《讓人從聽你說話到聽你的話》:為什麼不建議在會議剛開始時就立刻「進入正題」?

《讓人從聽你說話到聽你的話》:為什麼不建議在會議剛開始時就立刻「進入正題」?
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我們想讓你知道的是

假如你是過於重視速度或生產力,因而常常忽視閒聊效果,或是排斥閒聊的人,請試著認為閒聊是有意義的,並抽出時間與對方聊個一次。想必你會發現,自己與對方的關係變得出乎意料的深厚,工作做起來得心應手許多。於是,速度與生產力也都隨之提升。

文:赤羽雄二

一般的溝通方式與「運作」有何不同?

一般的溝通方式,是表達我們的想法,設法讓對方接受。假如這樣就行得通當然沒有任何問題,但這種事很難做到。畢竟對方沒義務接受我們的想法,如果有好處對方就會同意,如果沒好處就是「請回吧」,然後溝通就到此結束。

本書解說的「運作」跟前者完全不同,是巧妙引導對方的會議,或是排除障礙讓對方只能點頭答應等等,「使對方或對方的團隊往我們期望的方向行動」。

閒聊的效果

相信有些人在會議剛開始時,都是先跟對方打招呼,然後就立刻進入正題。我也有這種傾向,所以都會注意這點,但還是常要反省自己。

之所以不建議立刻進入正題,是因為多數人覺得這種進展方式很唐突,導致溝通變得生硬。這樣一來就很難進入正題,所以我才會認為最好要注意這點。

麥肯錫時代我在韓國工作了十年,近期則在印度工作了三年。在國外開會時,前15到20分鐘一定都是用來聊天。有時還會聊得更久,假如之後還安排了其他行程,自己就會坐立不安。雖然很擔心「繼續聊跟正題無關的事沒關係嗎」,但又覺得自己應該「入鄉隨俗」,所以總是勉強配合對方。

不過,閒聊確實也有好處。這麼做可以更加瞭解彼此,不會徒勞無益。所以我總是告訴自己「這麼做很重要」、「欲速則不達」。

我喜歡聊的話題,有文化、風俗習慣、觀念之類的差異,以及關於家人的事等等。

跟董事長或總經理聊對印度人而言很重要的慶典、新紙鈔發行、應付排氣量管制的辛勞等話題時,我感覺到彼此的距離拉近了。當時的經驗使我學到這件事,也讓我現在重新覺得要好好重視閒聊。

假如你是過於重視速度或生產力,因而常常忽視閒聊效果,或是排斥閒聊的人,請試著認為閒聊是有意義的,並抽出時間與對方聊個一次。想必你會發現,自己與對方的關係變得出乎意料的深厚,工作做起來得心應手許多。於是,速度與生產力也都隨之提升。

一開始先從對方想知道的事說起

不能劈頭就提案

閒聊完準備進入正題時,要以「話說回來,今天前來拜訪是因為......」、「言歸正傳,關於這次的事......」來開啟話頭。

開啟話頭是為了進入正題,但絕對不能馬上提案。這是因為,對方或許有什麼事想問我們,而我們一定要回答對方。一般人往往以為,要是自己不主動說點什麼會陷入尷尬的沉默,所以才會覺得「得快點說話才行」,但其實完全沒這種事。此時應保持冷靜,先聆聽對方說的話。

對方也有可能不曉得該不該問而猶豫不決,所以就算等了10秒、15秒後,對方仍然什麼話也沒說,我們也別急著開口說起來。這種時候,我們就是一邊想像對方要問什麼事,一邊等對方開口。反正就算想像也多半猜不到,所以氣定神閒地等著就好。

像我有時擔心對方是不是要針對諮詢成果給予指正,結果對方談的卻是完全無關的話題,或是專案的後續,幾乎每次都猜錯。之所以要如此細心與慎重,是因為若要避免給人「自說自話」的印象,以及要以更具說服力的方式進行溝通的話,先聽對方說話肯定比較妥當。

先帶著誠意仔細回答

當對方斷斷續續地提出問題後,我們要帶著誠意仔細回答。雖說要「帶著誠意仔細回答」,但這絕對不是一件簡單的事。

因為我們會煩惱「這件事可以說出來嗎」、「要從哪裡開始說明呢」、「應該現在說出來嗎」等等,越重要的事越容易猶豫。此外也會擔心「自己是否用了不適當的說法,惹對方不高興呢」,或是「自己是否說了不必要的話呢」。

越是在意這種事,越容易結結巴巴自掘墳墓,所以回答時最好別客氣,也別想太多。

不擅長對答時的對策

不擅長這種對話的人大概可分成以下幾種類型。

類型1、怯場的人:怯場的人是因為不知道對方會問什麼、對方提問後不知道要怎麼辦,於是當下頭腦一片空白吧。若要避免這種情況,只要事先將20到30個可能會被問到的問題,當作A4筆記的標題寫下來,然後各花一分鐘寫出答案,當對方發問時就能夠輕鬆地回答對方。

類型2、思緒雜亂,不知道該從何說起的人:思緒雜亂,不知道該從何說起的人,只要事先在一張紙上寫好會議的劇本,包括會議的目的、對方可能會有的反應、一定要傳達的事、如何開口等等,就能夠順利地回答對方。

類型3、非常在意對方的反應而緊張僵硬的人:非常在意對方的反應而緊張僵硬的人,請抱持這樣的想法:「無論對方怎麼說,世界也不會因此毀滅,這次不行,下次再努力就好!」雖然這是每個人都會面臨的障礙,但這個障礙沒什麼大不了的。

不能用問題來回答問題

有一種情況必須注意。某些對溝通有自信的人,會使用以問題來回答問題的「技巧」。也就是當別人問「你覺得∼∼怎麼樣?」時,不直接回答問題,而是反問對方:「你對這件事有什麼看法?」這種情況較常見於口若懸河的人,或是(自認為)老練的人,但個人不怎麼推薦這種做法。

因為對方會覺得「希望你先回答我的問題。麻煩你不要用問題來回答問題」。雖然有些時候並不會造成什麼後遺症,但基本上還是別這麼做比較好。

想使用這個技巧的人大概可分成兩種,一種是因問題不易回答而想矇混過去的人,另一種則是如果回答就會講出不適當的話,所以想迴避回答的人。前者就算想掩飾也不可能掩飾到底,而且採取這種做法的話態度會變得消極敷衍,人就不會進步成長。後者或許是個謹慎、對外部批評很敏感的人,但該講的話避而不說,不僅會給人不信任感,本來能談妥的事也會談不攏。

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政府數位治理的三大挑戰:機關思維的轉變、資料傳輸的交換、隱私與方便的平衡。

所以如今政府透過組織再造,成立位階更高、權責更集中的「數位發展部」,把過去可能分別是通傳會、經濟部、國發會資管處、行政院資安處在做的事情重新整合,回應這些轉型過程中跨機關、跨領域的複雜問題,讓轉型過程中無論公私部門都有可以共同討論、解決問題的夥伴。

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