辦公室生存終極指南:被抹黑又被搶功勞、兩個上司讓你左右為難時就這麼做

辦公室生存終極指南:被抹黑又被搶功勞、兩個上司讓你左右為難時就這麼做
Photo Credit: Seattle Municipal Archives @Flickr CC BY SA 2.0

我們想讓你知道的是

辦公室生存的終極指南,全面提升職場智商、克服各種人際困擾,讓你在哪工作都愉快,跟誰合作都可以!

文:珍.克拉克(Jane Clarke),企業心理顧問業者尼可森麥布里奇公司(Nicholson Mcbride)主管

編按:許多人聽到辦公室政治就避之唯恐不及,你當然也可以繼續對辦公室政治抱持負面觀點;但無論在任何職場,辦公室政治確實無所不在。想在組織內生存、升遷、實現抱負,就得積極、有建設性地學習與辦公室政治共存,或者至少——不要讓自己成為「辦公室政治」的受害者。

不論你處於什麼位階、從事哪種行業,珍.克拉克的建議都能協助你避開辦公室地雷區、妥善處理職場人際。以下就來看三種常見的辦公室問題案例,以及應對進退上的妙方吧!

問題一:左右為難

左右為難是今日企業裡最大的問題之一。簡單的說,就是被不同的人要求做兩件互相矛盾的事──有些例子是多件矛盾的事!我們的調查中有超過70%的人說,他們過去一年曾經歷過這種情況──年齡三十歲以下的人比率更高出許多。

另一種情況是,你可能在衝突的情況中被要求選邊站。這對職場上的人向來就是問題,但近幾年來因為情勢更混沌、組織更複雜,以及負面的政治操作激增而愈常見。這在不確定的年代可能更難以避免,但身歷其境的人不會因為這句話而稍感安慰。你可能被要求做或不做不對的事,另一方對你工作表現的看法可能受到不利的影響。如果你很不幸,可能得罪所有人。在最糟的情況下,有人甚至發現自己因為身陷這種衝突而丟掉工作。

案例研究

卡拉在人資部工作,一位業務部的資深主管要求她負責一個特定的發展專案。卡拉的上司露薏絲不希望她(或她的其他同事)涉入這個專案:露薏絲想把專案攬到自己身上。她對她的團隊表明了她的企圖,不過,業務部的資深主管要卡拉接,並經常要求卡拉出席會議,雖然他知道露薏絲不允許。他有時候召喚卡拉到他辦公室,而不事先通知或解釋原因,只說「要談一談」,結果卻是所有相關人士都到場的專案會議。卡拉陷入左右為難──她應該告訴露薏絲詳細情況嗎?當卡拉告訴露薏絲後,遭到露薏絲的斥責。她被告誡不要回應他的電子郵件,不要接他的電話,當然不能參加會議。問題是這造成了不利的影響,不只是對發展專案,也對卡拉──和整個人資部──不利。最後卡拉選擇離開公司,因為她不知道如何解決這個問題,這牽涉的不只是一項專案,而是更大的問題。

另一個幾乎不可能避免的情況是,當你處在構矩陣式的組織結中,一定會收到衝突的指令,基本上就是你有兩個上司。

例如,一位可能負責區域業務,另一位則負責產品線,而你得同時對兩個上司負責。在矩陣結構工作的人常說受到兩方面的拉扯。他們抱怨,兩位上司都認為自己部門的工作比較重要,應該列為優先。

如果你發現自己左右為難,該怎麼做?首先是思考這是否真的有影響。由於這個問題很常見,許多人往往陷於天人交戰。這種情況可不可能適應?你想適應嗎?先決的條件是,你不會在過程中受到傷害。你必須當一個促成者──促成事情──而非抱怨者。決定事情的需求是什麼:誰是對的?思考權力的比重,和你屬於誰的職權管轄。然後你才能決定滿足不同要求的比重。

讓雙方都瞭解你的績效如何評量。在大多數組織中,每個人都有設定的目標。不過,這些目標經常與個人真正做什麼關係不大。你必須確定自己的目標很明確,能反映你的貢獻。當你被要求參與一項工作時,要確定你的目標也跟隨著改變,能夠反映這項工作。你必須與牽涉的各方討論──即使只是簡短的談話──與他們達成你應該參與什麼的共識。如果矛盾發生,你可以記錄下來,與你的上司(們)討論,澄清這種情況。

不過,設定目標可能還不夠,尤其是較大的問題往往不在特定的專案,而在與每日工作有關的意見不合。如果你發現自己處在這種情況,就必須很明確地決定你是站在哪一邊。決定在哪種情況下怎麼做最適宜。你可不可能採取兩面兼顧的方法?一旦你想好怎麼做,就必須向兩方提出這個問題。先嘗試面對面談,看能否達成協議。但如果問題仍未解決,你可能需要很謹慎而敏銳地把你對事情的瞭解寫下來。在一些情況下,你可能把副本寄給雙方,要求他們釐清你應該怎麼做。這在許多的案例不但不可能辦到,而且可能適得其反,讓情況火上添油。因此,卡拉自己坦言,她覺得解決辦法在於應付她的上司。

問題二:有人搶了你的功勞

別人有可能以許多方式搶走你在工作上的功勞。他們可能把名字列進你製作的報告,或低估你的貢獻,有時候甚至完全否定你的參與。或者他們可能把你的點子據為己有。更極端的例子就純粹是搶走你的工作成果。我們最近碰到一位有權進入團隊成員電子郵箱的經理,他不但監看個人郵件往來,還拷貝其中一些信件,同時竊取別人提出的構想。

這是一個很普遍發生的問題:近半數接受我們近日調查的人說,在過去一年來他們發生過有人搶他們工作成果的事。

案例研究

安祖兒為一家法律事務所工作,她花多年時間培養一家潛在客戶的關係,雖然至今尚未有委託案例。安祖兒曾向這家公司的法務部提案、送交相關資訊、密切注意該產業的最新發展,並與法務部主管定期喝咖啡。最後,安祖兒的辛苦有了結果,她的事務所成功地變成代表這家公司的多家法律事務所之一。另一個部門的合夥人曾參與最後的提案,但他卻搶了爭取到新業務的所有功勞。安祖兒不僅未因貢獻而獲得肯定,她在爭取新業務方面的考評還得到很差的評級,讓她在那一年的整體考績降了一級。

必須瞭解的一點是,如果別人因為你的工作而獲得肯定,這未必是不正當的。那可能是他們發揮了影響力:他們撒了創意的種子,並在幕後促成別人接受他們的建議,而別人並不知道那是誰的點子。所以他們認為自己也有所貢獻。或者,原因可能是組織性的運作方式:許多組織的文化特別凸顯主管的績效,部屬工作成果的榮耀都歸給主管。團隊要做所有跑腿工作被認為理所當然,但成果掛的卻是主管的名字。然而,當功勞毫無道理地被搶走時,你該怎麼做?

偶爾會碰到有人明目張膽地這麼做──很明顯地搶走你辛苦工作的功勞──絲毫不企圖掩飾這個事實。在這種情況下,最明智的做法是面對問題,以避免未來再度發生。

跟這個人談談,試著讓對話保持客觀和理性。指出發生了什麼事,而不要批評他們個人。在某些情況下,採取「明知故問」的態度可能有幫助:「我很驚訝怎麼會發生這種事,也許是我誤解了?」你是想喚醒他們的羞恥心,希望他們知所節制。但你的客觀必須能確保那個人很清楚你對他們行為的看法,並要他們保證不再發生。運用你解決問題的技術,與他們討論你們未來可以共同合作。

不過,較難處理的是行為本身並不明顯,而是較隱晦,而你無法確定他們的行為是故意的。在這種情況下,很有把握地質問那個人可能是不智之舉:你可能要來一場只是一探究竟的談話。有些人發現這種行為持續數個月、甚至數年之久,而他們一直無法確定那是對方蓄意的做法。這時候他們需要運用一套技巧來處理問題。增加各方面的溝通可能有幫助。藉定期告知與你共事的其他人,可以讓別人更難宣稱工作都是他們做的。但別以意氣之爭的方式做這件事,而要以想幫忙的方式提供資訊:「我們昨天談過後,我想讓你瞭解我們的團隊在做什麼,可能對你有幫助。」把訊息的副本寄給其他人,但這些人應該至少是相關人士!你也可以進一步表示,你已經把這種工作上的安排和協調制式化。


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我們想讓你知道的是

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另外,烏克蘭還運用加密貨幣當成人民逃亡的「救命金」,募集1億美金虛擬貨幣捐款,甚至發行「元歷史:戰爭博物館」Meta History: Museum of War主題的NFT,兼得籌款用途並借助NFT不可竄改特性,紀錄戰爭真相向數位社群散播。

烏克蘭在戰爭爆發時,看似立刻做足準備,事實上,他們過去花了兩年半時間,強健國內的數位基礎建設。

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俄烏戰爭爆發後,國際把焦點望向台灣,Wall Street Journal點出台灣網路的脆弱性,因95%網路流量數據仰賴海底電纜接收、發送。這份報導指出,美國模擬中國侵台會優先攻擊周邊海底電纜,一旦戰事發生,極有可能有一小時的訊息真空期,讓台灣與盟軍通訊失聯。

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事實上,台灣近年非常重視網路基礎建設的重要性,像是行政院智慧國家推動小組提出智慧國家方案(2021~2025年),項下規劃數位基盤建設,為邁向智慧國家奠定基礎。

以衛星系統為例,數位基盤計畫就針對低軌衛星及地面設備投入驗證,建立低軌通訊衛星產業鏈。目前台灣積極投入自主研發關鍵技術與元件,籌組兩組低軌衛星旗艦團隊,放眼目標2026年前發射2枚通訊實驗衛星。

確實,目前已經有10家台灣業者組成「低軌衛星國家隊」,先後打進SpaceX、OneWeb及Kymeta國際供應鏈,有望一年賺進9,000億元商機。當低軌道衛星部署完備,擁有自主的衛星避免對外通訊失聯問題,等於一面強化軍事防禦;另一方面加速發展太空機會財。

除了空中衛星,台灣對海底纜線建設也持續加碼。

數位基盤建設針對亞太海纜及5G雲端聯網中心,完善在地光纖通道、強化安全防護,讓台灣成為國際資通中心樞紐。過去就有媒體點出,中美貿易戰之後,國際企業加碼把海底電纜連到台灣,將此視為新一代「護國圍牆」。

像是受到美國政府支持的Google,預計2024年啟用全新海底電纜APRICOT,這條總長約12,000公里的傳輸科技,將連通台灣、日本、關島、菲律賓、印尼多國,中華電信也有參與其中。未來幾年,預計有其他海纜通向台灣,其中一條是東南亞日本二號(SJC2),採用雙點登陸方式,也就是如果海纜被斷線,還能以陸纜方式備援,有效降低單一海纜站的事故風險。

資訊攻防成未來戰事重中之重,國家網路資安防護迫在眉睫

現代戰爭除了攻擊基礎建設,還會以細膩的AI科技進行攻防,對人民進行認知作戰。俄烏戰爭就曾以「Deepfake」仿臉AI技術,假冒烏克蘭總統宣布投降,迫使烏國政府急於闢謠。過去台灣就曾有影片示範如何快速「假冒」行政院政務委員唐鳳,三兩下功夫就能散播假訊息。

資訊烏賊戰,台灣與烏克蘭的處境,如出一轍。

調查指出,台灣連續9年奪得假訊息攻擊冠軍;至於烏克蘭,則是8年來頻繁受到俄羅斯的網路攻擊。身為假訊息最大受害國,台灣如何加以反擊?

民間成立的非營利組織「台灣事實查核中心」主動蒐集與公共事務有關的可能假訊息,啟動訊息事實查核,也加入國際事實查核聯盟(International Fact-Checking Network, IFCN)依循全球共同原則執行查核工作,甚至因應台灣人口超過9成有使用LINE通訊軟體,特別讓民眾能透過LINE訊息查證官方帳號,闢謠各種假訊息。

面對防不勝防的假訊息,被動防守不如主動攻擊!國內法人單位借助文字及影音圖形AI分析技術,針對社群帳號的行為進行鑑識、溯源,分析背後不實訊息的傳播策略。甚至進一步聯手政府部門、非政府組織,繪製「不實資訊生態傳播暨鑑識生態圖」打造不實訊息反擊體系。

從無國界組織的觀察來看,台灣新聞自由毋庸置疑,但仍有利益衝突、假新聞等問題;無國界組織認為台灣政府把脆弱的媒體生態視作國防威脅,「尤其台灣民眾對媒體信心是民主國家最低,導致民眾寧願相信假消息,也不願向專業媒體查核」。如果這情形沒有改善而遇到戰爭時,我們的新聞媒體與閱聽大眾反而是最沒有「韌性」的一環。

因為疫情關係,「超前部署」成為國人耳熟能詳詞彙,面對敵人也應該像打擊病毒一樣,平時就要鍛鍊防禦體系,尤其針對網路基礎建設,更須提前做足準備。

從俄烏戰爭鑑往知來,烏克蘭能抵擋攻擊長達三個多月,關鍵之一,就是未被摧毀的網路,對內持續通報撤退資訊;對外把第一手戰事消息帶向全世界。換言之,台灣更該從俄烏戰爭學習經驗,根據官方施政,台灣未來五年會投入最大心力,將自身蛻變成為智慧國家,綱領之一即是發展「數位基盤」網路體系,從基礎建設到資訊安全,不僅要反脆弱更要強韌性。

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