身在公門好修行：如何寫出一篇不會被主管退件的漂亮公文？

猶記公職考試的時候就有考「公文」這個科目，很奇妙的當時補習班是請大家把整份公文的「格式」背下來，哪邊寫檔號、保存年限、速別，據說現在還是這樣考的公文，這個考試方法真的有任何意義嗎，出題跟閱卷者的思考實在也無從得知。

到了考上公務員、上基礎訓練的時候，也會有公文課程，每個人還會拿到一本公文手冊，我自己參與過的基礎訓練已經是十幾年前的時候了，不曉得現在的公文教學內容有沒有調整過，不過基礎訓中公文的教學基本上以文別、公文用詞、上下關係稱謂等為主。

當然，基礎訓練的課程，絕對是實用也必要知道的事情，但是如何真正寫好一篇公文，卻是幾乎沒有人會明確地教你的事情，大部分的人只能靠著模仿抄襲、以及不斷被主管退件的過程，漸漸磨合出一套方法。

不過，也並非所有公務員都需要自己寫完整的公文，多數受理人民申請業務的單位，通常都已經有例稿、通稿可以使用，不過若業務屬性不是例行業務，而是從事政策規劃的工作等，公文的能力還是不可或缺的。

這篇文章是進階版的公文寫作概念，初任人員建議可以從「公職新手村」開始了解公文流程。

增強公文撰寫品質的好處

好處一：把寫公文寫好可以增加工作效率

反覆被長官退件、清稿修改是很花時間、很讓人感到挫折及煩燥的，加上總是有公文時效在後面追著跑，我們當然希望被退文這件事情越少發生越好，不要在一個案件上耗費太多時間，才能留下時間泡茶聊天。

好處二：公文是基層公務員保護自己的方式

公文是體制內下對上傳遞資訊的主要工具，原則上簽核過程都有紀錄，核定的公文書面要歸檔，在保存年限內，都是客觀留存的書面證據，善用簽文，讓決策者寫下他的決定之後，基層的業務執行有憑有據、也有釐清、分散責任的證明，不過要先聲明，這件事情是需要一點技巧的（笑），以後會另外寫篇文章跟大家分享（老高語氣）。

好處三：公文是你在機關裡流通的履歷

基層人員常常未必能夠見到高層長官，但公文也許比你有機會，可能要把每次簽章送陳核的東西，當成個人在機關內部形象履歷吧！錯誤百出的文書，很難讓人相信你有把事情辦好的能力啊。

再者，如果有意升遷，當上主管之後就是要批核別人公文的人了，如果自己寫的公文還邏輯不通、用語用字錯誤，未來要怎麼帶人呢。所以寫好公文絕對能夠提供個人印象分啊！

寫一篇好公文的前提思考

簽跟函的基本精神其實很像，只是功能和對象不一樣，但為了撰寫方便，我這整篇文章原則上都是以「簽」（或便簽）這種對象為機關內部的格式邏輯來做說明，如果之後讀者還有需要的話，再寫函跟書函的版本囉！

思考一：公文的目的是引導下一步行動

不管是最簡單的「陳閱後存查」、「傳閱同仁知悉」，或者是洋洋灑灑三四頁的簽文，公文最主要的功能就是用書面確認下一步的行動（或做出「不行動」的決定），如果沒有需要行動的事情，通常也沒有公文簽辦的必要。

所以可以說，一份簽案，最先要確認的部分其實是「擬辦」（也就是我下面說的行動方案），那是一份公文成立的目的；至於篇幅最長的「說明」段的最大功能，就是圍繞在最後需要確認的行動事項，提供前因後果、輕重緩急、法規經費、執行困難、協調歷程、優劣分析等關鍵資訊，如果承辦單位已經有很明確的行動方向，那麼，說明中提供的所有資訊，都應該要導向、支持那個結果，並且說服長官你在過程中的所有資訊收集與協調努力，都顯示行動方案可行。

如果是不得已，須提出長官行動事項的不同替代方案（俗稱：甲乙案），那麼指出差異和疑慮的相關資訊就是公文的重心。

再換句話說，如果你提供的資訊，無助或不足以長官理解問題、做出行動決策，或者是看似相關但扯太遠、或是沒有講出重點，偏離行動方案、甚至說明了半天得出來的建議跟擬辦是完全相反的，那這份簽案，就不會成立，也很難得到需要的結論。

思考二：站在公文批核者的角度思考

簽核公文時，通常也要寫上該份公文的「決行層級」，決行層級的意義不僅僅是讓簽核過程中的長官知道公文最後核決者是誰，對於承辦人而言，其實也是重要的資訊。

我自己在撰寫公文的時候，一定會按照最後決策者的層級，調整撰寫的內容。

原則上，基本的思考是，跟自己越近的主管（例如股長、科長）分配給這份公文的時間越多、對你的業務內容也越了解，他較為在乎事情未來如何落實、而且他願意承擔的責任相對較少，在這層面跟你較為相近；而離自己越遠的長官（例如部長、市長、局長），他每天接觸的資訊量越龐大、越沒有空好好思考一份公文的內容，通常他們對細節、前因後果跟實際業務的操作方式，也越不了解且較不關心，他們較為關心的是成果以及事件呈現在外界的樣貌，以及對外宣稱的政策方向能否實踐。

所以通常越低層級決行的公文簽辦越簡略，是因為事情相對單純、及主管對於業務相對了解；而提供給越高層的長官的公文，通常我都會假設他們對這個案件不太了解，所以需要提供歷程、法規這些參考資訊，但同時，也更要對資訊做刪減或重點節錄，因為他們可能耐心也有限，他們會希望更明確的得到對他而言重要的資訊。

至於怎麼知道高層長官關心甚麼呢，另外的這篇公務員工作的文章有提供一點類似資訊可參考喔。

Photo Credit: 翻轉公職