《亞馬遜會議》:腦力激盪不求盡善盡美,而是秉持「不完美沒關係,但要快」的精神

《亞馬遜會議》:腦力激盪不求盡善盡美,而是秉持「不完美沒關係,但要快」的精神
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我們想讓你知道的是

假設會議要在一小時內結束,預計三十分鐘提出創意,三十分鐘歸納做結,若請與會者在五分鐘內或三十分鐘內盡可能寫下任何想法,五分鐘的限制比較能激發創意。

文:佐藤將之

讓腦力激盪有效率進行的訣竅

腦力激盪的基本

典型的做法是針對某個課題(例如下一季的方針),整個小組先自由發表各自的想法,並對各種問題做出回應。

進行大規模腦力激盪時,則要先切割時間,比方說討論兩小時後進行成果發表會,整體規劃可交給小組中擅長主持的人來負責。這個主持人在一開始做好時間分配後,要確保創意的提出、整理意見、做出結論、抄寫在白板上這一連串流程順利進行。

和一般會議相同,進行腦力激盪時也要掌控好進度,必須在預定時間內產出成果。

要善用腦力激盪,需要一些訣竅。不過以我的親身經驗來看,就算沒有特殊才能,只要多參加幾次,任何人都可以在能力範圍內辦到。

以下就介紹我在亞馬遜學到的腦力激盪訣竅。

  • 不完美但快速

應該要求每個人快速提出想法。這是因為給予過多深思熟慮的時間,就只能得到表面完美的答案。

有趣的是,相較於自由思考,如果能施加一些限制、設定時間範圍,反而更容易產生創意。

假設會議要在一小時內結束,預計三十分鐘提出創意,三十分鐘歸納做結,若請與會者在五分鐘內或三十分鐘內盡可能寫下任何想法,五分鐘的限制比較能激發創意。

萬一五分鐘不夠,再追加時間就好。當大家的筆差不多都停下來時,先告一段落。討論中途想到其他點子,再繼續寫也沒關係。

腦力激盪要求的不是平時的思考模式,不求盡善盡美的解決方法,而是秉持「不完美沒關係,但要快」(Quick and Dirty)的精神,總之先求創意的量,再從中找到原石,琢磨成閃閃發光的鑽石。

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Photo Credit: 三民出版提供
  • 集結不同屬性的人參與

與會的每一個人必定都有不同的智慧。因此,假設小組有二十個成員,與其從中挑選五人參加腦力激盪,不如讓二十人全部參與,這樣運用了所有人的智慧,更有機會產生新創意。當然,在平時的辦公室環境中進行腦力激盪,想召集不同部門的人來參加可能有困難,但如果是場外會議,則要盡可能集結不同屬性的人參與。

但也不是人數越多,成果的品質就越好。參與腦力激盪的人選非常重要,如果聚集的是同樣屬性的人,想法不就大同小異了?

參加腦力激盪的人選不必限制在同一個部門,集結財務、業務等其他部門的人員,觀察事物的角度會更加廣闊。你認為理所當然的事情,從其他部門的角度來看,或許會點出從沒發現的問題。當對方質疑「這是為什麼呢」,靈感可能就被激發出來了。

另外,當小組成員有上下級關係時,可能會有所顧慮而無法暢所欲言。為了防止這種情況,必須留意小組成員的編選。

  • 善用分析工具

參加者寫在白板或便利貼上的文字可能不好理解,別人的解讀也可能與原意有所出入,所以主持人追問提出想法的參加者「這是什麼?」是必要的。當所有想法都被正確理解,才能找出想法之間的共同點,並能在白板上分類整理。

所有人都提出創意後,如何歸納就是考驗主持人功力的時候了。他要在瑕瑜互見的各種想法中,辨別不同思路並加以分組。

這時,現有的分析工具也能派上用場。例如我在營運部門思考第一線的問題時,經常使用4M分析法 。一旦習慣之後,在遇到問題時,便能迅速判斷出「這是有關費用的問題」、「這是有關環境的問題」,歸納到適當的分類。

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Photo Credit: 三民出版提供
  • 會議召集人不宜過度介入

我說過決策會議的負責人掌控整體會議,是很重要的。但有時在腦力激盪會議中,負責人不介入效果反而更好。

尤其是當你想在金字塔型組織的會議中激發意見時,如果居上位的負責人加入討論,容易使與會者認為負責人的發言就是正解,大家的思考因而停滯,難以產生新奇的創意。

這種揣測上意而提出的點子毫無意義,不如交給參與者自行做主,不要過度介入才是最重要的。

我擔任會議召集人時,也要求自己退後一步來觀察整體。一旦加入某一組的討論,想法就容易受到局限,無法看清其他創意。

會議召集人的責任是觀察各個小組,當討論陷入僵局適時給予協助,控制時間,並在最後做好歸納,徹底扮演協助的角色。

書籍介紹

本文摘錄自《亞馬遜會議:貝佐斯這樣開會,推動個人與企業高速成長,打造史上最強電商帝國》,三民出版

作者:佐藤將之
譯者:卓惠娟

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日本亞馬遜創始成員親述關鍵三大會議如何運作
以及背後反映的亞馬遜管理風格與領導守則
教你用最高效率定目標、想企畫、做決定、追蹤執行狀況
讓每分每秒都花在刀口上


你開會時遇過這些情況嗎?

  • 為了決定某件重要議案,把眾多相關人員召集到會議室。
  • 每個人都拿到一疊似乎永遠看不完的會議資料。
  • 只有少數人發言,幾乎都是主管。
  • 花很多時間高談闊論,卻沒有達成任何決議。

只好再找時間開會討論......

在亞馬遜,這種沒效率的會議絕不可能發生。

亞馬遜除了網路商務,還跨足Kindle電子書、影音平臺、雲端運算服務(AWS)、無人商店,至今仍持續開發並同步展開多種事業,各式短期、長期、跨部門企畫不斷增加,但還是能快速取得巨大成效。

到底這些企畫如何有效率地發想、定案,又如何穩步開展?
關鍵就在於亞馬遜特殊的開會方法,以及背後反映的管理風格與領導守則。

【從開會方法學習亞馬遜的管理風格與領導守則】

貝佐斯與主管團隊立下的14條領導準則(Our Leadership Principles, OLP),深深影響亞馬遜人的工作思維與作業方式。觀察亞馬遜的開會方法,其實也就是學習背後所反映的管理風格與領導方針。例如:

準則1:顧客至上 (Customer Obsession)
在會議上有時會遇到與會者意見分歧的情況,這時「顧客至上」準則就會被拿出來思考。例如,有人提出延後給顧客的交貨期限,公司利潤就會提高,但這樣的提案會被否決,因為亞馬遜絕不允許犧牲顧客來擴大利潤。


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將來銀行將在今年秋天攜手大股東全聯推出超狂開戶好禮。在揭曉領取方式之前,先根據直覺選擇第一眼喜歡的蛋料理吧,這將神準反應出你的人格特質,並根據特質找到最適合你在將來銀行使用的服務。

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所謂禮多人不怪,但是送禮能送到心坎裡,那才叫厲害。作為台灣開放金融與智慧生活的領導品牌,將來銀行總是可以用最有創意和歡樂的方式,滿足消費者在金融及生活方面的種種需求。今年秋天,將來銀行真心好秋!攜手大股東全聯,要送給開戶的朋友一份最實用、最有感、最令親朋好友厝邊鄰居都羨慕的超狂好禮——大武山雞蛋!

等一下,而且還是兩盒!

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完成開戶及裝置綁定就有 100 N 點,再領兩盒雞蛋兌換券

將來銀行與大股東全聯攜手推出「雞蛋券」,只要透過專屬的邀請碼「PXEGGS」開戶,就可獲得100N點(1點=1元),再加上兩盒(一盒10顆蛋)的大武山雞蛋兌換券!在經歷蛋荒的衝擊,意識到生活中有太多地方需要用到蛋的今天,這種豪禮也太奢華了吧!

開戶拿雞蛋券,方法很簡單。首先準備好雙證件以及他行臨櫃開立的帳號之後,下載將來銀行App開戶,記得一定要輸入雞蛋券的邀請碼「PXEGGS」開戶才可以喔;接著會收到一封開戶完成簡訊,按照說明完成裝置綁定,你就會在將來銀行App的票券匣中,看到兩張「大武山履歷蛋兌換券」囉。

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雞蛋富翁的奢華料理

一口氣拿到兩盒優質雞蛋,晉升雞蛋富翁的你,當然要先炫富一波。這裡為大家介紹三道非常適合帶出門的豪奢擺闊雞蛋料理,帶著它們一起去露營、戲水、上班、上學都能盡顯非凡氣勢,讓大家知道你在將來銀行開戶之後,不只在科技上與未來金融趨勢更接近,在餐桌上也是領先眾人的大富翁。

1. 蚵仔只是提味用的蚵仔煎
準備木薯粉(或地瓜粉)、太白粉、麵粉、十幾顆蚵仔、三顆雞蛋和一小把青菜。先將兩湯匙的木薯粉(或地瓜粉)、一湯匙太白粉和半湯匙麵粉,加水拌勻成粉漿;然後將蚵仔下鍋,30 秒之後倒入粉漿,等到粉漿的邊邊看起來有點焦焦的,就可以加入三顆打散的雞蛋,再放青菜,繼續煎到雞蛋和青菜全都熟透即可。起鍋後將蚵仔挑起來,把蛋煎分享給爸爸:「爸,我在將來銀行完成開戶及裝置綁定,獲得兩大盒大武山優質牧場雞蛋兌換券,蛋煎都給你,我吃蚵仔就好。」想必爸爸會立刻讚嘆,大武山雞蛋是來自五星牧場的 AA 級動福蛋,雞隻們聽著莫札特的音樂成長生活,產出高品質的安心雞蛋,將來銀行真是懂蛋啊!

2. 香菇只是裝飾用的香菇蒸蛋
準備三朵香菇、一罐雞湯和四顆雞蛋。先將雞蛋在碗公裡面打散,然後加入一罐雞湯以及切成小片的香菇。放入電鍋後在外鍋加兩杯水,按下開關,蓋子記得要留個小縫透氣。開關跳起來之後再悶五分鐘就可以了。上桌之後把所有的香菇都舀起來,把純蒸蛋分享給媽媽:「媽,我在將來銀行完成開戶及裝置綁定,獲得兩大盒大武山優質牧場雞蛋兌換券,蒸蛋都給你,我吃香菇就好。」想必媽媽會露出感動的微笑,畢竟今年雞蛋價格頻頻上漲,要買個蛋還到處缺貨,將來銀行開戶真的是太甘心啦。

3. 一次十顆茶葉蛋
準備十顆雞蛋,用冷水起鍋煮成白煮蛋,煮好以後放涼再冰冰箱過一夜。隔天用湯匙輕輕把白煮蛋表面敲破,放入鍋內,加醬油、水(醬油要比水多,而且要蓋過水煮蛋),然後放一包滷包、一包紅茶包、一些八角和甘草,開火煮到滾。滾了之後轉小火繼續煮十分鐘,然後關火冷卻,連續重複三次就可以了。和好朋友分享的時候記得一口氣全梭出去,自己一顆也不留,讓大家驚訝於你的大方豪爽:「我在將來銀行完成開戶及裝置綁定,獲得兩大盒大武山優質牧場雞蛋兌換券,煮完這十顆我還有十顆。」想必你的朋友一定會覺得,將來銀行的雞蛋券活動,是結合了金融、零售、科技的創舉,真的是超有創意,不參加不行!

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