創業成立「一人公司」,如何決定哪些業務該「外包」處理?

創業成立「一人公司」,如何決定哪些業務該「外包」處理?
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我們想讓你知道的是

既然要做一人公司,就一定需要把事情外包出去給其他接案單位處理,那哪些事情應該要外包呢? 兩個原則,一是自己不會做或不擅長的事情,二是非公司核心價值的事情。

文:雨果的理財生活觀

近幾年個人經濟越來越流行,尤其是YouTube網紅當道,許多年輕人畢業後的夢想工作就是想當YouTuber,覺得拿支手機或攝影器材拍影片編輯一下,就可以當YouTuber。

前幾年政府為了鼓勵新創,調整了成立公司的門檻與申辦速度,要登記成立公司相對容易許多,但一間公司是否真的一個人就能運作呢?

實務上,要成立公司通常最一開始是為了一個目的,就是開立發票,不管你是要銷售商品還是服務,消費者與客戶都會要求發票或收據,登記公司後才會有統一編號與發票本可以開立發票,除非是很小的商號可以免開立發票。

一人公司的基本功:外包

登記公司開立發票後,就會有記帳與報帳需求,除非你自己就有會計報帳專業,否則一般都會先委託給會計師協助記帳與報稅。待公司規模大到一個程度時,才會成立會計部門自行處理稅務事項,這就是成立公司後第一件需要外包的事情。

做生意需要處理的事情很多,開立發票與其他帳務事項、業務開發、產品生產製造、宣傳等等,一人公司就是要處理這些所有的事情。但一個人一天就24小時,怎麼可能全部都要自己處理,所以一人公司最核心的基本要求就是「外包」,把事情委託給其他人協助處理。

既然要做一人公司,就一定需要把事情外包出去給其他接案單位處理,那哪些事情應該要外包呢? 兩個原則,一是自己不會做或不擅長的事情,二是非公司核心價值的事情。

例如公司帳務,大部分人對於會計與記帳都沒有概念,尤其是登記公司需要準備那些文件,跑那些政府單位,這些自己不會做就委託給會計公司幫你處理就好。

哪些是你的核心價值?

非核心價值的事情就有很多種可能,既使是賣同樣商品的兩間公司,它們的核心價值也可能是不一樣的。

我們就以賣面膜為例,市面上有許多面膜品牌,許多不同的配方與強調功效,其實這面膜絕大多數都不是這些商家自己研發製造的,而是由化工廠代工生產,可以由商家自己提出他們想要的化學成分,也可以由化工廠代為研發新的配方,有的化工廠也自己生產自己的品牌在網路上販售,但絕大多數都不是由面膜廠商自己生產的。

這麼多面膜品牌都是由化工廠代工,請問它們公司的核心價值是什麼? 自然不是很厲害的商品研發能力或是化工能力,而是行銷能力。成份配方都差不多的幾樣產品,有個品牌賣得特別好,靠的就是它的行銷宣傳能力,或是為產品說故事的能力,它的核心價值就是品牌行銷。

而自己生產在網路上販售的化工廠,它們的核心能力就是產品製造,許多知名品牌的商品也是委託它們代工生產,但是化工廠自己的產品就是銷量不好,既然商品生產是它們的核心價值,或許它們就該專注在商品生產,將行銷宣傳外包出去。

還有許多行業也是這樣的模式,特別是3C商品與家電,很多售價較便宜的品牌都是採用找代工廠生產然後掛牌的方式來販售,企業本身並沒有生產甚至設計研發的能力。

回到一人公司,除了會計帳務以外,你的核心能力是什麼? 你可以將那些事情外包出去? 都需要審慎的思考,自己只需要做最有生產力與經濟價值的事情。

外包費用是否划算?

每個外包流程都需要付費,雖然有時候會覺得外包的費用很高,自己請員工來做會比較節省費用,但其實你少算了很多隱藏成本,採用外包的好處其實不少。

一人公司同時也代表沒有請員工,沒有員工就沒有人事管理問題、沒有勾心鬥角問題、沒有勞健保與公司賠償問題、沒有辦公室空間與環境問題、其實可以省去的麻煩很多。很多人以為請了一個員工,就可以把很多事情都交給他做,而且薪資固定,做越多事情越划算,但其實很多時候也會為了不讓員工閒著,老闆會盡量找事情給他做,包含沒有意義與價值低落的事情。

採用外包的優勢就是每個動作的成本清楚且固定,你想設計一個新的產品包裝或新的LOGO、想要多一些網路曝光量、想要改變網站購物流程,每個舉動都需要收費,而身為一人公司老闆的你,就會審慎的思考這個舉動有沒有意義、需要增加我多少的成本、有沒有那個價值。

除了效率與經濟價值以外,成本也會相當的清楚,每多做一件事情,每個動作的價格與數量都可以換算出每筆單價是多少,反映到商品成本裡,是否可以讓我提高商品售價,或是期待可以增加多少銷售量,換算下來到底值不值得。

一人公司的規模上限

一人公司的規模上限就是你自己的時間與能力上限。你能想像一下,一家企業的總經理不會自己處理所有事情,他會把查詢資料、連絡廠商安排行程、整理報表等瑣事交代給秘書,他會把商品行銷交給行銷經理,把產品研發、生產、與優化交給產品經理,把財務報表交代給會計部門,把銷售規劃與執行交代給業務部門。

而總經理本身就是了解各項進程,擬定好策略,然後交代給各個部門的人去執行,並監督進度,有的人也會需要做一些公關與拓展人脈,進行產業交流。

你只有一個人,你也無法將前面所述的所有事情都外包,你每種事情都需要懂一點,然後找到適合的外包公司,秘書要處理的瑣事大概就是都要自己來處理,你的一人公司規模大概就是你本身的專業核心能力與能投入工作的時間所決定的,當然工作效率占了很重要的一部分。

其實一人公司能做到年盈餘數百萬或上千萬就很足夠了,這已相當於一家小型公司的獲利規模,對於一個人的收入來說也已相當吸引人,如果事業真的經營的不錯,也碰上能持續擴大的機會,你就需要思考是否要開始聘請員工將經營規模擴大,還是捨棄這些機會,繼續維持一人公司的營運方式。

建立一套有效率且符合成本的營運模式