《WFH在家工作的成功祕訣》:遠距工作下,如何避免每天開會幾小時造成「視訊疲乏」?

《WFH在家工作的成功祕訣》:遠距工作下,如何避免每天開會幾小時造成「視訊疲乏」?
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我們想讓你知道的是

雖然我們大力推薦使用視訊電話,但各位也務必了解,視訊比以往面對面或在電話中討論更加令人疲憊,這也是「視訊疲乏」(Zoom fatigue)一詞出現的原因。

文:羅伯特.格雷瑟、米克.史隆

外向、內向

雖然我們提出許多可以幫助各位適應遠距工作的好方法,但正因為世界上每個人都獨一無二,在遠距工作上實在也沒有所謂的「通則」可以一招打遍天下。如果你能更了解自己的人格特質,刻意探究你的核心人格特質的獨特之處,對於遠距工作來說一定很有幫助。一個人的個性與他如何從事遠距工作息息相關──也就是內向和外向性格之間的差異。

首先,我們可以簡單定義何謂內向、外向。外向的人喜歡充滿活力的環境,偏好身邊圍繞著許多人;反之,內向的人喜歡低刺激的環境,他們喜歡安靜、能好好專注的狀態,可能會在面對風險時更加謹慎小心。雖然內向的人也喜歡跟人相處,但他們在跟人數較少的群體互動、以及待在比較平靜的環境時會更自在。

特別是在因為疫情而必須獨自待在家的狀況下,遠距工作時常成為外向人的惡夢,但卻是內向人美夢成真的時刻。的確,內向的人在獨自安靜工作時會更有活力,他們或許也更能適應在家工作的生活。但不管是個性外向還是內向的工作者,在虛擬辦公室上班時,都有各自的優勢和挑戰需要面對。只要略作調整,就能使他們更成功。

對外向的員工來說,遠距工作帶來的挑戰顯而易見:他們身邊不再圍繞著可以互動的其他同事,無法適時給予他們工作所需的能量。在家裡,他們得獨自面對工作。不久,在安靜環境下工作會令他們身心俱疲。

對外向的工作者來說,面對這種困境的最佳方式,就是積極創造機會在社交場合裡為自己充電。然而,這種方式在疫情重創以前的世界比較容易辦到,過去我們可以跟朋友相約共進午餐、到高朋滿座的咖啡店伴著環境噪音工作,或是傍晚去喝杯小酒,跟朋友共進晚餐以及參加其他社交場合。

就算在疫情影響下,外向人依然有方法可以為自己補充一點社交能量。各位可以考慮在晚上安排跟好朋友講視訊電話,或是跟其他人保持安全距離的從事一些戶外活動。工作上,你也可以從工作團隊裡找其他外向的同事,邀請他們一起遠距離站著吃頓午餐或一起喝杯咖啡,把握機會在工作的時候也能定期跟其他人聊聊天。

個性外向的員工們,或許會很羨慕那些個性內向的同事,因為對內向人來說,遠距工作可以說是個大好機會,讓他們遠離充滿各種外界刺激的辦公室。然而,這些內向的工作者,其實也必須克服自己個性帶來的挑戰,才能在遠距工作模式下成功。

首先,視訊電話比起面對面的實體會議來說,要讓所有人都有同等的發言機會可能更加困難。各位應該都遇過這種情況:視訊會議上同時有兩個員工一起開口,比較安靜的那一位就會自動讓出發言機會。

內向的員工可能因為這種會議感到有壓力,特別是視訊會議時鏡頭會一直對著他們,他們或許會因此認為在會議中保持閉口不言比較簡單,等到會議結束後,他們就有時間在自己比較喜歡的、低刺激環境好好回想,並消化會議中接收到的資訊。

這種狀況或許也會延續到會議以外。內向的員工可能會因為怕打擾到別人,比較不願意找同事問問題或溝通想法。不像過去在實體辦公室,身邊有外向的同事大加鼓勵,他們也可能比較不願意加入公司的虛擬社交活動。如果你以前是在實體辦公室工作,或許就看過比較外向的同事到處找人聊天,鼓勵身邊其他比較內斂的同事,跟大家一起下班後喝點小酒──這種情況在虛擬辦公室勢必更難以實現。

不過,就像外向人必須靠自己積極計劃,才能在遠距工作時也滿足對社交的需求;內向人也必須時不時敦促自己在虛擬辦公室中鼓起勇氣發言,甚至是規定自己在每一次會議時都必須問問題,或是規定自己得發言幾次,這些都是可以帶來改變的小小努力。

主管務必要用心了解這種員工之間的個性差異。就像許多老師會刻意減少點名那些渴望分享意見的同學、或是總把手舉高高的學生發言,主管們應該要知道,有一些員工比較不會主動在會議中講話,或是參加工作團隊的社交活動,如果能給予這些員工適當鼓勵,就可以提升他們在公司活動的參與度和發展。

就算你不是公司主管,適時關心內向或外向的同事,並找機會讓他們的工作體驗更好,對彼此也都大有好處。你可以邀請個性外向的同事一起遠距喝杯咖啡,或是幫忙比較安靜的同事,在他們真的想表達意見時說出自己的想法,這都是可以帶來改變的好方法。

使用視訊的時機

我們公司就跟其他公司一樣,不管是內部工作團隊之間的溝通,還是跟公司外部的客戶聯絡,都盡可能使用視訊電話。比起只是講電話,視訊電話可以更有效率的建立信任感,溝通得也更清楚。如果實際面對面談話有滿分十分,我認為講電話是四分,視訊電話則有七~八分。

雖然Covid-19迫使許多人必須開始接受這種溝通形式,但並不是所有人都喜歡講視訊電話。我記得我曾經跟某一家客戶以視訊聯繫,當他們發現自己出現在Zoom上面時,竟然直接躲到桌子底下去──我沒在開玩笑,他們根本是逃離鏡頭,因為他們以前從沒使用過視訊電話,才會有這種反應。

即便我們的客戶和潛在顧客不想開鏡頭露相,我們依然要開鏡頭。因為我們相信,對方看得到我們,才可以建立更融洽也更熟稔的關係。在疫情期間,我們也發現大部分的合作廠商開始採取同樣的方式。


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photo credit:先進醫資AdvMeds

我們想讓你知道的是

後疫情時代,零接觸服務的需求,使得智慧科技的角色愈發重要,智慧城鄉計畫與先進醫資共同推動人工智慧影像辨識技術,擴大既有的共照雲服務,協助民眾獲知疫情訊息,為民眾建立個人自主健康照護服務。

在科技不斷進步的過程中,許多過去不存在的工具,到今日已成為現實。2008年「智慧地球」的概念出現後,全球便開始推動智慧城市的發展。臺灣向來以科技之島自居,自然也不例外。在政府多年來力求數位轉型的政策下,臺灣進入了「智慧城鄉」的時代;所謂智慧城鄉,是運用大數據、物聯網、AI人工智慧等科技,串連市民、產業與地方,以創新的方式讓彼此有效溝通,並針對地方的特色和需求提供客製化服務,進而改善人民的生活品質。

把問題當作燃料,用科技強化服務力

然而,城鄉發展必然會有不均的問題,藉由科技介入、釐清現實痛點的立意雖良善,卻也無法忽視城鄉間的數位落差。在偏鄉地區因為人口流失、高齡化、科技產品使用率較城市低,數位化的腳步自然較為緩慢,向來是各項服務設施鞭長莫及之處。

先進醫資從2018年開始,在經濟部工業局「普及智慧城鄉生活應用計畫」的支持下,在高雄、屏東與澎湖發展「雄健康打造智慧樂活社區共照應用服務」(以下簡稱「雄健康」)。當時總經理黃兆聖就非常清楚,首先要解決的就是資源不足、人力不足、缺乏回饋三大問題,而數位化、智慧科技等創新力量,正好可以有效的連結偏鄉生活需求與痛點,讓在地化、客製化的服務與設施,全面提升民眾的醫療照護品質。

用最體貼的科技,讓照護範圍沒有邊界

「雄健康」計畫的目標,是在衛生所、醫療院所、長照據點、社區活動中心及商業通路等多元化的據點,設立「智慧健康照護站」,提供血壓機、血氧機、血糖機等生理量測設備的整合服務,同時還支援多種身分識別登入、數據隨身、遠距諮詢、銀髮族健康管理量表等功能,讓市民可以依自己習慣的生活圈,就近接受基礎的照護服務,並且養成定期自主量測的習慣。這些健康紀錄將會上傳雲端、整合數據,不只可以將結果傳送給自己作為提醒,在民眾實際就診時,也能成為醫生評斷的參考,協助醫護人員及早發現異常或是調整用藥,大幅降低醫療資源及人力不足的問題。

同樣對提升醫療資源與人力應用效率有幫助的還包括「雄健康」計畫中的客服機器人腳本。這個功能是針對不同客戶需求,開發多達50種服務的腳本客服機器人,用來即時解決民眾常見的健康問題。只要民眾對自己的健康狀況有疑慮,就可以詢問線上客服機器人,並獲得最初步的協助。最重要的是,這個客服機器人以國人常用的社交軟體LINE作為平台。有鑒於LINE的普及率高,使用者無需重新下載及適應新軟體,對年長者來說更是友善,使用意願便明顯提高,如此一來,為民眾所建立的個人自主健康照護服務,就這樣一步一步地建立起來了。

立基於「雄健康」在高屏地區和澎湖的發展十分順利,2021年開始便積極與臺南、臺中、高雄、屏東、金門地方政府合作,務求達到更深入、體貼的服務,發展出獨特的「健康共照雲」系統。

靈活因應疫情變化,滾動式修正共照雲服務

原本是為了打造數位醫療照護服務而發展的共照雲,參考了「雄健康」所建立的數位化照護服務內容,同樣使用LINE作為平台,目標同樣是為了解決偏鄉資源和人力不足的問題。沒想到今年五月,在傳染力更為強大的Omicron變異株的肆虐下,疫情擴散迅速,臺南市共照雲的發展也臨危受命,在短短五天之內將服務上線,主要協助民眾獲知疫情訊息、確認自身狀況,另外也提供下載居家隔離單、施打疫苗、申請補助等服務內容。在疫情猛烈的攻勢下,共照雲成為市府、醫療院所與民眾溝通、解惑的最佳橋樑,甚至做到AI快篩辨識服務,協助許多臺南偏鄉地區的民眾不需冒險接觸人群,線上就可以判斷是否確診,後續再由醫療人員介入協助,減少很多不必要的擔心和移動。

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photo credit:智慧城鄉計畫
臺南市衛生局長許以霖與先進醫資總經理黃兆聖。

同時,客服機器人,也在疫情期間提供了最佳輔助。在衛生局、先進醫資和醫療院所的共同努力之下,不斷地優化、精進客服機器人腳本。無論市民為確診者、居隔者、密切接觸者⋯⋯盡可能讓每一個人都能在機器人的服務中,找到問題的解答。臺南市衛生局長許以霖表示:「對抗疫情,臺南市的目標很明確,就是要讓就診人數維持在醫療量能之下。客服機器人的出現,減輕了醫護人員疲於接電話、回答民眾問題的瑣碎流程,更能專心在照顧中、重症患者,在疫情大爆發期間不至於崩潰,如此才能真正守住所有市民的健康。」

當然,疫情是一時的,市民的健康才是長久的,「健康共照雲」的目標,是希望可以透過民眾健康紀錄的數據化,成為日常自主照護的重要幫手。下一步,先進醫資希望能跨縣市留存健康資料,成為全國性的第一線照護服務。而這些數據,都將成為中央和地方政府參考的基準,以便未來做到精準打造各縣市的特色照護服務。

以人為本,發展城鄉均好的未來

在2025年即將邁入超高齡社會的前提下,如何幫助國人健康、安心地迎向老年,已是國家與全民必須面對的重大課題。與此同時,臺灣也是一個充滿創新能量、技術發展快速的地方,所以過去所面臨的困難,今日已可以透過科技來解決。

「智慧城鄉計畫」從2018年起,持續針對地方需求,鼓勵業者提出新興解決方案,在推動健康領域方面,不僅是智慧照護,包含遠距醫療、健康量測、智慧運動以及登革熱防治等,都秉持著以人為本的初心,以科技的力量來照顧臺灣這片土地上的每一個人,透過政府和企業攜手合作,協助地方數位轉型,並降低城鄉之間的落差,共同建立一個城鄉均好、全民均享的理想未來。

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