指的是一般事務工作,尤其是報告這項職責。

所以,其實「與聽者在工作上多有默契」似乎也和報告的專業度一樣重要。掌握對方的行事風格和注重的面向,也可說是核心實力之一。自己也能報告得很好?獨自練習報告技巧?反正每一份報告書都差不多?這些都是不像話的想法。我必須再次強調,報告的完成度取決於聽者。

話雖如此,你要怎麼知道對方重視某個部分呢?報告書的歷史非常悠久,所以一般來說,大部分的報告書,都有一個標準的目次架構,因此,我們將在後面提到各類型報告的標準架構。

雖然你可能會想:「不是,那你應該一開始就跟我們說有這種東西啊!」但是,如果不了解原理,就無法依據情況或聽者做出變化。報告這個領域,沒有正確答案,你需要懂得應用和變通。

書籍介紹

本文摘錄自《最強的一頁報告: 不知道寫作技巧而加班苦思? 專為你寫的入門書,三星、LG、樂天企業都採用》,大是文化出版

作者:朴信榮
譯者:賴毓棻

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有句俗話說:這世上最困難的兩件事,
一是把別人的錢放進我的口袋,另一是將我的想法放進別人的腦袋;
寫報告就是後者。到底要怎麼寫,才能讓主管、客戶都滿意?
這是一本專為不知道這個技巧,所以經常加班苦思的你,所寫的入門書。

本書作者朴信榮,有韓國最強一頁報告書女王之稱,
曾任韓國三星旗下最大廣告企劃公司第一企劃的品牌企劃人員,
目前擔任作家兼講師,教授超過10萬名上班族,關於寫作的技巧。

什麼是一頁報告?就是這明明是一份企劃書,卻只有一張紙──
事實上,就算你得寫幾十頁報告,最關鍵的仍然是第一頁。
只要運用書中提供的3種提問法、8份報告書範例,和10個寫作祕訣。
你就能學會豐田、三星、LG、樂天都在用的一頁報告。

寫報告前:當主管問問題,我該怎麼答?
「可以這麼說……但好像不能那麼說……。」
「我的意思是……這樣好了,我整理好了之後,請您自己看。」
「關於您想了解的問題,相關資料我蒐集得頗完整,都在這裡,請您過目。」

如果你這樣回答,在公司就真的黑到底了,
因為這是主管最痛恨的解釋蟲,就是說明的話講很多,卻無趣又說不到重點。

本書提出跟主管報告的三大步驟:說狀況、提要求、給建議,
保證會得到「好,就照你的意思做吧」的最佳結果。

報告不外乎八類型,這麼寫,立刻與同事拉開差距:
寫檢討報告,要附上根據,才能增加結論的可信度,
提出業務改善報告,要有兩組差異很明顯的數字,說服力才會高。
擬定出差報告,當然要寫成功案例,但別忘了分享失敗故事。
至於最常見的會議報告,逐字稿是大忌,只要重現會議精華就好。
書中提供8個情境範本及框架,你可以直接套用。(詳見第三章)

一頁報告當然要簡潔,但還要有忍不住讀下去的魅力
最實用的寫作技巧,就是——條列,
如果資料很多,你要範疇化,依空間、時間、優先順序分類;
記得刪除多餘的助詞,只用明確的動詞和名詞,
適時插入圖表和兩組數據做比較,因為數字比文字更能幫你說話。

這是一本專為不知道商業寫作技巧,所以現在還在加班的你,寫的入門書,
三星、LG、樂天企業都這麼要求、這麼用。

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Photo Credit: 大是文化

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責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航




僅僅是改變對待衣物的方式,就能為地球永續盡一份心力:伊萊克斯 x Rave Review

僅僅是改變對待衣物的方式,就能為地球永續盡一份心力:伊萊克斯 x Rave Review

我們想讓你知道的是

「如果每個人都做出小小的改變,打破他們的習慣,我們每個人都可以減少紡織品對環境的影響。透過降低清洗溫度、用洗衣精取代洗衣粉等等,每台洗衣機每年可減少約50 公斤的二氧化碳排放量。如果有數百萬消費者都這麼做,就可能會帶來巨大的改變。」

網路搜尋「阿塔卡馬(Atacama)沙漠」,你會先看到這裡是世界上的最乾燥的地方,有驚人的落日美景,也有前衛的藝術作品。但是可能還沒有什麼人在談論的是,位在南美洲智利的這個沙漠,也是廢棄衣物的巨大墳場。

廢棄衣物的傷害,比你想像的還多

美國紡織品回收委員會(Council for Textile Recycling)曾經提出報告,指出自1999年開始,垃圾中的紡織品比例就不斷增加。到了2009年,已經比十年前高出40%左右。2015年,美國產出了約1135萬噸的紡織品垃圾,平均每人丟棄37公斤。台灣則有大約7萬2千噸的舊衣變成垃圾,換算下來約2億3千多萬件,平均每人丟了10件。

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伊萊克斯
 

人們可能以為,大部分廢棄的衣服都可以重複使用和回收,但事實並非如此。我們所丟棄的廢棄紡織品,只有 1% 被回收製成新衣服,將近 73% 則會進入垃圾場,無論是焚化或掩埋這些紡織品,都會為環境帶來更多的傷害和污染。例如2016年,國際期刊《科學報告》(Scientific Reports)指出,在深海中發現了長度五公釐以內的塑膠微粒,分析結果顯示,這些塑膠微粒都來自於合成纖維衣物,包含聚酯纖維、尼龍和壓克力纖維等。另外根據聯合國歐洲經濟委員會調查顯示,每年約有5.9萬噸的廢棄衣物被輾轉運送到智利,而其中的3.9萬噸,是直接被棄置於阿塔卡馬沙漠。龐大數量的廢棄舊衣,不只讓沙漠看起來如同垃圾場,也代表著大量的水資源浪費、碳排放增加,而衣物中的化學品,也讓它們跟塑膠一樣難以分解而且帶有毒性。

伊萊克斯注意到這個廢棄紡織品所帶來的大問題。身為精品家電領導品牌,尤其在護衣家電更是擁有多年的技術創新與研發經驗。秉持著對環境永續的責任感與能力,伊萊克斯展開了行動。

時尚,不需要犧牲環境

Josephine Bergqvist和Livia Schück是兩位來自瑞典的女性時裝設計師,在2017年,他們一起成立了時裝品牌Rave Review,希望將環計永續發展的概念,應用於時裝設計之中。在他們的作品裡,可以看到大量的拼接、複合等形式,各種花樣、色彩和輪廓,不按牌理出牌卻又恰到好處的彼此呼應,這正是因為Rave Review堅持使用廢棄紡織品作為原料製作服裝。除了舊衣之外,不管是窗簾、沙發、棉被還是毛毯,都可以變成他們創作的材料,成為具備高級訂製服裝之質感,與環境永續精神的設計作品,完美詮釋了時尚也可以很環保的精神。Rave Review 現在已成為引領國際潮流,和再生永續並行的指標性品牌。他們的作品屢獲獎項,也曾登上《Vogue》、GucciFest 等重要時尚雜誌,美國時尚名媛Kylie Jenner ,和長期關注社會議題的國際影星Emma Watson ,都曾穿著Rave Review的服裝亮相。

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伊萊克斯
 

伊萊克斯為了證明舊衣服仍然有價值,並且啟發人們延長衣物使用壽命的想法,特別邀請 Rave Review,利用被廢棄在阿塔卡馬沙漠中的各種服裝進行改造,推出了風格強烈的系列作品。在向世界展示這些廢棄衣物對環境造成的影響,同時也點出了下一個世代的時尚新觀念——「衣物養護」。設計師Livia Schück 在受訪時便很明確的表示:「我們相信,未來的時尚,必然與現在不同。無論用什麼方式,我們都得開始改變。在時尚這一面向,好好的保養我們已有的物品,可能是最切實、最簡單的方法。」

衣物壽命加倍,環境影響減半

「伊萊克斯擬定了一項長程計畫,目標是希望能夠顯著減少人類活動對氣候的影響。尤其在衣物這一塊,作為服裝的護理專家,我們透過研發更先進的洗衣技術,讓消費者已有的衣服更耐用,並減少每一次清洗時,在水和能源上的消耗。」伊萊克斯照護體驗開發總監(Care Experience Development Director)Elisa Stabon 說道。伊萊克斯的目標,是在 2030 年時,可以使衣服的使用壽命增加一倍,並且將對環境影響減半。

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伊萊克斯
 

長期以來,伊萊克斯始終致力於透過更先進的洗衣和烘衣設備,做到節約用水並提高能源效率。 在2020 年底,伊萊克斯的努力受到了全球非營利組織原碳揭露計畫( CDP) 的認可,為全球前5%積極應對氣候變化的企業領袖。展望未來,伊萊克斯希望能夠透過新技術的研發、洗滌觀念的傳達,來鼓勵消費者在每一次洗滌衣物的時候,都能做出對地球更好的選擇。例如伊萊克斯洗衣機中的自動劑量功能,精確投放並且優化清潔劑和柔軟劑的使用效率。再加上伊萊克斯的衣物蒸汽功能,可以讓紡織物變得柔軟、減少皺摺,進一步延長衣物使用的年限。而伊萊克斯的最新洗衣技術,提供使用者一個新的洗衣模式:在一小時內以 30 度的溫度,高效清潔衣物。同時做到降低能源消耗以及完善的衣物清潔保養,是忙碌的消費者最理想的選擇。

「如果每個人都做出小小的改變,打破他們的習慣,我們每個人都可以減少紡織品對環境的影響。透過降低清洗溫度、用洗衣精取代洗衣粉等等,每台洗衣機每年可減少約50 公斤的二氧化碳排放量。如果有數百萬消費者都這麼做,就可能會帶來巨大的改變。」伊萊克斯集團永續發展事業歐洲區副總裁Vanessa Butani 表示。

最永續的精神,就是好好照顧我們已經擁有的衣物。根據伊萊克斯的研究報告指出,僅僅只是讓衣物的使用壽命延長 9 個月,就可以將氣候影響降低 20-30%。用更簡單的方式,也能將生活得出色精彩,和伊萊克斯一起努力,願真正美好、有益的物品,都能被長長久久的珍惜與使用。

瞭解更多:https://experience.electrolux.com/breakthepattern/en

本文章內容由「伊萊克斯」提供,經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。