求職者在面試過程中最常犯的錯誤,其實是話說得太多

求職者在面試過程中最常犯的錯誤,其實是話說得太多
Photo Credit: Ludovic Bertron@Flickr CC BY SA 2.0

我們想讓你知道的是

面試絕對不可成為單方面的獨白,而應該是雙方有來有往的對話交流。

文: 喬.麥柯馬克 (Joseph McCormack),美國精簡大師

「話要說到重點,一旦說到了,就打住。」—F. V. 艾瑞希,語言學家

長話短說。面試時需要的是的控制得宜的對話,而非緊張的獨白。

最不該焦慮的時機

即便是準備得最周到、最有成就的專業人士,面試時也會感到緊張,自我意識變得過分強烈。越是這種時候,簡潔就越重要,它能讓你有別於其他求職者,提出好問題之餘仔細聆聽。我們一旦緊張起來,就會變得多話。若你曾經面試過應徵者,你就會看到他們如何滔滔不絕地自說自話,想盡可能傳達出最充分的訊息。然而,面試正是需要你表現出自制、紀律和覺察力的時刻,千萬別話說個不停,最好在前五分鐘就建立正面印象。

你也應該關注當下,全心投入對話。或許從書面資料來看,你是條件最好的候選人。但如果你對自己的言行舉止不夠謹慎,你的一切努力都會付諸流水。

簡潔是你最好的武器,而且要從履歷表就開始發揮火力。別寫出長達五頁的學經歷,應該刪除所有冗詞贅句,強調自己在實際經歷中有哪些成功之處即可。履歷封面最好能凸顯自己的與眾不同,讓面試官留下一個非選你不可的印象。任何成功的面試都需要遵守簡潔原則,說話簡短、只講重點。這可讓潛在雇主更容易了解你的背景、過去有哪些經歷、為什麼表現優異。很快地將自己的故事說一遍,大家會知道你本人就如履歷般簡練。

簡潔原則也可以讓你自在地談論自己,而不至於聽起來像是個老王賣瓜,自賣自誇的求職者。此前,你花了許多時間做準備,知道何時該暫時打住,向面試官提出幾個好問題,因為你一直在仔細聆聽,從對方的話推敲出他們重視的是什麼。沒人喜歡面試這份差事。有些面試官甚至話說得比求職者還多,因為他們自己也會緊張。說起來,面試官同樣應該遵循簡潔原則,假如他們能少說多聽,提出更好的問題,就能對前來面試的求職者做出更精確的判斷。

面試過程中,究竟有哪些場合需要簡潔表達,協助我們得到夢寐以求的工作、雇主得到最適合各部門職缺的理想人才?讓我們繼續看下去。

讓別人來引導對話

簡潔在商業界扮演著至關重要的角色,尤其是當你設法敲開大門、邁入第一步時。無論是面試者或面試官,兩方對於簡潔的作法都犯了不少共通錯誤。

我的密友道格.辛德洛,是全國房地產經紀人協會的人力資源部門主管。他在這個組織當了二十多年的高階經理人,該協會負責為數百萬名房地產從業人員認證為經紀人,讓他們正式成為協會會員。他在多年的事業生涯中,看盡各式各樣的面試失誤。「求職者在面試過程中最常犯的錯誤,就是話說得太多。」他觀察:「訓練有素、技巧高明的面試官通常相當善用沉默。若他們沒有連珠砲似地提出問題,求職者就會開始坐立不安,為了打破沉默造成的緊張而滔滔不絕地說話。」

道格指出,這時候欠缺自制的求職者遲早會說出聽起來很蠢,或揭露太多個人資訊的話。「當我為別人提出面試建議時,會請他們把它看成一場網球賽。面試官發球後,求職者回應他的問題,然後等著對方再拋出下一個問題。」

面試時表現得簡潔扼要,可讓雇方將你視為懂得節制的溝通高手、能夠融入團隊工作的理想候選人。

言多必失工作機會

這句話雖然不中聽,卻是千真萬確:優秀人才常常多說多錯,害自己丟掉理想工作機會。

我的好友湯姆.恩哈特任職於北卡羅來納州布雷格堡的美國特種作戰司令部,是位成就斐然的高階將領。他的工作包括為部門職缺面試候選人。有一次,恩哈特的前任上司強力推薦了一名人選,許多部門內的其他影響力人士也紛紛為她美言。她順利過關斬將,在心理測驗、背景調查、體能測試都得到相當高的分數,符合該職缺要求的所有資格,所有人都站在她那一邊。基本上,只須照章行事完成面試程序,這份工作根本唾手可得。「為求公平,我們面試了一名女性候選人、一名男性候選人,雖然我們都心裡有數,大家早就決定最後要雇用她。」

這位女士走進會議室,坐下來後便開始說話。「一開始,她的回答聽起來都挺令人滿意。」恩哈特說。然後有個人向她提問:「妳為什麼想在這裡工作?」她回答:「我認為這份工作有助於自己晉升為領導人。」她的回答讓恩哈特瞠目結舌。「我們都有些錯愕。」恩哈特說:「妳想來我們的部門,應該是為了成為我們團隊的一份子吧。」

於是這個答案引發了一連串的其他問題,當面試官越追究她應徵這份工作的理由,她就越把焦點都放在自己身上。「這簡直像螺旋效應。」恩哈特說:「她開始大談特談她自己、有什麼夢想抱負,希望幾年後就可以成為作戰指揮官,這份工作只打算幹個兩年。」「最有意思的是,她竟然毫無自覺。她的回答引發的更多問題,她以為是面試官對她很感興趣。」

面試官後來問到,她在派駐伊拉克及阿富汗的時候,具體來說執行哪些任務。「在這樣的組織,求職者最不希望的就是被追究底細。」恩哈特告訴我:「她從事的一直是內勤管理工作,根本沒實際作戰經驗。我們逐漸發現,她從來沒被安排過可以實際發揮能力的職位。」

這是個絕佳的案例,讓我們看到不夠節制的應徵者,也無法將對話引導至對自己有利的方向。「她完全誤解聽眾反應,把我們的警覺看成感興趣。」恩哈特指出:「說不定她更應該閉上嘴巴,因為我們本來就打算錄取她,只要她進來時沒丟手榴彈炸了會議室,就可以直接開始上班了。」最後,面試官們請她先去貴賓室等候消息,他們說:「我們還要面試另一個人,然後再通知妳結果。」

另一名候選人看起來,完全不像恩哈特的部門職缺要找尋的人才。但是當他開口回答面試官的問題,事情就變得很明朗了,不僅對恩哈特的部門瞭如指掌,也比前一名候選人更了解該部門的核心任務。「大家都看出,情勢整個翻盤。」恩哈特說:「我從來沒遇過這種事,一個備受各方推崇的候選人竟然徹底扭轉我的看法,而原本打算放棄的候選人卻挽回了我的心意。」

他們錄取了第二位候選人,而他現在已經晉升為局長。第一位候選人所犯的錯,足可作為所有商業界專業人士的借鏡。「務必要了解你的聽眾心裡想些什麼。」恩哈特說:「那名求職者並不知道面試官的專業程度到哪裡,也不知道她應該表現出對這份工作的認同與投入。她既不了解聽眾,話也說得太多。」

面試絕對不可成為單方面的獨白,而應該是雙方有來有往的對話交流。長話短說。面試時需要的是控制得宜的對話,而非緊張的獨白。無論你是求職者,或是面試官,面試時都應該謹守簡潔原則,如此一來你才會被視為是守紀律、能自制,懂得團隊合作的專業人士。準備面試最好能考慮以下幾點:

對於求職者:

  • 做好萬全準備。製作一張可快速說明為什麼你符合資格的BRIEF圖。
  • 講故事。發想幾個值得分享、簡短的成功經歷。
  • 保持在對話狀態。仔細聆聽、提出好問題、確認雙方互動平衡,不流於單方面獨白。

對於面試官:

  • 仔細聆聽。注意求職者是否在言談之間洩露弦外之音,而這些弦外之音是否揭露了求職者是怎樣的人,無論正面或負面。
  • 把真正的好問題夾帶在面試過程中間,這麼一來你會比較自在,也不會到了最後才趕著把問題問完。
  • 別吹噓。就算你認為候選人異常優秀,也不要誇大應徵職位的前景或福利。

書籍介紹

《簡潔的威力:注意力短缺時代,說得越少,影響越大!》,先覺出版

作者:喬.麥柯馬克 (Joseph McCormack),創辦雪菲爾德公司,協助客戶用說故事、將敘事視覺化的方式傳遞訊息。

30秒說不到重點?OUT!一句話就吸睛!本書作者以20年培訓無數人的強大功力,教你長話短說、準確表達。

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Photo Credit: Ludovic Bertron@Flickr CC BY SA 2.0

責任編輯:鄒琪
核稿編輯:楊士範


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