遇到這六種問題員工,你該如何應對?

遇到這六種問題員工,你該如何應對?
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我們想讓你知道的是

遇到好部屬,自然不用主管操心煩惱,但若遇到問題員工,身為主管,有責任、義務深入探討他們的存在根源,及時做出診斷,開出藥方,例如以下六種部屬──

文:日光

寵物店裡有隻鸚鵡標著:「會兩種語言,200元。」

另一隻鸚鵡標著:「會四種語言,400元。」

兩隻都毛色光鮮,靈活可愛,客人看了拿不定主意要買哪隻。

後來發現有隻老鸚鵡毛色暗淡散亂,標價卻是800元。

客人問店主:「這隻鸚鵡是不是會說八種語言?」

店主:「不是。」

客人:「那為什麼牠又老又醜、又沒有能力,會賣800元?」

店主:「因為另外兩隻鸚鵡叫這隻鸚鵡『老闆』。」

這故事告訴我們,一個人的能力不一定要有多強,只要懂得如何管理、調教部屬,讓他們發揮所長,做好工作,就是個好主管。

可惜管好下屬說來簡單,做起來卻是大有難度。遇到好部屬,自然不用主管操心煩惱,但若遇到問題員工,身為主管,有責任、義務深入探討他們的存在根源,及時做出診斷,開出藥方,例如以下六種部屬──

類型1 :做事拖拖拉拉,總是慢半拍的部屬

這類部屬天性懶散,凡事皆不上心,也不是聽話,但很難叫得動,沒有什麼工作企圖心。交給他工作時,表面上會乖乖應好,實際上永遠都在狀況外。

主管分派的任務,從不願意主動開拓,只有主管逼著走時,才會不情願地動一動;做事拖拖拉拉又喜歡推諉,工作總是能拖一天算一天。

稍微問他一句:「現在進度到哪裡了?」就會覺得壓力山大,不小心再加一句:「動作要快一點啊!」就自暴自棄,乾脆都什麼不動了。

最後做不到,還會直接跟你說「我也沒辦法」,讓你自個兒看著辦。氣得你七竅生煙,偏偏又打罵不得,簡直連掐死他的心都有了!

助他做好小事,他就會想完成大事

歐美國家的職場中有一種觀念:「無法遵守企業方針的人,就請離開」,甚至會開除不做事的員工,所以要搞定這類員工很容易。

但台灣職場文化富有人情味,很少也很難如此雷厲風行。其實這類部屬多半沒有惡意,只是不擅長安排工作流程或步驟,所以比較沒有時間觀念。

這時候不妨直接告訴他:「你這個樣子,我想交給你重要的工作都沒辦法」,趁機敲打敲打他,再針對其缺點,投以以下兩種處方:

  1. 把大項工作分成幾個細項工作,請他逐一完成。
  2. 每次只要完成一小項即可。

每天上班前,先規劃好他今天之內的工作項目,明確指示他具體作法,務必讓他全部完成。

例如,今天之內要收集10份客戶名單、登打客戶資料、整理好當天的出貨單等等。並和他一起檢視工作進度及方法,討論如何提高效率;也可以反問他:「什麼時候可以做好?」讓他自己說出明確的完成期限,甚至跟他講明未完成工作會有的處罰。

只要今天能完成所有工作,明天就能依樣畫葫蘆,長期下來,就能不斷累積他的成就感。當然,主管也要適時並明確地給他讚賞或奬勵,讓他有繼續下去的動力。人一旦嘗到成功的滋味,就會想設定更大的目標,慢慢就會對工作有企圖心。

類型2:拒絕挑戰,害怕失敗只顧自己的部屬

創業家艾夫提(Steli Efti)曾遇過一個很怕撥打陌生拜訪電話的員工,為了治好這個員工的「毛病」,艾夫提決定以毒攻毒,讓他一次失敗個夠。

於是有一天,艾夫提叫他整天只要撥打陌生拜訪電話就好。這個員工只好硬著頭皮開始打電話,然後一通又一通地被拒絕,結果一整天下來,他發現自己一直害怕的失敗,好像也沒什麼,從此克服了打陌生拜訪電話的恐懼。

拒絕挑戰、害怕失敗的人通常膽子小、沒自信,話少聲音小,工作或許很用心,卻非常被動,永遠抱持著「少做少錯,不做不錯」的心態,遇到挑戰容易望而卻步。因為怕犯錯、怕尷尬、怕被批評,凡事總是小心翼翼,也不敢主動與人攀談,讓人覺得他很難溝通。

還有一種是天賦高、太想成功的人,對「失敗」特別敏感,因為輸不起就更害怕失敗,往往在失敗來臨前就止步不前,導致一事無成。因為有太多的害怕與顧忌,很容易造成工作上的阻礙及同事間的誤會。

誇奬失敗,使員工不視其為畏途

知名的美商公司3M以其不斷創新的產品享譽全球,每年投資在研發上的經費超過10億美元。

不僅員工可以用15%的工作時間來研發新產品,還可以要求其他部門同事支援;而且不管專案是否成功,公司都會在技術工程、行銷、生產、財務上全力支持。正因為3M不怕失敗,勇於接受挑戰,才造就了不敗的創意帝國。

要讓害怕失敗的部屬勇於接受挑戰,得在幾方面下功夫:

  1. 鼓勵他做自己想做的專案,讓他體會自己真正的價值。即使是失敗,也能化做未來成功的養分。因為真正厲害的人,熟知自己的弱點,也不以失敗為恥。
  2. 讓他看見工作的全貌,使其產生安全感。專門訓練業務人員撥打陌生拜訪電話的管理顧問諾伯格(Paul Neu-berger)曾說過:「恐懼不是真實的,而是想像的。」看不見整體工作的部屬,對於自己負責的部分難免覺得不安,若能清楚說明他的定位,讓他感受到自己的重要性,自然就會對工作產生熱情。
  3. 幫助他明白有過經驗的他,可以勝任眼前的工作。不管再怎麼害怕失敗的人,都有過成功的經驗,只要讓他回想那些成功的經驗,即使是就學時期或孩堤時代的經驗,都能增強他的信心,幫助他面對眼前的挑戰。
  4. 建立標準作業流程(SOP)。只要有一套工作標準可依循,部屬就不會因政策的搖擺不定而心生惶恐。照著標準流程做,就算目標不中亦不遠矣,也就沒什麼好怕了。

類型3:過於渴望被肯定,喜歡被看見的部屬

現代心理學之父威廉.詹姆士(William James)曾說:「人類內心最殷切的需求是『渴望被肯定』。」當部屬完成一項工作,希望能被主管看到、得到主管的讚賞,本是基於人性的正常之事,但如果「太過渴望」被主管肯定,可就不太妙了!

就像A公司財務部的張副理,幾乎兩個小時就去見一次總經理,不時跟總經理報告工作進度,希望總經理能肯定他的表現,只要一天沒被總經理誇讚,就覺得沒有安全感;不論功勞大小,只要跟他有一丁點兒關係,就想盡辦法要讓總經理知道。最後搞得總經理不勝其煩,將他調到了外地的子公司。

凡事淡化處理,或者誇他誇到他無感

對付這類部屬,分寸的拿揑很重要。如果只是希望他能稍加收斂,那麼主管可以在公開的場合適度地讚美他;跟他打招呼或說話的頻率,只要比一般部屬多一些就好,不要讓他過度依賴主管的垂青;偶爾想獎勵他的話,可以請他吃個中飯,做些無傷大雅的示惠動作即可。

但若要他徹底死心,停止這種擾人行為,就得下點猛藥──但凡有功,無論大小,一律誇讚他,最好誇到他對讚美無感、不再動不動就來邀功。但也要與他明確訂定工作目標、考核內容與時間表;若是工作範圍內的例行公事,請他不必事事報告。

Confident male boss leader in eyeglasses explaining project details to new female employee at meeting. Concentrated young woman job applicant listening to hr manager questions at interview in office.
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類型4:怕被別人討厭,八面玲瓏狐狸型的部屬

幾個大學畢業生同期進公司,他們工作勤快、做事負責,只有小吳的能力普通、績效平平。

但他善於察言觀色,嘴上工夫更是一流,只要主管發言,他就會來上一句「您說的太對了!」,遇到受寵的前輩提出建議,他也會加一句「我贊成,你的看法真是太令人佩服了!」讓主管和資深同事對他青眼有加。


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我們想讓你知道的是

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