《WFH在家工作的成功祕訣》:遠距工作下,如何避免每天開會幾小時造成「視訊疲乏」?

《WFH在家工作的成功祕訣》:遠距工作下,如何避免每天開會幾小時造成「視訊疲乏」?
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我們想讓你知道的是

雖然我們大力推薦使用視訊電話,但各位也務必了解,視訊比以往面對面或在電話中討論更加令人疲憊,這也是「視訊疲乏」(Zoom fatigue)一詞出現的原因。

文:羅伯特.格雷瑟、米克.史隆

外向、內向

雖然我們提出許多可以幫助各位適應遠距工作的好方法,但正因為世界上每個人都獨一無二,在遠距工作上實在也沒有所謂的「通則」可以一招打遍天下。如果你能更了解自己的人格特質,刻意探究你的核心人格特質的獨特之處,對於遠距工作來說一定很有幫助。一個人的個性與他如何從事遠距工作息息相關──也就是內向和外向性格之間的差異。

首先,我們可以簡單定義何謂內向、外向。外向的人喜歡充滿活力的環境,偏好身邊圍繞著許多人;反之,內向的人喜歡低刺激的環境,他們喜歡安靜、能好好專注的狀態,可能會在面對風險時更加謹慎小心。雖然內向的人也喜歡跟人相處,但他們在跟人數較少的群體互動、以及待在比較平靜的環境時會更自在。

特別是在因為疫情而必須獨自待在家的狀況下,遠距工作時常成為外向人的惡夢,但卻是內向人美夢成真的時刻。的確,內向的人在獨自安靜工作時會更有活力,他們或許也更能適應在家工作的生活。但不管是個性外向還是內向的工作者,在虛擬辦公室上班時,都有各自的優勢和挑戰需要面對。只要略作調整,就能使他們更成功。

對外向的員工來說,遠距工作帶來的挑戰顯而易見:他們身邊不再圍繞著可以互動的其他同事,無法適時給予他們工作所需的能量。在家裡,他們得獨自面對工作。不久,在安靜環境下工作會令他們身心俱疲。

對外向的工作者來說,面對這種困境的最佳方式,就是積極創造機會在社交場合裡為自己充電。然而,這種方式在疫情重創以前的世界比較容易辦到,過去我們可以跟朋友相約共進午餐、到高朋滿座的咖啡店伴著環境噪音工作,或是傍晚去喝杯小酒,跟朋友共進晚餐以及參加其他社交場合。

就算在疫情影響下,外向人依然有方法可以為自己補充一點社交能量。各位可以考慮在晚上安排跟好朋友講視訊電話,或是跟其他人保持安全距離的從事一些戶外活動。工作上,你也可以從工作團隊裡找其他外向的同事,邀請他們一起遠距離站著吃頓午餐或一起喝杯咖啡,把握機會在工作的時候也能定期跟其他人聊聊天。

個性外向的員工們,或許會很羨慕那些個性內向的同事,因為對內向人來說,遠距工作可以說是個大好機會,讓他們遠離充滿各種外界刺激的辦公室。然而,這些內向的工作者,其實也必須克服自己個性帶來的挑戰,才能在遠距工作模式下成功。

首先,視訊電話比起面對面的實體會議來說,要讓所有人都有同等的發言機會可能更加困難。各位應該都遇過這種情況:視訊會議上同時有兩個員工一起開口,比較安靜的那一位就會自動讓出發言機會。

內向的員工可能因為這種會議感到有壓力,特別是視訊會議時鏡頭會一直對著他們,他們或許會因此認為在會議中保持閉口不言比較簡單,等到會議結束後,他們就有時間在自己比較喜歡的、低刺激環境好好回想,並消化會議中接收到的資訊。

這種狀況或許也會延續到會議以外。內向的員工可能會因為怕打擾到別人,比較不願意找同事問問題或溝通想法。不像過去在實體辦公室,身邊有外向的同事大加鼓勵,他們也可能比較不願意加入公司的虛擬社交活動。如果你以前是在實體辦公室工作,或許就看過比較外向的同事到處找人聊天,鼓勵身邊其他比較內斂的同事,跟大家一起下班後喝點小酒──這種情況在虛擬辦公室勢必更難以實現。

不過,就像外向人必須靠自己積極計劃,才能在遠距工作時也滿足對社交的需求;內向人也必須時不時敦促自己在虛擬辦公室中鼓起勇氣發言,甚至是規定自己在每一次會議時都必須問問題,或是規定自己得發言幾次,這些都是可以帶來改變的小小努力。

主管務必要用心了解這種員工之間的個性差異。就像許多老師會刻意減少點名那些渴望分享意見的同學、或是總把手舉高高的學生發言,主管們應該要知道,有一些員工比較不會主動在會議中講話,或是參加工作團隊的社交活動,如果能給予這些員工適當鼓勵,就可以提升他們在公司活動的參與度和發展。

就算你不是公司主管,適時關心內向或外向的同事,並找機會讓他們的工作體驗更好,對彼此也都大有好處。你可以邀請個性外向的同事一起遠距喝杯咖啡,或是幫忙比較安靜的同事,在他們真的想表達意見時說出自己的想法,這都是可以帶來改變的好方法。

使用視訊的時機

我們公司就跟其他公司一樣,不管是內部工作團隊之間的溝通,還是跟公司外部的客戶聯絡,都盡可能使用視訊電話。比起只是講電話,視訊電話可以更有效率的建立信任感,溝通得也更清楚。如果實際面對面談話有滿分十分,我認為講電話是四分,視訊電話則有七~八分。

雖然Covid-19迫使許多人必須開始接受這種溝通形式,但並不是所有人都喜歡講視訊電話。我記得我曾經跟某一家客戶以視訊聯繫,當他們發現自己出現在Zoom上面時,竟然直接躲到桌子底下去──我沒在開玩笑,他們根本是逃離鏡頭,因為他們以前從沒使用過視訊電話,才會有這種反應。

即便我們的客戶和潛在顧客不想開鏡頭露相,我們依然要開鏡頭。因為我們相信,對方看得到我們,才可以建立更融洽也更熟稔的關係。在疫情期間,我們也發現大部分的合作廠商開始採取同樣的方式。

看得到畫面,也更容易看出對方是否分心,通常從表情就可以看出端倪。有一次業務上的視訊通話,我們的員工剛好人在車上,因此沒有打開鏡頭,他實在自顧自的、滔滔不絕講太久,我從潛在顧客的視訊畫面,就可以看出他對這次提案已經失去興趣。然而,因為這位業務沒有打開視訊畫面,所以根本沒有察覺顧客的情緒,也無法即時應對。

雖然我們大力推薦使用視訊電話,但各位也務必了解,視訊比以往面對面或在電話中討論更加令人疲憊,這也是「視訊疲乏」(Zoom fatigue)一詞出現的原因。我們會對視訊感到疲乏有許多科學因素:首先,大部分視訊會議的參與者,會覺得自己必須與面前的螢幕──或是鏡頭上的綠色光點──保持眼神接觸,整個視訊的過程都不可間斷,長期下來會特別令人疲憊。

此外,實際面對面開會時,談話之間出現短暫的沉默再正常不過;然而視訊時,對話一旦出現停頓就令人備感壓力,大家會擔心是不是設備或網路出問題,也可能急著說話填補這個尷尬的沉默時刻。雖然視訊是科技的一大進步,但也有各式各樣的證據指出,視訊會議比起實體碰面或電話中的對話更令人耗費心神。

如今有上百萬的上班族,體會到連續花四小時講視訊電話的感受,因為必須全程表現專注、用心參與,這樣的狀態令人筋疲力盡。一般人通常無法忍受好幾個小時盯著鏡子裡的自己,長時間在電腦螢幕上看著自己的臉也是同樣令人茫然。

我們可以在講視訊電話時使用「目前演講者」(speaker view)的模式,特別是在講一對一的視訊電話時這招更是好用。使用這種模式時,發言者的螢幕畫面會放大,令與談者更容易專心。

我們以前的策略是盡可能使用視訊通話,但因為現在遠距會議越來越普遍,我們開始意識到,長久累積下來的視訊疲乏可能造成負面影響──通常講了三~五小時的視訊電話後,就會開始令人感到疲憊,因此改將更多公司內部討論的視訊會議轉換為其他形式,對員工來說會更有幫助。

公司內部團隊之間通常已經有良好的合作默契,因此將視訊會議轉變為電話會議的形式,你就能選擇坐在戶外進行電話會議,可以在住家附近走走,甚至是在家裡講電話時一邊動一動,幫助血液循環。

總結這裡提供的視訊電話小祕訣是:

  • 將視訊會議時間保留給與公司外部人士的會議、概念發想的討論、全公司會議;或是討論公司內部的敏感話題時,像是與員工溝通工作表現缺失。
  • 用電話與同事進行不那麼正式的會議、15分鐘的工作回報,或是只需要聆聽而不必參與談話的團體討論。

善用非同步視訊

還有另一種使用視訊做為單向溝通的好方法,這種方法也越來越受歡迎:非同步視訊(asynchronous Video),或稱為單向視訊(one-way video)。

現在的跨國公司有越來越多分布在全球不同時區的員工,因此要在一場視訊會議裡聚集所有的員工實在非常困難。在需要向全公司宣布消息時,要求超過170位員工一起加入談話也非常不容易,所以不如將訊息錄製成影片,請員工有空時觀看。

這種以視訊影片向員工傳達訊息的感覺,比冗長的電子郵件來得平易近人,拍影片更是比撰寫電子郵件快,還能更清楚傳達言詞間的情緒。像Zoom、Loom、Vidyard這些視訊平台,都很適合用來錄製這種影片。

非同步視訊,不僅很適合用於團隊間的溝通或向全公司傳遞訊息,用於個人之間的溝通也越來越便利。假設你收到一封需要謹慎回應的電子郵件,在這種情況下,錄製短片比撰寫及編輯細膩的書面回覆更有效率。與其花上整整一小時寫作、編輯內容複雜的電子郵件,你可以花不到五分鐘的時間錄製影片,以彷彿面對面討論的形式回應對方。

書籍介紹

本文摘錄自《WFH在家工作的成功祕訣:美國中小企業最佳CEO教你高效、彈性、又保有團隊精神的職場新優勢》,遠流出版

作者:羅伯特.格雷瑟、米克.史隆
譯者:孟令函

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打造虛擬辦公室,提升未來競爭力!

「如果你還在為遠距工作苦苦掙扎,羅伯特.格雷瑟最能提供你一些立即可行的建議。」──亞當.格蘭特(華頓商學院教授、《給予》作者)

當全球數百萬上班族為了防疫突然被迫在家工作(WFH, Work From Home),企業主卻發現員工遠比他們之前所了解的更樂於接受,大部分的工作內容也依然能正常運作。然而,並非每家公司、每個上班族都能一夕之間順利轉換,更不是把在實體辦公室常用的工作程序與策略直接拿來挪用就好。未來,隨著遠距或混合型的工作模式越來越普遍,做得好的公司才會擁有明顯的競爭優勢,吸引最棒的人才。

身為100%遠距工作組織、擁有170名在家工作員工「加速夥伴」的創始人兼執行長,羅伯特.格雷瑟從累積十多年的寶貴經驗中汲取遠距管理員工的正確原則、策略和工具,讓企業在虛實世界中皆能脫穎而出。

上班族從此:

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Photo Credit: 遠流出版

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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航


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