《遠距團隊的高效領導法則》:舉辦線上會議的八個簡單步驟&讓討論更熱絡的八個小技巧

《遠距團隊的高效領導法則》:舉辦線上會議的八個簡單步驟&讓討論更熱絡的八個小技巧
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我們想讓你知道的是

這本書解決所有遠端領導者擔心的一切問題,即使無法身處同一個空間或時區,你也能打造一個讓員工能夠安心且高效工作的遠距環境,成為出色的高績效團隊領導者!

文:大衛.博柯斯(David Burkus)

用八個簡單步驟舉辦有效的虛擬會議

無論這是你與團隊的第一次虛擬會議,還是你們第47次的每週會議,都可以遵循以下步驟,讓這次成為有史以來最好的一次會議。

一、開會要有目的

「又到我們定期開會的時間」,這並不是一個充分的理由。原因可能是每隔一段時間,你都希望讓大家交流情感。但即便如此,你也要提前聲明這一點。這將使規劃過程變得更加容易,因為大家會對將要討論的內容抱有務實的期望,並可以按照目的來規劃。開會的其他充分理由是討論問題、產生點子、做出決定,或就某個檔案進行即時協同作業。每次會議都針對一個目的,超過的話,你應該考慮分成兩場較小的會議(即使兩場都在同一天舉行)。

二、挑選合適的與會者,而且只選合適的人

並非團隊中的每個人都需要參加每場會議,並且你發送的每個活動邀請都會使他們對真正想做的工作分心。請記住,與九個人進行一小時會議的成本不是一小時,而是九小時。而且隨著與會人數增加,會議效率通常會直線下降。因此,要明智地利用員工的時間,並盡可能縮短與會者名單。

三、訂定合適的議程

你應該為每次會議訂定議程,但應該是合適的議程。研究顯示,光是訂定議程並不能提高任何人對會議有效性的看法,重要的是計畫中的內容以及會議照著計畫進行的程度。不要使用籠統的標題,而是使用問題作為標題。因此,「行銷議題」變成「我們如何在廣告預算縮減的情況下,獲得相同的回報?」;「其他事項」變成「我們有什麼重要的資訊需要分享?」用問題當標題有兩個好處:第一,當你發送議程後,與會者能有合適的心態(你絕對應該提前發送);第二,議程可以幫助大家瞭解會議是否確實發揮效果。如果我們的問題得到解答,那確實是一次有效的會議。

四、提前十分鐘開啟線上會議

每次會議都應該準時開始。但是,如果你想一下實體會議的互動氣氛,通常會有一個會前階段,可以讓團隊建立寶貴的情感聯繫。也許是因為他們一起走去開會,也可能是因為他們提前抵達會議室聊天。在虛擬環境中,如果你準時開始會議,你就剝奪了團隊的社交階段。

所以提前十分鐘開啟會議管道,讓人們隨意進入(並告訴你的團隊你會這樣做)。你甚至可以提出一些計劃好的問題來促進這個社交階段,幫助人們分享身旁發生的事情。(如果你提前十分鐘開始,請確保你再提早個五到十分鐘就登錄會議平臺。你可不想在你的成員分享他們寶寶踏出第一步,或最近的假期故事時,自己卻在解決技術問題。

五、做好會議紀錄

你不需要每次會議都遵守《羅伯特議事規則》(Robert's Rules of Order)。但是你應該指定一名記錄(主持人之外的人)來記錄會議內容。特別是,你要確保記錄下沒有料想到的問題、新點子和任何由決策產生的待辦事項。誰說了什麼,以及說話的確切時間並不重要,重要的是確保我們知道有哪些點子被提出,以及誰承諾後續要採取什麼行動。

六、緊扣主題

隨著會議的進行,要確保你緊扣主題,並照著計劃好的時間分配。如果你不用心,那些主導談話、發表過多言論的人會很快岔題,而那些假裝提出問題的人也會偏離主題,這種人實際上只想在你說可以提問時,發表他們冗長乏味的言論。你的議程設定了目的,所以可以拿議程當擋箭牌,如果你必須打斷別人,請他們等會議下線後再分享他們的想法。如果有人遲到,你無需浪費時間替他們解說會議的進展,他們有議程,可以隨時觀看錄影檔,或在會議結束後看會議紀錄。

七、用總結收場

隨著會議時間接近尾聲,讓大家一起,簡要地說明剛剛討論過的事情。如果需要,請指定的記錄檢查一下會議紀錄;否則只需瀏覽議程項目的各個問題,並確認每個人都認為這些問題已經得到解答。最後,確認指派的人員理解待辦事項,如果可能的話,為每件待辦事項訂下承諾的處理時間。

八、保持會議開通

在計畫時間或之前結束會議,但不要覺得有必要立即關閉會議通話。就像你提前幾分鐘開啟會議通話一樣,讓它保持開通狀態,留出時間讓大家在結束後繼續寒暄交流。如果你是會議的「主持人」,這可能意味著你必須一直待到其他人都登出為止,但是如果你需要專注於其他任務,你應該可以把聲音關成靜音,並關閉你的視訊功能。

在會後一定要發送會議紀錄,並讓大家知道,如果他們錯過會議,可以到哪裡看/聽錄製的內容。當你這樣做時,你可能會從團隊成員那裡得到一些意見,這將幫助你把會議流程調整到適合他們的方式,使下一次會議變得更好。

讓虛擬會議變得更好的幾個技巧

如果你按照上述步驟進行,你的虛擬會議很可能在開始之前就被視為有價值的會議,並且在開完會之後很長時間仍然被認為是有價值的。但是,當你規劃和推展虛擬會議時,還有一些事情需要記住。

1. 分擔苦差事

如果你領導的是一個全球團隊,甚至是一個分散在一、兩個大洲的團隊,那麼時區會成為一個重要因素。如果你總是把會議安排在對你方便的時間(或者甚至對最多人方便的時間),那麼你就是在傳達一個訊息:對團隊來說,那些必須在不方便的時間登入的成員不那麼重要,或比較不值得被考量。因此,大家要分擔會議時段不好的苦差事,定期輪替時段,這樣每個人都會有一些好的和一些不好的時段,但大家會感覺到彼此關係緊密,自己對團隊是非常重要的。