《打造敏捷企業》:敏捷思維很痛恨「在製品」這種東西,它綁住了你的產能,卻提供不了任何價值

我們想讓你知道的是
本書提供一份路線圖,讓企業可以按圖索驥,轉型成為真正的敏捷企業。也有一些實際的運作實例,包括計畫的擬定與預算編列、人才管理、高階團隊決策、領導者的行為、組織架構、企業文化等等,把敏捷深植到公司的基因當中。
文:戴瑞.里格比(Darrell Rigby)、莎拉.艾柯(Sarah Elk)、史帝夫.貝瑞茲(Steve Berez)
雖然敏捷的複雜系譜,時而會引發敏捷實務工作者之間的激烈辯論,但從敏捷簡短的歷史中,可以明顯看到兩件事。第一點,敏捷的起源與應用,已經遠遠不僅止於在資訊科技領域,已經和組織的許多元素都有關聯。第二點,應用敏捷的層面,仍可望持續再擴散下去。敏捷的發展,原本就是用來幫助大家跳脫官僚體系桎梏的——而無可抗拒點心公司目前最迫切需要的,是在官僚體系與創新之間,重新找到均衡點的能力。
敏捷團隊如何運作
敏捷團隊的運作方式,和那種一個命令接著一個命令的官僚體制,是不一樣的。敏捷最適用於創新活動,也就是把創造力應用在改善顧客解決方案、事業流程與技術上,藉以獲取利潤。
為了善用機會,由組織成立一個通常是三到九人,而且多半全職於此的小團隊,然後授權他們去做。這個團隊通常擁有多種專業,會包含完成任務所需的各種技能。它是自主管理的,也會鄭重地為任務的所有層面負起責任。資深領導者會告訴成員創新的方向,但不會告訴他們如何做。一旦遭逢複雜的大問題,團隊會把問題拆分成一個個的模組,透過迅速形塑出原型與嚴謹的意見回饋程序,為問題的每個部分都找出解決方案,最後再把這些解決方案整合為天衣無縫的整體解決方案。
成員們比較重視因應各種變化,而非死守著計畫照著走下去。他們會為所有的結果負責(像是成長幅度、獲利能力,以及顧客忠誠度等等),而不是只為產出負責(像是寫了幾行的程式碼,或是推出了幾種新產品等等)。敏捷團隊會與顧客密切合作,不論是外部顧客或內部顧客。這樣等於是把創新結果的責任,交到了最貼近顧客的一批人手上。這麼做可以減少控制與批准的層級,藉以加快工作速度、促進團隊的工作動機。
敏捷手法是思維和方法兩者的組合。一旦爆發宗教戰爭,雖然信徒之間會爭辯誰的教派更為重要,但這樣的行為是很荒謬的。要想存活下來,你的頭比較重要,還是你的心臟比較重要?二者你都必須擁有,不然你就死啦。敏捷是一種聚焦於顧客的哲學,敏捷的實務工作者相信,每一項工作活動,都有它的顧客在。而這項工作在設計其架構時,也應該要圍繞著滿足顧客需求這件事,而且要盡可能做到既有效又能夠獲利。
例如,財務部門為自己提供資金的營運單位服務,而這些單位也應該把自己對於財務服務的滿意度,回饋給財務部門。所以敏捷團隊會有待辦清單(backlog)這個東西——基本上就是安排好優先順位與執行順序的待辦事項列表——而且要根據顧客需求來安排,而非依照任務來安排。
敏捷的思維很痛恨在製品(work in process, WIP)這種東西。因為,它綁住了你的產能,卻提供不了任何價值。它存在愈久,就耗費愈多成本。但顧客的需求卻是一直在改變的,競爭對手也持續在創新當中,在製品漸漸的就會過時。因此,敏捷比較喜歡小批量的,在一段時限以內(一個月以內)要完成的作業循環,每個循環稱為一個衝刺期(sprint)。
但敏捷的實務工作者,並無意透過短天數的衝刺期,來逼迫團隊成員更賣力工作。這一點,和某些對敏捷抱持懷疑態度的人所想的不同。之所以安排短天數的衝刺期,用意在於鼓勵敏捷團隊思考,如何才能迅速打造出一些有測試價值的東西。短天數的衝刺期,也讓團隊成員更容易同步推動天數較長、較緩慢的流程,以及較快速的流程。
團隊的活動負責人(initiative owner),也是大家所知道的產品負責人(product owner),必須負起把價值提供給顧客(包括內部顧客與未來使用者)與事業部門的最終責任。扮演這個角色的人,通常來自於事業部門,其時間則分配在與敏捷團隊共事上,以及與關鍵利害關係人協調上,包括顧客、高階主管,以及事業經理。活動負責人可以用設計思維或群眾外包之類的技巧,建立一份綜合性的投資組合待辦清單,納入有發展潛力的各項機會。
接著,活動負責人必須根據預計能提供給內外部顧客與公司的價值,無情地持續調整清單上的順序。活動負責人不會告訴敏捷團隊的每個成員該做些什麼,或是每項任務應該花費的時間。反倒是團隊成員必須自己畫出精簡的路線圖,只有那些在開始執行前不會有任何改變的活動,才在計畫中詳盡規劃出來。
他們會把排名在前面的任務拆分成多個小模組;決定好自己要負責多少任務與如何完成;明確定義出怎樣才算真正的「完成」;最後是開始動手為各衝刺期的產品打造不同的工作版本。還會需要有人扮演「過程引導者」(process facilitator)的角色(通常是受過訓練的敏捷大師〔scrum master〕)在過程中幫忙引導。這個人必須保護團隊不致於分神到其他事項去,也要協助團隊運用集體智慧做事。
所有過程是完全透明的。團隊成員們每天要開簡短的協調會議,以檢視進度、找出障礙所在。彼此間若有歧見,就透過實驗與意見回饋解決,而不是訴諸無止境的爭辯,或是告到高層那裡去。他們會在很短的期間裡,找少數幾位顧客,測試小型的工作原型,即使只是一部分尚不完整,也無所謂。只要一個原型能讓顧客看了感到興奮,可能就會馬上釋出它,即使部分高階主管並不欣賞它,或是覺得還需要再加一些東西進去再釋出比較好。接著,成員們會腦力激盪,設想有什麼方法能夠在接下來的循環裡有所改善,並做好朝著下一個優先事項出擊的準備。
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《2222-未來選擇地》給孩子一個想像,也給我們一個重新選擇的機會
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▶展覽資訊
日期:2023/1/6 - 4/5
時間:10:00 - 18:00
地點:華山1914文創產業園區西4館&西5館
購票詳情洽:《2222-未來選擇地》

▶展場提供觀展證書申請
完成觀展後,可於現場依照工作人員指示,完成電子證書申請流程,將於一週的工作天寄出證書電子檔案,提供大人、小孩一個觀展紀念。

(註1)SDGs永續發展目標(Sustainable Development Goals)是一項全球共識,旨在2030年前實現可持續發展的一系列目標。由聯合國提出訂定17項明確目標、涵蓋169項具體指標,目的是實踐地球上所有面向的永續發展,包含地球環境保護、社會公平正義、永續經濟發展。
17項永續發展目標:
1.消除貧窮、2.終結飢餓、3.健康與福祉、4.優質教育、5.性別平等、6.淨水與衛生、7.可負擔的永續能源、8.就業與經濟成長、9.永續工業與基礎建設、10.消弭不平等、11.永續城鄉、12.責任消費與生產、13.氣候行動、14.永續海洋與保育、15.陸域生態、16.制度的正義與和平、17.永續發展夥伴關係。
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