交辦工作給同事最怕聽到「好喔」,肯定搞砸還會是場悲劇

交辦工作給同事最怕聽到「好喔」,肯定搞砸還會是場悲劇
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我們想讓你知道的是

寫作,是每一位職場人必備的底層技能,現在你就應該開始練習用書面文字表達你的觀點,不僅在工作時能溝通順暢,還能讓自己的成就被記錄、被查閱、被看見!

文:林子威 Alex Lin

大概進入職場2至3年後,通常會進入一段很漫長的「倦怠期」,而且越上班心越累;很大的原因是你不得不跟同事溝通,彼此進行一輪又一輪的折磨。

舉個常見的例子吧:請公司的美編設計一張活動視覺。

你覺得自己說的很清楚了:「要亮一點、要有節慶的感覺、要凸顯到讓人一眼就能看見,其它的你儘管發揮吧!」
同事聽完後只回了一句:「好喔。」

放心,肯定給你搞砸,而且做出來的設計往往都跟「社區里民中心的瑜珈課招生海報」一樣悲劇!到底是我沒講清楚,還是他沒聽明白啊?

當然是你沒講清楚。

職場難題,往往都是溝通出了問題

你以為自己講得很清楚了,但聽在對方的耳裡,其實抽象到爆。

他邊聽,還會邊吐槽:

  • 「要有節慶的感覺」→ 什麼叫節慶的感覺,是要燒香拜拜還是滑龍舟?
  • 「要亮一點」→ 多亮?LED瓦數10W?
  • 「要凸顯到讓人一眼就能看見」→那要不要改用雕刻的,有預算嗎?

最怕的就是,他也懶得跟你溝通了,直接敷衍說:「好喔,知道了。」結果回去照自己的想法隨便弄一弄,在截止日前一刻才交出來,讓你不得不接受。

長期下來變成職場中的互相傷害,還在老闆面前吵架,結果通通被拖出去各打五十大板吧!

那該怎麼辦?

像這種工作交辦的事情,有個關鍵就是:不能增加對方的認知負擔。

我們在工作的人,大腦其實特別脆弱且混亂,一方面要辦著眼前的任務,同時又要擔心另一件事的截止日期;再加上永遠跳不停的 LINE、Email、電話,早已無力面對複雜且抽象的溝通了。

這時你還用「要很亮」、「要喜氣一點」這樣的敘述來交辦工作,他的大腦會直接當機,甚至對你產生厭惡情緒。

所以應對方法也很簡單:不要用講的,要用寫的!寫的時候要具體,有指令跟執行步驟;就像替對方的腦中鋪設一條軌道,讓他能邊看文字,邊想像出接下來工作的全貌。

例如前面說的設計工作,應該這樣寫:

以下是本次「春節活動」的視覺任務,我會分「陳列地點」、「視覺需求」、「文案呈現」、「截稿時限」來說明本次的設計需求:

  1. 陳列地點:海報的視覺會出現在我們旗艦店的門口,考量到人們在逛街時注意力會比較浮動,視覺應該要維持單一元素、單一訊息、對比度強烈的設計。
  2. 視覺需求:只放「本季主打商品」在海報的正中央,因為是春節,背景最好是紅色的;請挑能跟紅色產生強烈對比的商品照片,要去背、畫質得高到能看見商品上的 Logo、按鈕等細節。
  3. 文案呈現:文案只有8個字的空間,最多佔全海報的三分之一;用粗體、像春聯般的毛筆字,要讓路人在10步之外就能看到海報上寫了什麼。
  4. 截稿時限:視覺最後的截稿日是週四下午18:00。
  • 但要先給行銷部跟老闆過目,確認沒問題後再發到各門市陳列,於週日上架。
  • 所以我們抓本週二下午15:00,我會跟你核對第一稿設計。
  • 第一稿沒問題後,週三下午14:00會同時交給行銷部跟老闆;如果有需要微調的,尚有1天的時間。

你看,如果你能給他這樣的一份文件,他做出來的設計大概不會差到哪去。

而且討論時,他也能快速的指出哪邊有疑慮,例如:「文案8個字擠一行有點滿,我能改成兩排嗎?比例一樣能維持在版面的三分之一,字級可能會縮小一點,但這個大小在10步以內還是看得清楚。」

所以會寫作,你就能在事前展開良好的溝通,對方也會覺得跟你一起工作很輕鬆!

寫作,是你的保護傘

寫作不僅能解決前述的溝通問題,還能幫你的工作架設一頂「保護傘」。像這種需要反覆溝通的事情,出狀況時往往會各說各話、死不認帳。

所以你如果會寫,就能提前把想法、需求,整理成一份正式文件;率先發到工作群組、或是用 Email 寄給雙方的部門,留下紀錄。

這能讓你的溝通能力與思考過程被看見,在工作上是一大加分,同時這些文字也會成為你自保的手段;有寄送時間、溝通細節、雙方共識,白紙黑字他想賴也賴不掉。(記得要請對方回覆「已收到」)

不要以為只有作家、或是行銷文案才需要學習寫作,任何人都需要寫,也都能從中獲益。

會寫的人,工作效率會越來越高,重複勞動的次數則會降低。

以這種溝通文件來說吧,其實寫一次就能成為「模板」;之後跟不同職位的人聯繫時,把其中的字詞、需求、時間等資訊替換一下,馬上就能寄出,對方還會覺得你效率真高、工作能力挺強的。

所以寫作,是每一位職場人必備的底層技能,現在你就應該開始練習用書面文字表達你的觀點,不僅在工作時能溝通順暢,還能讓自己的成就被記錄、被查閱、被看見!

本文經《方格子》授權轉載,原文發表於此

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責任編輯:王祖鵬
核稿編輯:翁世航




年末壓軸不容錯過!線下大型開發者聚會「AWS Enterprise Dev Day」,精進企業雲端技術競爭力就在此刻

年末壓軸不容錯過!線下大型開發者聚會「AWS Enterprise Dev Day」,精進企業雲端技術競爭力就在此刻
Photo Credit:TNL Brand Studio

我們想讓你知道的是

AWS將於今年10月7日上午10:00舉辦線下開發者聚會AWS Enterprise Dev Day,以「技術開發」為活動主旨,透工作坊、講座形式,圍繞NET & Java現代應用、雲端服務、人工智慧等數位技術進行交流,精進企業雲端技術競爭力。

現今雲端已達到隨需可用的成熟度,企業該如何備戰自身技術力,了解透過雲端發展AI/ML應用、大數據分析、優化架構,並趁著新服務或新應用的契機嘗試上雲,或是將既有應用搬遷上雲,達到未來以更低成本有效管理內部資源及強化資安,並減少資源閒置,搭配現代化的方法論及工具保持未來彈性,在技術系統上達到永續經營。

AWS首次在台灣舉辦「AWS Enterprise Dev Day」,希望與企業交流如何在AWS上快速有效地遷移和現代化,以及針對希望了解開發、部署、管理現代應用程序的.NET與Java開發者介紹適合使用的工具和服務。

AWS Enterprise Dev Day活動特色

此次活動為首次為企業舉辦線下大型開發者聚會,為所有.NET與Java開發者量身打造的技術議程,以及同時從主管與開發者角色出發的活動內容設計,如有關於企業上雲挑戰、資安、現代化、開發、訓練考照等精彩內容。歡迎企業執行長、資安長、技術主管、及開發人員團隊立即報名,幫助您利用AWS雲端的廣度和規模,與眾多技術專家交流,持續保持自身企業在未來的即戰力!此外,本次活動全程錄影,報名參與者即可獲得AWS的演講內容。

最特別的是,此次活動下午場次採多軌分場的方式進行,屆時將有多場堂精選技術議程及實作上機工作坊,包含AWS熱門服務精華、方法論、最佳實踐、實戰分享等;而後續更將開放另外報名「.NET & Java現代應用開發實作工作坊」,帶您透過專業技術團隊支援及現場技術專家一對一諮詢,搭配實作課程與團隊協作解決實際技術難題,並與開發者技術同好現場即時互動交流。

立即點此報名「AWS Enterprise Dev Day」開發者技術盛宴!

本場開發者聚會將包含以下七大主題:

  1. NET & Java現代應用開發(.NET & Java Modern Application)
  2. 搬遷上雲(Migration)
  3. 無伺服器服務(Serverless)
  4. 容器服務(Containers)
  5. AI / ML人工智慧與機器學習(AI/ML)
  6. Data Analytics資訊安全(Security)(Security)
  7. 訓練考照(Training & Certificate)
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無論您是企業執行長、技術長、技術主管、資安相關人員、IT人員、解決方案架構師、開發人員、工程師或系統管理員,邀請您一同現場交流,藉此掌握現代開發趨勢、AWS的熱門雲端技術、平台與服務。

AWS Enterprise Dev Day活動資訊

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日期:2022年10月7日(星期五)
時間:10:00 AM~3:30 PM
地點:南港展覽館二館 7F

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