精準表達力:簡報時被批評沒邏輯、沒重點,該如何改善?

精準表達力:簡報時被批評沒邏輯、沒重點,該如何改善?
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我們想讓你知道的是

大多數無法做好簡報的人,通常是不太懂得如何將零散的想法,組織成有邏輯的架構。這樣不僅容易讓台下的聽眾失去耐心,報告時自己也比較容易感到緊張和混亂。怎麼解決呢?我們需要懂的如何組織一個好架構。

文:FAHAHA|翁順法

有人曾經說過你表達「沒有邏輯」嗎?你認為自己能夠將想法清楚、有條理的陳述出來嗎?你在上台簡報之前腦子容易一團亂、感到很緊張嗎?

大多數無法做好簡報的人,通常是不太懂得如何將零散的想法,組織成有邏輯的架構。這樣不僅容易讓台下的聽眾失去耐心,報告時自己也比較容易感到緊張和混亂。

怎麼解決呢?我們需要懂得如何組織一個好架構。

這篇文章有三個重點:

  1. 表達沒邏輯的原因
  2. 好架構的重要性?
  3. 如何建立好架構?

準備好要一起克服表達沒邏輯的問題了嗎?讓我們開始吧!

一、表達沒邏輯的原因

表達沒邏輯的主因,是因為我們過去沒有好好學習如何把話說清楚,也不認為這件事情重要。

1. 學生時期的表達訓練

就我在簡報的教學經驗,許多人不擅長將混亂的想法,組織成有邏輯的內容。這很有可能是過去學生時期的寫作訓練出了問題。在台灣,多數人最早開始接受的表達訓練,是學生時代的寫作,但當時的寫作練習,通常只是為了「考試拿高分」。我們專注於玩弄文字、修辭、語調,讓文章讀起來十分華麗,卻忽略思考文章的邏輯結構,與背後想傳達的目的。

這樣的表達容易流於表面、零散破碎,無法將核心概念精準傳達。這或許不是教師和學生的錯,只是面對當時的考試制度與題目,這樣的寫作模式可能是最有「效益」的做法。

但離開學校進入職場後,若我們仍以過去寫作思維,去面對職場簡報或寫作,往往就無法表現得出色。

2. 職場需要的表達能力

職場真正需要的表達,不是你把話說得很美、很華麗,而是你說的話有沒有道理、有沒有邏輯、能不能讓人聽懂、讓人信服。這時候,表達時能否展現「洞察力」與「邏輯性」,往往比表達的「美感」還重要許多。

也可以這樣說,表達的美感應該建立在紮實的內容基礎上。如果內容有料、有邏輯,那修辭技巧、設計美感會大大加分;相反的,如果表達只有美感,卻內容空洞、邏輯混亂,則無法在職場環境中被接受。

那怎麼辦呢?我們必須從表達的基本功做起。什麼是表達的基本功?就是有邏輯的表達架構。

二、好架構的重要性

一個好的架構,對於講者和聽眾來說都很重要。對講者來說,建立一個好的架構能夠釐清問題、聚焦想法;而對聽眾來說,好架構則能更快速的掌握表達內容的全貌。

1. 幫助表達者釐清思路

建立架構的過程,是思考大於產出的過程。講者需要不斷刺激思考、釐清問題、整合想法、調整順序,最後才能規劃出一張目的明確、路徑清晰的表達地圖。

這個過程,相較於單純調整文字細節辛苦許多,又無法看見立即的成果,導致很多人表達時不喜歡在架構上下功夫。就像是很多人準備簡報時會花大量時間做PPT,卻沒有花腦袋搞清楚真正的簡報目的。

管理學上有一句話,特別適合用來鼓勵我們學習架構:「別用戰術上的勤勞,掩蓋戰略上的懶惰。」戰術指的就是讓表達酷炫吸睛的技巧,比如:修辭技巧、投影片設計、話術等等;而戰略指的是透過思考,建立紮實有邏輯的架構。

很多時候,我們都在枝微末節的戰術層面努力,卻沒有真正掌握戰略的問題,這樣表達沒邏輯的問題自然就不會被改善。

2. 幫助讓聽眾容易理解

精準寫作》告訴我們:「寫作就像是堆香檳塔,創作者從底層思考、整理,一層層往上堆砌想法、重點,最後得出那一杯獨到的結論和觀點。而從受眾的角度,反而是從上而下取杯,從結論看到支撐結論的論點,從論點看到證明論點的證據。」

這裡的「寫作」,我認為可以替代成任何和「表達相關」的詞彙,比如:簡報、演講等等。

對聽眾、讀者來說,一個好架構能夠幫助他們更快速的掌握內容。訊息從結論、論據、案例說明逐步展開。如果表達時沒有一個明確的表達架構,想到什麼說什麼,聽眾就容易迷失其中,無法輕易理解表達者的意思,然後失去耐性。

小結一下,好的架構能幫助表達者釐清思路、整合內容;而也只有當表達者清楚知道自己想要說什麼、要帶聽眾走向何處,聽眾才可能理解表達的重點。

三、如何產出好架構

前面我們了解「表達沒邏輯」的主因,是過去養成的表達習慣,也知道想要改善這種情況,需要學習在表達前建立一個好的表達架構。這一段,我要跟你分享:如何產出一個好的表達架構。

1. 產出架構的兩種方法

產出架構的方式有兩種,一種是從無到有逐步建立架構,另一種則是直接借助合適的表達框架來思考,將內容填進去。

  • 由下而上的KJ法

KJ法其實是來自一位日本人文學家,川喜田二郎(Kawakita Jiro),在歷經多年的野外考察後,總結的一套方法。而KJ二字,就是來自這位人文學家的名字縮寫。

這套方法可以將它活用在許多地方,比如:團隊合作、企業會議、組織簡報、企劃活動等等,協助我們發揮創意、釐清問題的本質,並找出可行的行動方案。而我在〈表達力專欄:如何透過KJ法,建構有邏輯的表達架構?〉這篇文章有詳細介紹KJ法,有興趣的人可以當作延伸閱讀。

不過本文章,只簡單介紹KJ法的操作流程:(根據我的個人經驗改編)

Step 0.:事前準備:表達必須以終為始。一開始先思考講給誰聽、目標為何。

Step 1.:自由發想:將腦中對於該表達主題的想法盡可能的全部抽出來,訣竅是:時間限制、不議論不批判。

Step 2.:重點分類:將第一階段的點子根據共同特徵進行分類,歸納出數個大重點。