公職新手村：如何填公文檔號？保存年限、密等、速別與公文夾顏色怎麼選？

十幾年前克莉爾考高考的時候，「公文」這個科目的考法是把一堆根本不懂意思的格式全部背下來，然後在考試的時候把背下來的格式抄上考卷，不曉得過了十幾年，現在大家是不是還是這樣準備「公文」的考科。

這個考試方法，跟實際上寫公文根本八竿子打不著一塊，畢竟格式都是制式化的，所有機關都是用定稿或是系統直接套格式，所以根本不需要記得有甚麼欄位。好險考選部終於也傳出未來的高普考要刪減「公文」這個應試項目，結束這種沒有意義的填鴨考試，讓公文真正成為進入職場中才需要學習的項目。

實際上崗之後，最快會遇到的問題是「這些欄位要怎麼填」，新手還沒開始真正的公文寫作之前，可能就先被這些完全不懂怎麼填的欄位給一一擊垮了，前輩沒有教清楚的話到底該怎麼辦呢？為什麼文號有兩個？為什麼公文夾跟來文的速別不一樣？這邊把公文格式上的那些超級小細節、小疑問一次整理給你！

這就會跟各個欄位的意義和機關的習慣有很多關係，這篇文章帶大家重新認識這些詞彙，也許就會比較掌握如何去問前輩的方法喔！

從各機關的文書處理作業要點找資訊

安麗一下各機關都會訂有「文書處理要點」，例如台北市政府文書處理實施要點，在要點附件甚至可以下載「蓋章範例」告訴你印章要蓋在哪，也真的是夠詳盡了（笑），不過每個單位公文的核章位置其實也都長得不一樣，所以如果要研究的話，記得找自己機關的文書要點喔。

如果你只是一般業務單位的承辦人，不是文書人員，這份要點不需要那麼仔細的閱讀，但是可以從要點知道一些公文的專有名詞跟定義，讓你在跟大家溝通的時候比較知道別人在講甚麼。

以台北市的文書要點為例，雖然有70個法規附件，但大多數大家不會一直用到，一開始比較可以注意的，就是整體的文書流程、辦理實現、統一用語、「便簽」、「函稿」、「函」的範例樣子，等未來等有更多需求、或者是想找很少用到的文書相關的格式，但找不到或不確定怎麼做，再記得可以回來查查這個文書要點，也許就可以找得到答案。

文號：一份公文有兩個文號？

辨識一件待辦公文的方法就是所謂「文號」，文號是公文在機關中的身分證號碼，通常只要是經過機關收文或者創號，在公文的邊角空白處貼或印有條碼，可以對內用來追蹤公文進度跑到哪裡啦，及未來的檔案管理，一旦發文，這個號碼就成為發文的文號。

可是對於新手而言，可能會有點混淆的是，一份公文上可以看到兩個編號，使用時機跟差別，請看下面的圖例。

Photo Credit: 翻轉公職

公文檔號、分類號與保存年限

檔號與分類號，都是歸檔的時候讓歸檔人員辨識檔案所屬單位、業務種類的編號，所以不如把每個檔號想像成是一個「放置同類業務的抽屜」。

對於承辦端而言，必須自行填上檔號、分類號與保存年限，讓歸檔人員知道應該要把這個公文放在哪個「抽屜」，或者就像大家如果去過圖書館，藏書也是用「索書號」進行分類，沒有正確的檔號，那就像在一排食譜中間放一本東野圭吾一樣困擾。

整個機關原則上，會有一個詳細的檔號跟業務的對照表，保存年限一般也是跟隨檔號（例如說某檔號是1年、某檔號就是3年）。但是這個表呢，承辦單位大部分不一定會看過，剛到一個新單位，要怎麼知道抽屜的編號呢？（檔號）很簡單，直接問同事檔號平常都用哪個就可以了，常常同一個科或股內多數公文都是使用特定某幾個檔號而已，只要背下來了以後就是大部分公文用一樣的，或者找一份類似業務的前案，看他使用甚麼檔號就知道了。

當然也有少數的公文系統，在選取檔號的地方，會把檔號跟對應的業務項目很詳細列出來給大家選，等你熟悉了之後可以試著選看看同單位的別個檔號，讓他們更有效率地分類，一開始只要跟其他同事用一樣的就好了，長官通常也不會去檢查檔號，陳核的時候寫錯了也沒有關係，有時候歸檔人員會幫你發現，到時候再改也沒關係了。

檔號選錯了會怎麼樣呢？恩，一般來說都不會怎樣，可想像他只是被放到別的抽屜去了，所以在原本的抽屜可能會找不到他，但反正每份公文都有自己的身分證號碼，日後若要調檔多半都是依賴文號，所以幾乎不會有太大的影響。

公文密等、解密條件

原則上在普通的行政機關中，幾乎99%公文是一般件，密等與解密條件這些欄位，直接空白不要填就可以了。只有在牽涉到個人資料、涉外事件、國防、人事這些性質的業務，是較常使用密件的種類，另外大家最常接觸得到的密件，通常是採購流程中評選委員會的組成、底價決定等案件。

對於新手而言，大概有這樣的概念就可以了，除非機關屬性特殊，本身就是高度機敏性的單位（外交、國防等），否則一開始就辦理密件的機率並不高。

若遇密件，才需填寫密等及解密條件，多數可依來文填寫，或者按照實際情形預估特定期日、特定事件會議之後，如果是情報類型等，沒有辦法預估特定解密情形的類型，最長就與保存期限一樣久；至於公文解密又是另一個繁瑣的流程了，多數機關的文書單位會定期盤點解密條件屆滿的檔案，給業務單位確認，基本上解密之後，已經結案歸檔的這個公文，才能夠跟其他的公文一樣被照常調閱、查看。

不同機關的密件處理流程差異頗大，加上大家都是久久才辦理一次，發文歸檔等過程較為繁瑣，有的單位會直接由文書單位處理、也有的單位會把瑣碎工作要求承辦人自行處理，若到新機關第一次接觸密件，則可留意下列幾項重點，務必詢問前輩或者文書人員：

1. 密件都是紙本傳遞、紙本簽核，不會走電子公文的系統或線上簽核。
2. 除了以黃色公文封遞送外，許多機關有密件專用信封，須把公文及附件裝入專用信封後，再逐層簽核，密封、啟封者要逐一蓋章騎縫，第一次在該機關辦密件的時候請留意密件傳遞的方式。
3. 有些機關針對密件有獨立的電腦、或以另一個公文系統處理；收發文人員與程序常常跟一般案件不一樣；發文的時候，還有額外的裝封、騎縫等作業。

公文速別、承辦時效、公文封套顏色有關聯性嗎