職場溝通不良?因為你沒有學會這10個聰明回話技巧

職場溝通不良?因為你沒有學會這10個聰明回話技巧
Photo Credit:JD Hancock CC BY 2.0
我們想讓你知道的是

說話滔滔不絕,但最後大家還是一臉問號?想糾正部屬犯錯,卻讓他以為「這樣也沒關係」?說話沒有重點,總是居下風?

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文字:tianesu

說話滔滔不絕,但最後大家還是一臉問號?想糾正部屬犯錯,卻讓他以為「這樣也沒關係」?說話沒有重點、愈描愈黑,辯論、談判時,總是居下風?你和他人溝通總是說服力低、雞同鴨講、常常被誤會?

《結論說得漂亮,說服力100%》一書中,作者指出「不會招致誤解的說話方式」的10個回話技巧:

  • 面對問題時,從本質開始回答
  • 以「就算說了對方也不懂」為前提而說
  • 配合對方的期望
  • 配合對方的等級
  • 只對夥伴和專家使用專業用語
  • 不可使用外來語和簡稱
  • 辭不達意、說明不足,是招致誤解的源頭
  • 避免「Yes, but回答法」
  • 極力避免使用模稜兩可的措辭
  • 盡量不要比較
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作者舉例,不想讓對方誤會,讓溝通產生距離感,你還能這麼說:

不認同對方看法時

  • 忌使用「Yes…..But說話術」,先說「您說的沒錯」緊接著說「但是……」,對方或許會不認為自己有錯。
  •  一開始就明確表示「不是這樣的」接著說「但是我能理解……」這樣的安慰才不會太過虛假。

職場溝通

  • 主管總是習慣先說「一定很累吧、真是辛苦你了」緊接著提出「但是專案毫無進展」等抱怨。對方會覺得你不是在責罵他,把主管的話解釋為「原來這樣沒關係」。
  •  直接說出主張,再安慰對方「我知道你很努力了,但是沒有成果,一切就沒意義了。」

人際

  • 「你真不愧是老手!」對方可能會扭曲「你是想說我老嗎?」
  • 別用「真不愧、出乎意料的是、相對來說」當開頭,這三句冷箭也很容易引起對方誤解。
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假如真的遇到「令人傷腦筋的問題」,必須使用不同形式的回答方式,拋出「關鍵訊息」三步驟回答:
  • 用「標題答覆」簡潔回答
  • 放入「橋樑」
  • 說出「關鍵訊息」明確提出自己的主張。

狀況1:太太問:「老公,你最近是不是喝太多酒了?」

  • 標題回覆:沒有吧。我這禮拜只有出差時喝了二次而已啊。
  • 橋樑:是不是因為我昨天在家喝酒,所以妳才會有這種感覺啊?
  • 關鍵訊息:其實最近我喝酒的量有減少耶。

說服關鍵:雖然直接說「最近喝酒的量有減少」對話一樣能成立,但若加入「橋樑」,則能強化「最近喝酒的量有減少」這個訊息,太太反而不會因此發脾氣。

此外,「但若再補充一下」、「為什麼呢」、「據我所知」、「但是現在不同了」也很適合用來當做緩衝的橋樑句,讓說服力道更加倍。

狀況2:您的缺點是什麼?(不想回答的問題)

  • 標題答覆:我的個性很急。
  • 橋樑:話雖如此,我認為這個缺點也可以是優點。
  • 關鍵訊息:所謂個性很急,就是想到什麼就馬上付諸行動,比起什麼都不做,這種個性達成目標的可能性比較高。

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本文由VOGUE雜誌授權報導,未經同意禁止轉載,原文請見〈說話總是被誤會? 聰明回話10技巧〉,更多精彩報導,詳見《VOGUE網站》

責任編輯:吳象元
審稿編輯:楊士範