【大人學】渴望受老闆重用?教你紐約老闆也買單的向上管理術

【大人學】渴望受老闆重用?教你紐約老闆也買單的向上管理術
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

老闆看似神氣,實際上卻有顆少女心,雖然什麽都不講,卻非常希望你能猜中他的小秘密。如果你能猜中,絕大多數老闆都會很開心,覺得「你這員工懂我」。

內容口述:姚詩豪
整理:胡乃云

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有次到企業授課,幾位年輕學員來求助「向上管理」的問題。巧的是,當天中午用餐時,他們的主管也和我聊到相同的話題。聽起來,這位主管的困擾其實也跟他的部屬沒兩樣,都是「不確定上級想要的是什麼」。

「向上管理」的確是職場上的一大難題,而且多數人都無法逃避。我們究竟該如何做好向上管理,得到上級的器重呢?在這次的文章中,我們一起來思考看看!

上位者最缺乏「第一線情報」,而這恰好是你能提供的

無論是對上、對下或平輩之間,我認為想管理好職場上的人際關係,其實有個最根源的基礎,那就是──互惠合作。我給你「你要的東西」,你也給我「我要的東西」,大家一起把事情做好,最後在老闆面前都有很好的績效,這就是最理想的狀況。

有些人可能會想:「可是我的老闆、主管都不明講他們的想法或想要什麼,我也不是他們肚子裡的蛔蟲,怎麼知道他們在想什麼咧?」

事實上,你其實可以從對方「最缺乏的東西」下手。因為一個人最缺乏的,通常就是他最想要的。而老闆最缺乏的東西,我認為是「第一線情報」。

軍隊裡一定有通訊兵或情報官,就是因為指揮官通常不在第一線,所以需要這些人傳回第一線情報,方便指揮官掌握狀況、做出決策。在公司裡也是一樣,老闆通常不會親自參與公司大大小小的事務,這時候就會仰賴第一線的員工給他情報。

很多老闆其實都有強烈的「資訊焦慮」,深怕遺漏了現在的小徵兆,釀成將來的大危機。所以「提供第一線情報給老闆」成了向上管理的絕佳切入點。

而且,不只是在老闆問了你才被動回答,你更該養成「主動回報的習慣」,甚至在會議之外的時間主動彙報,而且無論好消息或壞消息都要傳達。

很多人會想:「萬一我主動報告後,被老闆發現抓到漏洞,或發現我的缺失,把我臭罵一頓怎麽辦?」

沒錯,你主動報告而且什麼都報,比起別人只報60%的資訊,被罵的機率確實比較高。但你該知道的是,這並不會讓老闆在心裡對你扣分。相反地,老闆知道你會主動報告,甚至冒著被罵的風險也要報告壞消息,還會慢慢地建立起對你的信任。

這有可能嗎?接下來,我分享我的一段親身經歷。我想看完這段經歷,你會對於這個嘗試更有信心。

「主動和全盤」重點回報,是獲取對方信任的第一步

我30多歲時在紐約一家顧問公司上班,當時被派駐到當時的客戶:紐約市環保署,從事顧問工作。而我的主管之一,就是環保署的高階主管。

她很聰明、工作能力很強,但對人很嚴厲,而且脾氣不太好,有時甚至會在會議上直接飆出髒話。和她一起工作,讓我每天都壓力山大,甚至開始質疑自己在紐約上班到底是不是個正確的決定。

但既來之則安之,我告訴自己一定要找到方法和她好好相處,跟她「互惠合作」。我的第一步,就是提供她迫切需要的「第一線情報」。

當時,我們部門每兩周開一次專案會議,大家會輪流報告手上的專案進度。而我為了獲得她的信任,就採取比較積極的做法:不等到開會才報告,只要看到她有空,我就去報告。頻率高到兩三天她就會看到我一次,甚至連在員工餐廳偶遇,我都會跟她聊一下專案進度。

我可以感受到她非常欣慰,因為多數的員工看到她都避之唯恐不及,報告時也都有所顧忌,只有我會主動向前,給她完整的資訊,當然也包括壞消息。後來有次我在公司遇到她,又跟她報告了她感興趣的情報,她微笑著跟我說:「Bryan,你下次在兩周一次的會議裡報告就可以了。」聽到這句話,我就知道我成功了。

為什麽?

因為在我不斷向她報告的過程中,她就慢慢相信我什麽都會告訴她。這就是向上管理的第一步:獲取上級的信任。

想說服上級,選對報告時機很重要

我們除了透過主動回報第一線資訊來爭取信任,也會碰上一些需要「說服」上級的時刻。在這種時刻,搞懂上級的「習性」就特別重要。

這是什麼意思呢?

比方說,我知道我這位老闆脾氣不好,如果我選在公開場合質疑她或者跟她辯論,她肯定會不高興。於是,我開始認真觀察她的作息,找到能單獨談話的時機出擊。

我發現她每天晚上七點到七點半間會結束最後一場會議,接下來就是她一天最放鬆的時刻。這時候,她會倒杯咖啡休息一下。我的座位就在她前往咖啡機的路上。我也知道,這時候沒吃晚餐的她肚子很餓,因此我特別準備了一些餅乾和巧克力,她一經過,我就拿出來與她共享。

這段時間,她一手咖啡,一手我的餅乾,她會變得格外溫柔,跟平時的她判若兩人,甚至還會關心我:你一個台灣人來紐約,假日都做些什麼呀?有沒有不適應的地方?等等。

而這段時間就是我一天之中最有機會說服她的時候。比方說,他白天推翻了某個其實很不錯的建議,我都趁這時重新說服她:「老闆,早上我們跟你提的方案,我覺得你太快做決定了,你要不要重新考慮?」

她常常邊吃邊回答我:「好吧,既然你都這樣說,那我就試試看。」Bingo!

後來,我晉升主管時,她也拉了我一把,還非常積極地想幫我申請綠卡跟美國公民,其他外國同事看了都很羨慕。雖然我因為沒想留在美國發展而婉拒了,但對於她的這份心意,我還是挺感動的。

向上報告2部曲,收服老闆「少女心」

關於向上報告,我還有額外的兩個做法和你分享。

1. 提前報告,優化內容

在會議前一天或半天,我通常會帶著整理好的資料去找老闆,跟他預告一下明天報告的重點。時間不長,大概就五分鐘,然後根據老闆的回饋調整報告內容。

有了這個步驟,隔天的報告就會更加完整,老闆就會覺得你報告得很好。假設你跳過這個步驟,隔天報告缺東缺西,老闆當下可能就不高興,認為你浪費會議時間。

2. 事先擬答,完備題庫

另外,我去找老闆報告或討論時,都會事先花個10分鐘做沙盤推演,寫下報告完可能會被問到的問題。接下來,我會針對這些題目模擬作答。如果在會議中老闆問了我模擬時沒想到的問題,我就會把這些題目記起來。其實,老闆問來問去就是那幾個問題,我手上早就有完整的題庫了。

還有一件更「狡猾」的事。因為你可以猜想她可能會問哪些題目,你就可以針對這些題目先準備資料,等她問到再亮出來,這樣老闆就會感到驚豔。

相反地,很多員工常被老闆問相同問題,然後每次都答不出來,這樣老闆會喜歡你才怪。你都不投其所好,還談什麽向上管理呢?

老闆看似神氣,實際上卻有顆少女心,雖然什麽都不講,卻非常希望你能猜中他的小秘密。如果你能猜中,絕大多數老闆都會很開心,覺得「你這員工懂我」。

如果你對於「向上管理」總感到困擾或不確定,希望這次的分享能夠替你帶來一些啟發,對於接下來可以怎麼做更有頭緒喔!

本文經大人學授權刊登,原文刊載於此

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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航