「簡報到底是什麼?」關於簡報的誤解、拆解與理解

「簡報到底是什麼?」關於簡報的誤解、拆解與理解
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我們想讓你知道的是

或許有人會想,為什麼要花這麼大的心力去探討簡報「字面上的意思」?因為錯誤、狹隘的理解,會侷限我們的思考,影響判斷的能力,導致不如預期的結果。

文:FAHAHA

「簡報到底是什麼?」每堂簡報課開場,我都會先拋出這個問題請學員思考,台下通常會先陷入一段沈默。因為這個問題有點抽象,不太好回答。

這時,我就會再補一句:「那你們覺得上完這堂課,能學到什麼?獲得哪些改變?」此時學員就會開始熱烈地表達想法:「我覺得就是在學習怎麼把PPT做好。」「我覺得是在學習如何把話說清楚。」「我覺得是把想說的內容設計出來給別人看。」「我覺得……」

那你呢?如果請你用一句話,或一段話來描述簡報,你的答案是什麼呢?你有想過這個問題嗎?

再往下繼續閱讀之前,我希望你先想想這個問題。因為透過這個練習,能幫助你往後在學習簡報的過程,聚焦在真正重要的事上。

想好了嗎?那我們繼續。接下來,這篇文章會分成三個部分,跟你分享:

  1. 關於簡報的「誤解」:常見的三大迷思
  2. 簡報的「拆解」:簡報的「組成」與「目的」
  3. 對簡報的「理解」:所以簡報到底是什麼?

準備好更了解簡報了嗎?讓我們開始吧!

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一、關於簡報的「誤解」:常見的三大迷思

在過去的教學經驗中,我觀察過許多初學者的「簡報迷思」。這些迷思會影響學習者對簡報產生錯誤的期待,使他們浪費心力在無關緊要的事情上。

下面我舉三個常見的迷思與你分享:

迷思1. 簡報=PPT

很多人一提到簡報,就直覺的把它跟PPT劃上等號,但其實兩者的實質意義有著天壤之別。

簡報,指的是presentation,是講者透過傳遞資訊,達成目的的手段。包含了:講者、聽眾、媒介(包含投影片)。

而PPT,指的是PowerPoint,它是微軟的簡報軟體,同樣身為簡報軟體還有很多,如:IOS的Keynote、Google簡報、LibreOffice的Impress…只是我們多數人最常用的是PowerPoint而已。

簡單來說,簡報比PPT涵蓋的多太多了。

為什麼要鑽牛角尖講這個?把簡報當成PPT真的有差嗎?有的,清楚基本的名詞定義,是做學問的第一步。

只有當我們釐清這些名詞的意義,能正確使用,才有辦法和別人溝通、學習。

迷思2. 好的簡報設計=極佳的美感

這個誤會,是讓許多人對學習簡報卻步的原因。

很多人認為設計投影片需要有一定的美感,但因為從小不擅長美術,因此直觀的認定自己無法做出「美」的投影片,而不願意學習簡報。

然而,簡報是講者和聽眾溝通的媒介,在多數簡報場合,只要能夠清楚的呈現資訊,讓聽眾秒懂,達成溝通的目的就夠了。

對於簡報內容的洞悉與理解,才是能否做出好簡報的原因。美感固然重要,但並非做好簡報的核心。

迷思3. 一場好簡報=圖大字少+故事接力

台灣簡報的學習風潮剛起時,出現了很多教導我們製作滿版圖文、一張投影片一重點、說故事技巧的書籍和課程,導致大家爭相的學習相關知識。

很多人推崇投影片字越少越好,最好放上一張圖就好,其他就靠講者表現。

不過後來時間給出了答案。這套圖大字少加故事接力的技能,並不符合多數的職場需求。大多數人也都不是賈伯斯。

多數人的簡報並非談理念、談改變,更多是工作報告、評鑑比賽、教學……等需要呈現大量的資訊,無法用說故事架構整場簡報的情境。

我們真正要學的,是如何處理大量資訊,讓聽眾更容易吸收和理解,而不是直接省略大量資訊,直接開始說故事。

上述三點,是我過去教學常見到的三個簡報迷思後。

接下來,我們來「拆解」簡報的組成。

二、簡報的「拆解」:簡報的組成與目的

在研究一門學問時,如果能對於「整體的脈絡」有十足的認識,就比較能夠掌握真正的重點,不會走偏方向。

因此,這一段我們來聊聊簡報的大脈絡。試著從「組成」及「目的」兩個面向,重新理解一次簡報。

首先,來談談「簡報的組成」。

1. 簡報是由哪些元素組成?

簡報課中,我問大家:「請問一場簡報中,包含了哪些元素呢?」八九不離十,我聽到的第一個答案是:「PPT」。還有:「講師、投影片、影片、音樂、麥克風、計分板……」這些答案陸續出現。

「還有嗎?」我繼續問。

大家抓著頭,看看四周,實在想不到還有遺漏什麼。

「你們忘了一個最重要的元素。」我微笑看著大家。

大夥們看著彼此,搖搖頭,實在不知到漏了啥。

「就是你們自己!」我指著大家。

沒錯,一場簡報的組成有三個重要的元素:

  1. 講者
  2. 聽眾:學員、主管、評審、民眾、專家……
  3. 媒介:投影片、影片、白板、紙張、聲音……

在這三者之中,聽眾扮演最重要的角色。可以說,聽眾決定了一場簡報的成敗。(參考閱讀:〈表達力專欄:如何進行聽眾分析,有效準備一場簡報?〉)

簡單來說,三者的關係是這樣:「講者」透過某個「媒介」向「聽眾」傳遞資訊,以達成某個簡報目的。

了解到這層關係後,我們往下思考一下簡報的「目的」。

2.簡報的「目的」是什麼?

探討簡報的目的,就是在探討我們到底為什麼要簡報。

我們先來看看以下幾個場景:

  1. 護理人員對社區民眾衛教「肌少症的觀念與預防方式」
  2. 職場前輩向單位新人簡報某項技術的操作重點
  3. 參與創新競賽的參賽者向評審簡報參賽品的特色與功用
  4. 主管對職場新鮮人演講,說明進入職場後與學生時代的不同
  5. 藥廠PM向廠商說明A藥優於B藥的原因

你還可以繼續往下列。

接著,我們要做從這麼多的場景中找出共同點,那就是簡報的核心目的。

其實,簡報情境有千千百百種,但大致上都能歸納出三個目的:

  1. 傳遞知識/技能
  2. 改變態度
  3. 促使行動

簡報之前,先釐清最終的目的為何,準備時從目的著手,不要走彎路,才能在有效的時間發揮最大的效益。

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三、對簡報的「理解」:所以簡報到底是什麼?

前面談完了關於簡報的「誤解」,以及「拆解」簡報的組成和目的後,最後回到題目,來談談我對簡報的「理解」。

我給簡報兩個定義。

1. 簡報是一種達成目的的手段

簡報是「講者」透過「媒介」,向「聽眾」傳遞資訊,達成「目的」的手段。例如:

  1. 「護理人員」想透過「影片」,讓「民眾」了解「預防的方法與重要性」
  2. 「職場前輩」想透過「實務操作」,指導「新人」「熟悉某技術的操作要領」
  3. 「參賽者」想透過「投影片」,讓「評審」「了解產品的獨特性與實用性」

評斷簡報的成功與失敗,並非由投影片的設計,或是講者表達的魅力,而是看是否能夠達成最初設定的目的。


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