團隊裡有人個性難搞又愛拖延，如何有效率的一起完成任務目標呢？

在時間管理的課堂中，有朋友提了一個問題：「我們管理自己的時間可能沒問題，但如果一起執行任務的對方個性真的很難搞的時候，還可以^{如何有效率的去完成任務目標呢？}」這個問題，或許和我近期寫過的〈時間管理Q&A：因為我個性拖延，所以就算列待辦清單也不會去做？〉一文，可以有所呼應。

當拖延或停滯不前的時候，除了歸咎於自己或他人個性的問題，或許也可以試試看從「他人的行動流程有什麼問題」的角度來思考，協助他人解決簡單的問題，而且往往這樣的方式更有效率，甚至更能在最後完成有效能的成果，讓彼此有所成長。

當然，如果這個人或這個目標不需要我們在意，那麼離開這些是非，省下自己的力氣吧！

但既然會糾結這個問題，也就表示這個人值得我們在意，這件事情我們想要實現。那或許除了累積對於個性的無奈，不如試試看一些具體的行動改變。

因為個性可能是因地制宜的，我們只要回想一下自身經驗就好，自己可能在某些事情上愛拖延但某些不會，某人感覺很兇但也有和顏悅色的一面，這樣的話，到底一個人應該被歸類到什麼個性呢？

還是說，人與一件事情的行為模式其實是複雜多元的，而且可以改變的。

但是當用看起來定型又不可改變的個性來定義後，就會變成：「反正我就是認為應該要這樣做，對方應該要完全配合我。如果無法配合我，應該就是他的個性有問題。」但這樣一來，到底是對方的個性阻礙了事情的完成，還是我們的缺乏變通導致了僵局呢？

從個性開始解決問題，是很有攻擊性的

我們每個人並非小說或新聞裡的故事人物，而是一個活生生、有血有肉的人，我相信大多數人都不喜歡被別人「定義」自己是什麼樣的人，尤其這個定義還是負面的時候（甚至就算是正面，也不一定開心）。

當有一個人說我們「就是做事愛拖延」到時候，我們通常會這樣想：

可是對方都是臨時交辦？
可是事情真的很多？
可是這本來不是我做的？
可是這事情有那麼重要嗎？

心裡往往有百般委屈，一定不會認同對方說自己拖延，甚至可能因此更不想去做這件事情（也就慢慢真的形成了拖延的印象）。

所以這樣的「個性定義」無論對自己還是他人來說，都是非常具有攻擊性的，而這種攻擊往往只會讓對方更加防禦、退縮，就算對方（或自己）照著做了也是留下被逼迫的情感傷痕。（延伸閱讀，可以用在自己身上，也可以用在他人身上：如何減少自我批評？三個小步驟與工作人生案例）

那如果我們要避開從個性開始定義問題的迷思，又可以怎麼做呢？

所謂的決心、毅力，往往是最後才要解決的問題（甚至常常不需要解決）

我常常在課程中跟學員討論一個簡單的目標管理案例：假設有一位朋友想要通過一個英文證照考試，他安排了一個讀書計畫，但發現自己往往缺乏決心、毅力去執行，這時候應該怎麼辦呢？

雖然一開始看起來問題好像是自己缺乏決心，但我會先引導大家去問：「我目前的能力現況，對比要通過這個英文證照考試，中間還有什麼問題沒有解決？」這時候可能引導出幾個問題：我目前在這項考試中最大的弱點是什麼？我有沒有強化這個弱點的有效做法？如果時間不夠有沒有什麼可以替代的快速強化弱點技巧？這項證照考試有沒有什麼考試技巧需要練習？

如果把我自己缺乏決心這個問題加上去，一起排列要解決的問題的先後順序，我們往往會發現，「個性」上的問題往往是最後才需要解決的，比起有沒有決心，我們不如先去考個模擬測驗了解一下自己的弱點，或是找一些考過證照的朋友問問看準備技巧，接著可以測試看看幾種不同的準備與強化弱點的方法，然後或許需要再多考幾個模擬測驗來提升自己的考試技術。

也就是說，比起「下定決心－執行讀書計畫－考過證照」，其實真正的流程往往是「解決一個小問題－再解決一個小問題－再解決一個小問題－考過證照」。

「我要下定決心」可能是這個過程中，最不需要去解決的問題。

同樣的，在面對他人的拖延，或是感覺到「好像」是對方個性難搞等問題時，或許我們也可以用同樣的思維去想想：「實際執行過程有哪些問題，讓我們來一個一個解決。」推翻那種反正我們做好計畫了，就是應該照著計劃去做的思維。

一個生活的血淋淋案例

跟大家分享一個生活中的案例。

有一陣子我們想要讓孩子幫忙做家事，想要先從他可以自己整理好自己的東西開始，於是我們請孩子回家後洗自己從學校帶回來的碗筷。小孩子一開始當然很抗拒，各種不願意的理由，乃至有時候會因此生氣。而一開始，父母也很容易在這樣的情況下，不經意的脫口說出你真的很懶惰、這有什麼好生氣、你的事情就應該自己負責等等，看似「簡單」、「直接」的個性定義標籤。

但是這樣的過程中，除非最後採取逼迫或誘惑的手段（各種威脅利誘），要不然很難真正達成我們希望孩子自己洗碗筷的目標。而且，我自己深切反省後也認為，希望孩子為自己負責、不要懶惰，但用這樣的手段下達成的任務，真的有改變、形塑孩子的個性嗎？我認為是沒有的。

而且不僅沒有，甚至你會聽到孩子開始說出：我就是懶惰、我就是愛生氣等等類型的回應，這樣的過程除了製造彼此的衝突之外，反而強化了我們不想要在對方身上出現的個性，為什麼會這樣呢？

因為在這樣的過程，我們雙方其實都有自己想要採取的行動方式，也都有自己的困難處，但我不願意為了對方調整，對方也不知道如何為我調整，最後只能在彼此的個性層面上互相攻擊，於是我可能在對方身上留下了就是用權力逼迫的形象，對方也留下了自己就是某種個性的形象。

就算事情做到，但可能彼此的裂痕愈來愈深，還在型塑一種本來不一定有的負面個性。

如何開始改變？

那麼這時候可以怎麼做呢？

在上面這個血淋淋的真實案例過程中，我自己調整後的做法是：

回到真正的事情上，去詢問、分析彼此在整個行動流程上遇到的各種小問題，一個一個調整改變。

例如我找個時間跟孩子對話：

我問他：如果回家後，希望你能自己拿出書包裡的碗筷，自己洗碗，幫爸爸的忙，可不可以呢？
孩子先回答說：可是我回家後很想先玩，為什麼不能先玩？
我繼續問說：那你想先玩什麼呢？（先認同對方提出的想法、困難，認同對方原本想要的行動步驟）
孩子說：我想先玩一下積木。
我說：那你會想要把自己洗碗筷安排在什麼時候做呢？因為爸爸媽媽很需要你幫忙把自己的碗筷洗好，這樣我們晚上可以節省出更多時間來一起玩。
孩子說：那我玩完積木後，才要去洗自己的碗筷。（先認同對方的計畫，再提出自己的需要，嘗試讓自己需要的行動、對方需要的行動能彼此融合）
我說：可以。

不過，這樣的約定當然不一定會被執行。

接著，可能我看看孩子玩了一下積木後，進一步詢問他：

我說：積木玩好了嗎？要不要來洗你的碗筷了呢？
孩子說：可是我還想玩積木耶？
我說：現在爸爸剛好要煮晚餐，如果你可以在旁邊的水槽一起洗你的碗筷，這樣還可以陪爸爸一起煮飯，爸爸覺得如果你陪在我旁邊一起做晚餐，我會很開心。你覺得呢？（提出自己的想法，但也詢問對方的想法）
孩子說：可是我不會洗，為什麼我要自己洗？
我說：那你可以先把碗筷從書包裡拿出來，爸爸來教你怎麼讓碗裡面有很多泡泡，很好玩喔！（理解對方的問題點，嘗試解決問題的辦法，這個例子中小孩可能覺得這件事情很無聊，以及他不知道怎麼做，所以我要讓事情變得有趣一點）

第一個大原則，就是在這樣的過程中，我們不要說出任何（傷人的）的「個性判斷」，也不要把事情歸因到「反正就是有決心就能做到」，而是真誠的理解我和對方提出的各種問題，跟對方溝通，嘗試找出解決問題過程中彼此可以接受的下一步行動。

在執行的過程中，我先讓孩子幫忙怎麼讓每一個碗裡面抹上很多泡泡，做到這一步，我就鼓勵他做得不錯，或許這次我先幫忙沖洗。然後到了下一次洗碗筷時，再鼓勵他自己沖洗。

這樣反覆推進幾次，在每一次對方覺得不願意、卡關時，都用「一起解決問題」的角度去調整彼此的做法，結果就有機會獲得這樣的回饋：

孩子說：我現在可以自己把碗筷洗好了，因為我長大了。
我說：對啊！你可以自己負責做好自己的事情耶！（他是自己做到的，而非我們逼他做到的）
孩子說：我以前不想做，但我現在會自己做了。本來我不會洗，現在你不用幫我了。
我說：真的耶！那我們一起來想想看，你覺得還有什麼事情你接下來想要挑戰看看是不是能夠自己做好呢？自己整理自己的衣服如何？

有耐心覆盤，避免惡性循環，其實是更有效的時間管理

有時候，老婆會問我說你怎麼這麼有耐心。而我的想法是，就算我們想要「速成」，但要求對方就是只能照著我設想的計畫去行動，覺得自己是對的、是為了對方好，但對方就算做了，但這真的是我們想要的結果嗎？

更何況，我怎麼知道我的計劃就是對的，我想的就是真的最好的方法呢？

如果想要速成，最後變成每一件事情都在這樣的速成中形成了彼此的衝突，彼此都認為對方難以改變個性，而造成了更長遠的傷害呢？

而且最後還是可能變成依然彼此拖延，每一次做都遇到問題，最後反而陷入了更長時間停滯不前的惡性循環。

反過來說，如果我們先專注在理解雙方整個行動流程中的小細節（可以對照我常常提到的「KPT覆盤」方法，這裡是它的變體）：

我想要什麼行動流程？對方想要什麼行動流程？
彼此卡關的問題點是什麼？
如何針對這個問題點調整新的行動方針？

那麼，我們每次都跟對方一起討論一個小行動的改變，我們的目標就是如何在彼此都接受的情況下把這件事情完成，而不是要改變對方的個性、不是要對方依從我的計畫。

這時候，就算無法一蹴可幾，但是事情也在逐步推進的道路上，這可能是更有效的時間管理。

其實，上述那個故事雖然是真實故事，但我和孩子之間溝通討論的過程，是在「很多次的洗碗任務」中反覆溝通討論出來的結果，每一次的任務並沒有那麼順利，但也都有推進一點點進展，最後讓孩子可以自己喜歡洗碗筷，並且認同自己完成這個任務的價值。

但正是這樣的反覆修正，最後讓彼此都獲得某種改變與成長，例如孩子自己說出自己長大了。而且這樣的經驗，未來會成為其他任務的借鏡，成為可複製的經驗。這才是真正我們想要的不是嗎？

小結

近期我和胤丞老師在「高效人生商學院 Podcast 」節目中，談了一期「EP.0054｜如何避免他人拖延耽誤自己的任務？」，裡面我提出了「為他人著想」是最重要的關鍵，這不僅不是浪費時間，而往往才是節省時間最好的辦法。

要一起完成一個任務，我很想做，對方不想做，這真的只是對方個性的問題嗎？還是說：

我的意義和對方的意義並沒有契合？對方想要的目標是什麼？
我的急迫性和對方的急迫性是否一致？如何調和彼此的急迫性？
我想要的步驟和對方想要的步驟是否一致？這中間如何折衷？
我覺得沒問題的步驟，對方可能有問題（或者相反），如何一起解決問題？　
對方的需要、對方的時間，我是否也能先認同並考慮到任務中？

這些問題，或許比判斷對方就是愛拖延、對方個性有問題等等，更可以優先解決。

如果對方是重要的人，我們面對的是重要的事情，那麼花上這些時間，讓完成這件事情的過程不只是把事情做完，而是我們彼此獲得了一起合作的滿足感，雙方都有一定程度的成長，這才是最好的結果。

就算對方只是一個「過場」，事情也「沒那麼重要」，那為了事情更快速順利的完成，與其指責對方而陷入僵局，不如還是調整行動，看看是否對方不知道我們真正的目標與急迫性？還是考量對方的時間與行動而給予適合的任務安排？或是理解對方的問題而給予行動的幫助？其實都能讓我們比陷入僵局，更省事的把事情做完。

各位讀者朋友您好，我是電腦玩物站長Esor ，在我最新推出的「個人數位生產力」線上課程中（歡迎使用老讀者折扣碼ESOR500 ，獲得折價優惠），我也會從如何解決專注力、拖延問題，甚至如何在跟他人合作過程中提升生產力，提供不同的生產力模組，讓大家練習，歡迎大家參考。

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