交辦工作給同事最怕聽到「好喔」，肯定搞砸還會是場悲劇

文：林子威 Alex Lin

大概進入職場2至3年後，通常會進入一段很漫長的「倦怠期」，而且越上班心越累；很大的原因是你不得不跟同事溝通，彼此進行一輪又一輪的折磨。

舉個常見的例子吧：請公司的美編設計一張活動視覺。

你覺得自己說的很清楚了：「要亮一點、要有節慶的感覺、要凸顯到讓人一眼就能看見，其它的你儘管發揮吧！」
同事聽完後只回了一句：「好喔。」

放心，肯定給你搞砸，而且做出來的設計往往都跟「社區里民中心的瑜珈課招生海報」一樣悲劇！到底是我沒講清楚，還是他沒聽明白啊？

當然是你沒講清楚。

職場難題，往往都是溝通出了問題

你以為自己講得很清楚了，但聽在對方的耳裡，其實抽象到爆。

他邊聽，還會邊吐槽：

• 「要有節慶的感覺」→ 什麼叫節慶的感覺，是要燒香拜拜還是滑龍舟？
• 「要亮一點」→ 多亮？LED瓦數10W？
• 「要凸顯到讓人一眼就能看見」→那要不要改用雕刻的，有預算嗎？

最怕的就是，他也懶得跟你溝通了，直接敷衍說：「好喔，知道了。」結果回去照自己的想法隨便弄一弄，在截止日前一刻才交出來，讓你不得不接受。

長期下來變成職場中的互相傷害，還在老闆面前吵架，結果通通被拖出去各打五十大板吧！

那該怎麼辦？

像這種工作交辦的事情，有個關鍵就是：不能增加對方的認知負擔。

我們在工作的人，大腦其實特別脆弱且混亂，一方面要辦著眼前的任務，同時又要擔心另一件事的截止日期；再加上永遠跳不停的 LINE、Email、電話，早已無力面對複雜且抽象的溝通了。

這時你還用「要很亮」、「要喜氣一點」這樣的敘述來交辦工作，他的大腦會直接當機，甚至對你產生厭惡情緒。

所以應對方法也很簡單：不要用講的，要用寫的！寫的時候要具體，有指令跟執行步驟；就像替對方的腦中鋪設一條軌道，讓他能邊看文字，邊想像出接下來工作的全貌。

例如前面說的設計工作，應該這樣寫：

以下是本次「春節活動」的視覺任務，我會分「陳列地點」、「視覺需求」、「文案呈現」、「截稿時限」來說明本次的設計需求：

1. 陳列地點：海報的視覺會出現在我們旗艦店的門口，考量到人們在逛街時注意力會比較浮動，視覺應該要維持單一元素、單一訊息、對比度強烈的設計。
2. 視覺需求：只放「本季主打商品」在海報的正中央，因為是春節，背景最好是紅色的；請挑能跟紅色產生強烈對比的商品照片，要去背、畫質得高到能看見商品上的 Logo、按鈕等細節。
3. 文案呈現：文案只有8個字的空間，最多佔全海報的三分之一；用粗體、像春聯般的毛筆字，要讓路人在10步之外就能看到海報上寫了什麼。
4. 截稿時限：視覺最後的截稿日是週四下午18:00。

• 但要先給行銷部跟老闆過目，確認沒問題後再發到各門市陳列，於週日上架。
• 所以我們抓本週二下午15:00，我會跟你核對第一稿設計。
• 第一稿沒問題後，週三下午14:00會同時交給行銷部跟老闆；如果有需要微調的，尚有1天的時間。

你看，如果你能給他這樣的一份文件，他做出來的設計大概不會差到哪去。

而且討論時，他也能快速的指出哪邊有疑慮，例如：「文案8個字擠一行有點滿，我能改成兩排嗎？比例一樣能維持在版面的三分之一，字級可能會縮小一點，但這個大小在10步以內還是看得清楚。」

所以會寫作，你就能在事前展開良好的溝通，對方也會覺得跟你一起工作很輕鬆！

寫作，是你的保護傘

寫作不僅能解決前述的溝通問題，還能幫你的工作架設一頂「保護傘」。像這種需要反覆溝通的事情，出狀況時往往會各說各話、死不認帳。

所以你如果會寫，就能提前把想法、需求，整理成一份正式文件；率先發到工作群組、或是用 Email 寄給雙方的部門，留下紀錄。

這能讓你的溝通能力與思考過程被看見，在工作上是一大加分，同時這些文字也會成為你自保的手段；有寄送時間、溝通細節、雙方共識，白紙黑字他想賴也賴不掉。（記得要請對方回覆「已收到」）

不要以為只有作家、或是行銷文案才需要學習寫作，任何人都需要寫，也都能從中獲益。

會寫的人，工作效率會越來越高，重複勞動的次數則會降低。

以這種溝通文件來說吧，其實寫一次就能成為「模板」；之後跟不同職位的人聯繫時，把其中的字詞、需求、時間等資訊替換一下，馬上就能寄出，對方還會覺得你效率真高、工作能力挺強的。

所以寫作，是每一位職場人必備的底層技能，現在你就應該開始練習用書面文字表達你的觀點，不僅在工作時能溝通順暢，還能讓自己的成就被記錄、被查閱、被看見！

本文經《方格子》授權轉載，原文發表於此

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責任編輯：王祖鵬
核稿編輯：翁世航