遇到這六種問題員工,你該如何應對?

遇到這六種問題員工,你該如何應對?
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我們想讓你知道的是

遇到好部屬,自然不用主管操心煩惱,但若遇到問題員工,身為主管,有責任、義務深入探討他們的存在根源,及時做出診斷,開出藥方,例如以下六種部屬──

文:日光

寵物店裡有隻鸚鵡標著:「會兩種語言,200元。」

另一隻鸚鵡標著:「會四種語言,400元。」

兩隻都毛色光鮮,靈活可愛,客人看了拿不定主意要買哪隻。

後來發現有隻老鸚鵡毛色暗淡散亂,標價卻是800元。

客人問店主:「這隻鸚鵡是不是會說八種語言?」

店主:「不是。」

客人:「那為什麼牠又老又醜、又沒有能力,會賣800元?」

店主:「因為另外兩隻鸚鵡叫這隻鸚鵡『老闆』。」

這故事告訴我們,一個人的能力不一定要有多強,只要懂得如何管理、調教部屬,讓他們發揮所長,做好工作,就是個好主管。

可惜管好下屬說來簡單,做起來卻是大有難度。遇到好部屬,自然不用主管操心煩惱,但若遇到問題員工,身為主管,有責任、義務深入探討他們的存在根源,及時做出診斷,開出藥方,例如以下六種部屬──

類型1 :做事拖拖拉拉,總是慢半拍的部屬

這類部屬天性懶散,凡事皆不上心,也不是聽話,但很難叫得動,沒有什麼工作企圖心。交給他工作時,表面上會乖乖應好,實際上永遠都在狀況外。

主管分派的任務,從不願意主動開拓,只有主管逼著走時,才會不情願地動一動;做事拖拖拉拉又喜歡推諉,工作總是能拖一天算一天。

稍微問他一句:「現在進度到哪裡了?」就會覺得壓力山大,不小心再加一句:「動作要快一點啊!」就自暴自棄,乾脆都什麼不動了。

最後做不到,還會直接跟你說「我也沒辦法」,讓你自個兒看著辦。氣得你七竅生煙,偏偏又打罵不得,簡直連掐死他的心都有了!

助他做好小事,他就會想完成大事

歐美國家的職場中有一種觀念:「無法遵守企業方針的人,就請離開」,甚至會開除不做事的員工,所以要搞定這類員工很容易。

但台灣職場文化富有人情味,很少也很難如此雷厲風行。其實這類部屬多半沒有惡意,只是不擅長安排工作流程或步驟,所以比較沒有時間觀念。

這時候不妨直接告訴他:「你這個樣子,我想交給你重要的工作都沒辦法」,趁機敲打敲打他,再針對其缺點,投以以下兩種處方:

  1. 把大項工作分成幾個細項工作,請他逐一完成。
  2. 每次只要完成一小項即可。

每天上班前,先規劃好他今天之內的工作項目,明確指示他具體作法,務必讓他全部完成。

例如,今天之內要收集10份客戶名單、登打客戶資料、整理好當天的出貨單等等。並和他一起檢視工作進度及方法,討論如何提高效率;也可以反問他:「什麼時候可以做好?」讓他自己說出明確的完成期限,甚至跟他講明未完成工作會有的處罰。

只要今天能完成所有工作,明天就能依樣畫葫蘆,長期下來,就能不斷累積他的成就感。當然,主管也要適時並明確地給他讚賞或奬勵,讓他有繼續下去的動力。人一旦嘗到成功的滋味,就會想設定更大的目標,慢慢就會對工作有企圖心。

類型2:拒絕挑戰,害怕失敗只顧自己的部屬

創業家艾夫提(Steli Efti)曾遇過一個很怕撥打陌生拜訪電話的員工,為了治好這個員工的「毛病」,艾夫提決定以毒攻毒,讓他一次失敗個夠。

於是有一天,艾夫提叫他整天只要撥打陌生拜訪電話就好。這個員工只好硬著頭皮開始打電話,然後一通又一通地被拒絕,結果一整天下來,他發現自己一直害怕的失敗,好像也沒什麼,從此克服了打陌生拜訪電話的恐懼。

拒絕挑戰、害怕失敗的人通常膽子小、沒自信,話少聲音小,工作或許很用心,卻非常被動,永遠抱持著「少做少錯,不做不錯」的心態,遇到挑戰容易望而卻步。因為怕犯錯、怕尷尬、怕被批評,凡事總是小心翼翼,也不敢主動與人攀談,讓人覺得他很難溝通。

還有一種是天賦高、太想成功的人,對「失敗」特別敏感,因為輸不起就更害怕失敗,往往在失敗來臨前就止步不前,導致一事無成。因為有太多的害怕與顧忌,很容易造成工作上的阻礙及同事間的誤會。

誇奬失敗,使員工不視其為畏途

知名的美商公司3M以其不斷創新的產品享譽全球,每年投資在研發上的經費超過10億美元。

不僅員工可以用15%的工作時間來研發新產品,還可以要求其他部門同事支援;而且不管專案是否成功,公司都會在技術工程、行銷、生產、財務上全力支持。正因為3M不怕失敗,勇於接受挑戰,才造就了不敗的創意帝國。

要讓害怕失敗的部屬勇於接受挑戰,得在幾方面下功夫:

  1. 鼓勵他做自己想做的專案,讓他體會自己真正的價值。即使是失敗,也能化做未來成功的養分。因為真正厲害的人,熟知自己的弱點,也不以失敗為恥。
  2. 讓他看見工作的全貌,使其產生安全感。專門訓練業務人員撥打陌生拜訪電話的管理顧問諾伯格(Paul Neu-berger)曾說過:「恐懼不是真實的,而是想像的。」看不見整體工作的部屬,對於自己負責的部分難免覺得不安,若能清楚說明他的定位,讓他感受到自己的重要性,自然就會對工作產生熱情。
  3. 幫助他明白有過經驗的他,可以勝任眼前的工作。不管再怎麼害怕失敗的人,都有過成功的經驗,只要讓他回想那些成功的經驗,即使是就學時期或孩堤時代的經驗,都能增強他的信心,幫助他面對眼前的挑戰。
  4. 建立標準作業流程(SOP)。只要有一套工作標準可依循,部屬就不會因政策的搖擺不定而心生惶恐。照著標準流程做,就算目標不中亦不遠矣,也就沒什麼好怕了。

類型3:過於渴望被肯定,喜歡被看見的部屬

現代心理學之父威廉.詹姆士(William James)曾說:「人類內心最殷切的需求是『渴望被肯定』。」當部屬完成一項工作,希望能被主管看到、得到主管的讚賞,本是基於人性的正常之事,但如果「太過渴望」被主管肯定,可就不太妙了!

就像A公司財務部的張副理,幾乎兩個小時就去見一次總經理,不時跟總經理報告工作進度,希望總經理能肯定他的表現,只要一天沒被總經理誇讚,就覺得沒有安全感;不論功勞大小,只要跟他有一丁點兒關係,就想盡辦法要讓總經理知道。最後搞得總經理不勝其煩,將他調到了外地的子公司。

凡事淡化處理,或者誇他誇到他無感

對付這類部屬,分寸的拿揑很重要。如果只是希望他能稍加收斂,那麼主管可以在公開的場合適度地讚美他;跟他打招呼或說話的頻率,只要比一般部屬多一些就好,不要讓他過度依賴主管的垂青;偶爾想獎勵他的話,可以請他吃個中飯,做些無傷大雅的示惠動作即可。

但若要他徹底死心,停止這種擾人行為,就得下點猛藥──但凡有功,無論大小,一律誇讚他,最好誇到他對讚美無感、不再動不動就來邀功。但也要與他明確訂定工作目標、考核內容與時間表;若是工作範圍內的例行公事,請他不必事事報告。

Confident male boss leader in eyeglasses explaining project details to new female employee at meeting. Concentrated young woman job applicant listening to hr manager questions at interview in office.
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類型4:怕被別人討厭,八面玲瓏狐狸型的部屬

幾個大學畢業生同期進公司,他們工作勤快、做事負責,只有小吳的能力普通、績效平平。

但他善於察言觀色,嘴上工夫更是一流,只要主管發言,他就會來上一句「您說的太對了!」,遇到受寵的前輩提出建議,他也會加一句「我贊成,你的看法真是太令人佩服了!」讓主管和資深同事對他青眼有加。

半年後小吳升為組長,幾個埋頭苦幹的菜鳥卻仍是最低階的辦事員,不到一年,這些有才的菜鳥便陸續離職了。

善於觀察老闆和表現自己,原是職場上一種加分的本事,但如果「長袖善舞」過了頭,成了愛拍主管馬屁的老狐狸,那就不美了。

這類部屬通常對上級刻意逢迎,無限度地順從,即使心有不滿,也是敢怒不敢言;甚至為了討好別人、迎合主管,把工作內容改來改去,造成眾人工作上的困擾。

告訴他:請為自己而活

這種看似牆頭草的人物,內心其實都有一種「害怕被人討厭」的恐懼,大多是在成長過程中缺乏「安全感」、太在意別人喜不喜歡他的緣故。理解這類人的心理成因之後,就能平靜看待他們的行為了。

主管可以開導他,明白告訴他:世上不可能每個人都喜歡他,若是順從每個人的意見做事,沒了自我,只會讓他陷入自我厭惡之中。

這個世界也並不是繞著他轉,不會有人時時刻刻注意他,所以不必看別人臉色過日子,做好該做的工作、懂得在工作中成長,才是要緊。

每個人在職場上看似替公司、替老闆工作,但其實都不是為別人、而是為「自己」工作,都要學會心疼自己,為自己而活。

類型5:容易暴走、情緒失控的部屬

員工因為工作壓力太大,一時情緒失控在所難免,但有些人卻是天生脾氣火爆,稍有言詞不慎就擦槍走火。他們可能因為自己的付出不受重視,或是被別人搶了功勞而怒火中燒,甚至與人起衝突。許多主管頻頻血壓爆表,都是拜這類人所賜。

也有一種「暴走哥」、「失控姊」擁有高學歷、高智商,卻沒有高情商,缺乏成熟的人格,凡事都想爭個輸贏。

話說當年小楊以研究所高材生之名進公司,能力雖強卻恃才傲物,開會時,經常打斷別人的發言,只要一出錯就立刻抓狂,即使發現錯在自己,也會硬拗到底、死不認錯。

小楊在公司待了五年,始終不曾升職,眼看比自己後進公司的同事都成了主管,丟不起臉的他只好掛冠而去。

冷靜明理,給他讚賞、自信和歸屬感

要防止暴走型部屬的怒火蔓延,主管的情緒千萬不能隨之起舞,首先要設法使對方冷靜下來,針對事件重點詢問、傾聽,釐清事情的來龍去脈。

若是對方受了委屈,主管自然要還他一個公道,此時真心的感謝和讚賞,就是一劑消弭怒火的良藥。

另一種無理取鬧的暴走族通常很敏感,嚴重一點的還有被害妄想,認為別人的任何話語或反應,都是在針對自己。這時候主管就一定要明確表示:「我只是就事論事,並沒有挑剔或藐視你的意思。」讓他明白主管的處置是對事不對人。

其實這類人會動不動就發火,經常是因為缺乏自信,或是在公司裡找不到歸屬感。前奇異(GE)董事長威爾許自認擔任董事長期間,最大的貢獻就是幫助經理人更有自信。

幫助暴走哥、失控姊建立自信,鼓勵同事間相互交流,製造溫馨的工作氛圍,讓他們對團隊產生歸屬感,就能減少不必要的衝突、糾紛與怒氣。

類型6:比自己優秀的部屬

一山還有一山高,並不是當了主管就天下無敵了。尤其是因升官而當了主管者,新職的範圍可能超出主管原先的專業,很容易遇到比自己資深、懂得更多的部屬。

有些部屬可能仗著自己的專業能力強,比主管年長資深、經驗豐富而不服管教,或者工作表現比主管優秀、比主管更了解日常工作流程,其鋒芒完全蓋住了主管,常於有意無意間,讓主管在公開場合下不了台。例如三國時代的周瑜與程普。

周瑜接掌東吳兵權後,善待同僚和部下,但東吳大將程普卻不買周瑜的帳。程普為三朝元老,為孫家出生入死,功勳卓著、經驗豐富,根本不把周瑜一個毛頭小子看在眼裡,經常侮辱周瑜。

但周瑜並不記恨,反而更加恭敬對待程普。後來程普逐漸悔悟,愈發敬重周瑜,還公開表示:「與周公瑾交往,如飲甘甜美酒,不知不覺便為他沉醉了。」

改變心態,為他搭建發揮才能的舞台

面對長江後浪推前浪的窘況,最重要的不是奮起直追、試圖超越部屬,而是「改變心態」。哈佛商學院教授琳達.希爾(Linda Hill)曾談到主管的定位:「你的角色不再是個別替公司出力,而是搭建舞台,讓專業更強的人替你工作。」

既然部屬比主管優秀,自然有值得主管學習之處,對待這類部屬應該:

  1. 尊重他的專業,認真傾聽他說話,不但能讓主管獲益,主管也能藉此了解他的職務,促進雙方的溝通。
  2. 主管只要提出目標和大方向就好,讓他用自己的方法去執行任務,不必緊迫盯人、事必躬親。
  3. 主管除了私下向他請益之外,也要公開肯定他的貢獻與價值,讓他覺得為主管效力很值得。
  4. 主管大可承認自己的不足,營造出一個鼓勵創意的工作環境,讓部屬發揮自己的強項與天賦。

一樣米養百樣人,每個人的個性都不一樣,身為主管,可能遇到千奇百怪的部屬。但只要你肯用心去理解他們、用正確的方式引導他們,就能得到他們的支持,讓他們心甘情願與你一起克服困難、達成目標。

本文經方格子授權轉載,原文發表於此

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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航