視覺化筆記工具Heptabase圖解教學:如何將大量的筆記、資料,繪製成一張知識管理地圖?

視覺化筆記工具Heptabase圖解教學:如何將大量的筆記、資料,繪製成一張知識管理地圖?
圖片來源:電腦玩物

我們想讓你知道的是

如果你是知識工作者、論文研究者,或是很希望有一個視覺化流程的筆記整理工具的朋友,都很推薦你可以試試看。

你可以想像在進行一個專題研究、規劃一個專案流程、整理相對雜亂資料時,有一個工具可以像是一張超大桌子一樣,讓你把所有筆記攤開,重新建立彼此之間上下前後的連結,並看到整個系統、流程的地圖。這就是今天要跟大家介紹的新興視覺化筆記工具:「Heptabase」,這款由台灣開發者創立的個人知識管理工具,非常適合知識學習的整理,但也很適合作為專案流程的規劃。

「Heptabase」提供了有別於傳統線性邏輯的筆記結構,讓你把自己大量的筆記、資料重新「繪製成一張地圖」。

在視覺化的地圖中,除了可以有一覽無遺的鳥瞰視野外,跟著地圖的連結路線與空間位置,接下來無論要從這個地圖中提取地點(重點卡片),或是安排行程(規劃流程),或是把新發現的地點(新的知識)加入,你都會相對清晰的從應該在的路徑與位置中找到他們。

近幾年流行的「卡片盒筆記法」,也衍伸出了像是 Roam ResearchLogseqObsidian 等數位工具,而「Hepta」也同樣是實踐卡片盒筆記法、個人知識管理的最佳工具之一。

相較之下,Roam、 Logseq 、 Obsidian 的雙向連結雖然強大,但如果你期待的是一個更能「按圖索驥」的知識圖譜,那麼這些工具畫出來的連結圖大多時候只有觀賞效果,實用性不大。

而「Heptabase」則是真正實現用視覺化圖譜的方式,實現各種筆記卡片之間彈性連結的工具。

今天這篇文章,就讓我先從如何上手「Heptabase」的幾個關鍵功能,撰寫一篇詳細的圖文教學,讓大家一窺其面貌。

也歡迎參考我用「Hepta」繪製並公開分享的「Heptabase知識管理工具研究流程圖」。

我也拍攝了一段呼應下面文章功能教學的影片示範,有興趣的朋友可以對照參考。

01. 安裝軟體與訂閱服務

Heptabase」目前還算是公測期間,暫時只有電腦端的軟體可以使用,並且必須付費訂閱。

雖然如此,一方面你可以透過我的文章了解她的功能,另一方面「Hepta」提供了一周內可以退款的服務。

再者,如果你是知識工作者、論文研究者,或是很希望有一個視覺化流程的筆記整理工具的朋友,都很推薦你可以試試看。

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圖片來源:電腦玩物

完成訂閱付款後,正式開啟「Heptabase」的軟體,目前提供的電腦端軟體讓整個資料庫可以離線使用,同時也內建了跨裝置的雲端同步功能。

目前「Heptabase」的雲端同步不是完全即時的,你可以透過「Ctrl」+「S」快捷鍵,強制剛剛的更新同步到雲端,方便跨裝置使用。

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02. 建立白板(Whiteboard):專案、領域、課題

「Heptabase」有很多不一樣的筆記整理邏輯,也保有很大的彈性,所以每個使用者可能都會用出不一樣的「Heptabase」管理圖像。這邊,我嘗試用這個階段的我所理解的管理路徑,來為大家介紹如何上手「Heptabase」。

首先,我推薦先從如何建立一個「白板(Whiteboard)」開始。

透過左方「Map」,可以在總覽大地圖中任何位置點兩下,建立一個新的「白板(Whiteboard)」。

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一個新的「白板(Whiteboard)」代表什麼呢?我認為她優先適合用於一個長期大專案、一個持續研究的領域、一個很複雜的學習主題。

也就是「白板(Whiteboard)」代表的不是一個小任務或片段知識整理,而是一個需要在拉長時間的過程中,不斷累積新資料,但又需要在不斷新增知識的過程中建立好脈絡、路徑、組織,最後逐漸形成一個大型地圖的主題。

在「白板(Whiteboard)」中,我們不斷透過學習、研究、實測,新增出一張一張的卡片筆記,透過白板的無限大自由空間,我們可以開始把一些相關的筆記「吸合」在一起,排出一個報告的大綱順序,或是組織出一個同類知識的清單。

白板幫助我們自由組織這些卡片筆記,只要兩張卡片筆記靠在一起,就能自動像磁鐵一樣吸住並聚合。

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或者,在「白板(Whiteboard)」中,可以利用快捷鍵「2」,開始在不同的卡片筆記之間化出連接線(Connection)。

點擊連接線(Connection),還可以在上面加上註解文字。

於是,到了這個階段,我們可以開始把前面累積的大量卡片筆記,重新用視覺化的方式,規劃出她的流程圖、心智圖架構。

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在「Heptabase」中建立的每一個白板,是一個我打算長期研究的專題領域,其中一張一張的卡片筆記可以根據他們需要的位置、架構、流程,利用群組組合、連接線條等方式,視覺化的組織,看出我們需要的路線與順序。

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透過不同的白板,我們可以用不同的視覺化方式,重新組織我們的不同專案、專題。

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03. 建立卡片(Card):筆記、知識、資料

前面先從建立「白板(Whiteboard)」開始,不過內容的核心還是在於一個一個「卡片(Card)」筆記單位上。每一張卡片,對應一個知識、一份資料,或是一則任務筆記。

在「Heptabase」中,我們可以在一張「卡片(Card)」筆記單位裡面,添加:

  • 文字
  • 圖片
  • 超連結
  • 筆記連結
  • 待辦清單
  • 項目清單(可收合)
  • 程式碼區塊
  • 數學公式區塊
  • 以及一些基本格式等等

在白板任何空白處點擊兩下,就能新增一張卡片,卡片中透過/符號,就能插入一些常用的內容格式。

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我們也能在卡片上點擊右鍵,這時候有幾個常用的操作:

  • Fold:收合卡片內容,只剩標題(可以用來處理次要卡片筆記)。
  • 改變卡片的底色(可以用來標註重點卡片,或是特殊需求卡片)
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每張卡片的「card info」,可以看到:

  • 標籤(後面會介紹)
  • 連結(後面會介紹):這張卡片連出去到哪些卡片,哪些卡片連進來這張卡片。
  • Map(這是「Heptabase」總覽地圖的功能):這張卡片出現在哪些白板(一張卡片可以同時顯示在多張白板),這張卡片和哪些卡片有連接線(Connection),亦即前述的心智圖、流程圖功能。
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04. 連結卡片:快速彙整相關筆記

在卡片中,輸入@,可以跟其他卡片進行連結(就算不在這塊白板的其他卡片也都可以搜尋並連結)。

連結卡片是筆記之間的連結,和前面白板的連接線條是不同的功能用途喔!

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我自己的習慣是,雖然一塊大白板中卡片筆記都是展開的、連接的(不是連結喔,是畫出連接線條的意思),但是,我還是會在每一塊白板中有一個「總目錄卡片」當作核心筆記。

在這則核心筆記中,利用@插入超連結的方式,把白板中其他重要筆記連結到這裡,排出一個簡易大綱。

這時候,隨時點選這裡的卡片超連結,就會快速跳到白板上相應的位置(尤其白板變得很大時,就很好用)。

你可以試試看我的範例效果:「 Heptabase知識管理工具研究流程圖」。

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圖片來源:電腦玩物

@插入卡片超連結,還有一個妙用。如果「@連結的卡片」不在目前這張白板上,這時候只要點一下這個卡片連結,就會讓該卡片「顯示」到這塊白板中。(不是複製卡片,只是「在這個白板中顯示該卡片」)

例如,我在「Heptabase知識管理工具研究(by電腦玩物)」白板中的某張卡片插入一個「卡片盒筆記法」的超連結,但是該張卡片其實在另外一個白板中,但我只要點擊一下超連結,便可以將該卡片同時顯示在兩塊白板中。

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05. 標籤過濾:索引特殊需求、同類專案卡片

我自己很喜歡使用「標籤」來進行筆記的全局過濾,無論是過濾出某種專案需求的筆記,或是過濾出重要進度、特殊情境需要的筆記,都非常有用。(可以延伸參考:2021覆盤:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian都適用

而在「Heptabase」中,我們一樣可以用「標籤」來過濾卡片,並且可以跨不同的白板,進行全局的過濾。

例如我可以用「重要」這個標籤,標註每一個白板中的「核心目錄卡片」。

這樣透過標籤過濾,我就不用點進分開的白板,而可以直接看到不同專案、主題的核心目錄。

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或是透過「測試」這個標籤,過濾出不同看板中,可能還需要我進一步測試與研究的筆記單位。

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06. 快速聚焦在卡片筆記編輯

前面再多的整理特殊功能,但是最不可或缺的,還是我們實際寫下來的筆記內容。

在「Heptabase」中,我們有很多方式可以方便的編輯每一則卡片筆記。例如放大某一則卡片畫面,就可以在類似筆記軟體的畫面中進行編輯。

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或者,可以在這樣的專注編輯畫面,打開右上方的分隔視窗按鈕。就能開啟多視窗編輯模式。

這時候,點擊左方筆記中的連結,會在右方分割視窗打開每一則筆記,於是可以在雙視窗中同時進行「多則筆記」的對比與修改。

例如下圖中,左方是主要筆記(例如寫作文稿、專案主筆記),右方打開多則相關連結筆記視窗,快速把右方多則筆記內容,複製整理到左方的主要筆記中。

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圖片來源:電腦玩物

另外在白板中,還可以從右上方開啟一個「Split Screen」視窗,這樣左方可以點選白板流程圖中的任何一張卡片,右方則直接顯示這則卡片的放大編輯面板。

你可以試試看我的範例效果「Heptabase知識管理工具研究流程圖」。

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07. Card Library卡片庫

前面提到,我們可以建立白板來重新組織卡片資料,一張卡片還可以同時顯示在多個白板中。

那麼實際上的卡片(Cards)儲存在哪裡呢?儲存在稱為「Card Library」的卡片庫中,我們也可以從左方選單隨時進入「Card Library」,就能看到、搜尋、過濾「所有的卡片」。

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在白板中,如果刪除某張卡片,預設是只從當下這塊白板移出,但卡片還是儲存「Card Library」中。

在「Card Library」刪除這張卡片,才是徹底刪除。

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在組織一個專案主題白板時﹑可以打開右方的「Card Library」側邊欄,這時候可以從整個卡片庫、某個標籤過濾、某塊白板的卡片,把相關卡片拖曳到當下的白板使用。

就如同前面所說,當卡片放入一個白板,還可以顯示在其他白板,因為卡片是存放在Card Library中的。

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08. 在Timeline用時間軸排序所有卡片

和「Card Library」搭配使用的,還有一個「Timeline」頁面,這裡根據新增卡片的次序,排出最近新增的卡片,可以看到每一天建立的卡片時間軸。

前面我是從「先建立白板」開始說起,但卡片其實不一定只能放入某一塊、某幾塊白板中。

有時候,我就是想到一個想法,暫時還無法放入任何白板中組織,那麼就可以在「Timeline」中直接新增一張這樣的孤兒卡片。

Timeline的用意,應該是讓我們記得每天回顧一下今天新增的卡片,並看看有沒有哪些尚未進入白板組織的卡片,這時候可以建立一些連結。

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09. Map總覽地圖

當我們開始在「Heptabase」組織愈來愈多的知識、任務,便會開始建立愈來愈多的「白板」。這些白板(專案、研究主題、關注領域)之間也可能彼此有關聯,我要如何快速看到自己建立的所有白板,以及他們之間的關聯呢?

「Heptabase」設計了一個「Map」功能來進行視覺化的白板總覽,在這裡我們可以看到自己目前建立的所有白板,並且這些白板之間可以隨意的拖曳組合。

於是慢慢的你可以在「Map」中很直覺的歸納出自己的白板地圖。

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10. 可以分享自己的白板

最後,「Hepta」在你畫出一個專案、一個學習主題的視覺化白板後,讓你可以把這個白板分享到網路上。

只要利用「Share」功能,便可以開啟一個公開網址的小視窗,複製網址,便可以分享你整理的視覺化筆記給其他人參考。

例如這是我公開分享的「Heptabase知識管理工具研究流程圖」。

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以上10個功能拆解,幫助有興趣的朋友可以一窺「Heptabase」的真實面貌,也幫助想要試試看的朋友快速上手。

接下來,我打算再來寫一篇應用案例篇,分析一下可以如何利用「Hepta」完成像是書籍企劃、專案流程等等需求。可能還會再寫一篇統整心得,看看在「Hepta」中可以如何串聯不同的白板,建立一個自己知識管理的統整中心。

有興趣的朋友,可以繼續追蹤電腦玩物的更新,或是閱讀下面的相關文章:

本文經電腦玩物授權轉載,原文刊載於此

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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航


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