想要從此不加班?你該學的向上管理術

想要從此不加班?你該學的向上管理術
Photo Credit:PascalCC BY 2.0
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文:Bryan Yao

文章開始前,請先在心中默念「木蘭花」21次:

木蘭花
木蘭花
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木蘭花
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木蘭花
木蘭花
木蘭花
木蘭花
木蘭花
木蘭花
木蘭花
木蘭花
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木蘭花
木蘭花
木蘭花
木蘭花
木蘭花

好,請問,「精忠報國」的是誰:

當然是岳飛,你該不會回答「花木蘭」吧?

好啦,我知道這是老梗了,但記得當年我被我同學愚弄後,馬上興奮地去騙別人,真的十個有九個都被拐,帶來不少歡樂。最好笑的是,有次我在補習時問坐在隔壁的「小綠綠」,她回答「花木蘭」,我說答案是「岳飛」,對方還理直氣壯地說:是花木蘭沒錯啊!直到我反問「那麼代父從軍的是誰?」對方才滿臉通紅狠狠瞪我一眼。真令人懷念啊,簡直就是「那一年,我們一起追過的女孩」的場景。

課本說的沒錯,人真的是非常社會化的動物。「和他人互動」這件事會對個體的思考和行為都帶來極大的影響。互動的形式除了語言之外,還包括肢體。你可以試試週末在華納威秀人潮最多的地方,一語不發抬頭望向天空,不出幾分鐘你就會有好幾個好奇同伴,最後搞不好會聚集了一大群人抬頭張望,說不定隔天你就被邀請上劉寶傑的節目談UFO了。

另外一個例子是「黑白猜,男生女生配」的遊戲,玩過的都知道,除非很刻意地忽視對方,不然自己的頭就是會不聽使喚地順著對方的手指轉過去,好像有股無形的「力場」一樣。「人」基本上就是這樣的動物,很容易受同類影響,這種天性跟燒在主機板的程式差不多。

有心人很懂得利用這個特點,好比說在選舉造勢的場合,主持人只要塑造出激情或悲情的「情境」,就會有越來越多的人受到感染進而統一口徑。電話詐騙的歹徒也是用一樣的原理,只要一個假檢察官加上一個假銀行專員,先塑造出一種「你有麻煩了」的氛圍,誘導當事人踏入一種焦慮的情境,接下來就是一個口令一個動作乖乖去ATM匯款了。

有趣(也很可怕)的是,這些事件的受害者,在當下都認為自己是出於自由意志,絲毫沒有被強迫的感受。

如果你想順利地「影響」你的老闆,當然啦,我們是指好的影響,一定要先了解上述的例子,簡單地說,就是塑造一種情境或氛圍,利用互動技巧,把你的老闆「包覆」起來,進而影響他的行為。後面我會舉實例說明。

另外一個我們要運用的技術,則是心理學上的「一致性原理」,大意是說人們在做行為判斷時,會盡量跟自己之前的思考或言行保持一致。

昨晚剛好看到一個例子。Discovery播出一個探討人類情慾的節目,其中有段實驗挺有趣的。受試者是好幾對夫妻或情侶,分成A與B兩組,心理學家請A組男女個別分享他們對另一半「愛」的感覺,好比最愛對方什麼樣的特質,兩人如何由相識到相愛之類的。而B組成員則請他們分享「性」的經驗,好比最棒一次的經歷是如何?是在怎麼樣的情境之類的。

分享完之後,兩組的人分別請他們看一系列異性的照片,有的是普通路人,有的則是性感名模,並且要求受試者對相片人物的吸引力來評分。但打分數其實是個幌子,實驗人員其實偷偷在記錄每位受試者眼光停留在個別相片的時間。A組(談愛的一組)成員停留在每張異性相片的時間都差不多,但B組(談性的一組)則停留在裸露性感的異性相片的時間明顯很長。

也就是說,人的行為舉止,會跟前一刻腦子裡在想的東西產生連動,思想是光源,行為則是反射出來的影子。剛剛在談如何深愛著自己的老婆,下一刻既使出現了比基尼辣妹也不會心動,很快按下一張;但如果剛剛滿腦子巫山雲雨,現在看到「有料的」就會忍不住多回味一下。很明顯的,人的行為會「不自覺地」與思考保持一致。

另一個「一致性」的例子則是「影響力」的作者Robert B. Cialdini在書中提到的。大意是說,實驗人員主動拜訪某社區的屋主,請求借用他們的前院豎立一個「注意交通安全」的大型告示牌。因為這告示牌很大,多數人都拒絕了,平均僅有17%的屋主同意。但有一組樣本卻產生極端的結果,竟然同意的比例高達76%。並不是這組人特別急公好義或剛好都是慈濟人,而是實驗人員在數週前,就親自拜訪這群屋主,問他們是否願意為社區的交通安全「盡一份心力」,也提到必要時設置一些標語來警告駕駛。遇到這樣的問題,多數人當然會說:「好啊,我很樂意!」這群主動表達善意的人,隨後也以相呼應的行為來表達一致性。

好了,我們現在已經具備兩種力量,可以影響(當然你要說洗腦也可以)我們周圍的人。一是「建立情境」的力量,想想「花木蘭」;第二則是「一致性」的力量,想想「告示牌」

將這兩種力量合併會產生厲害的效果。其實很多媽媽都會這招!

比方說,家中第二個孩子出生後,有些老大會有失寵吃醋的感覺,甚至偷偷欺負老二出氣。很多聰明媽媽在老二出生前,都會營造一種「你要當哥哥(姊姊)囉」的氛圍,甚至直接把稱呼都改成「葛格」、「解結」,讓老大感受到自己身為老大的驕傲和責任。有時候媽媽還會問老大:「你以後會不會好好照顧妹妹呀?」老大這時候都會說:「好!」然後這「一致性」的力量就開始運作了,以後只要跟妹妹搶玩具,媽媽只要提醒一句:「你不是說要照顧妹妹嗎?」很多小孩就會立刻收斂起來,以便與他當初宣示成為「好哥哥(姊姊)」的承諾一致。

鋪了這麼長的梗,到底要怎麼給老闆洗腦呢?就拿這陣子版上討論熱烈的「加班問題」來說好了。如果你以為要老闆跟著你念21次「不要加班、不要加班」老闆就會被洗腦,那就太天真啦!上面的例子都有一個共同點,一定要當事人「自願」融入那個情境才行,用強迫是不行的。既然多數老闆都很強調「績效」,我們就該用績效來切入,我自己的實際作法是這樣的:

我在紐約擔任顧問時,我的上司是個能力非常強的工作狂,她每天7點進辦公室,常待到晚上11點,還真的是7-11,這種工作時數我怎麼可能跟進?所以每次她交辦事情給我,我大概會先消化一下,擬定個計畫,如果是小事情,我就直接開一個deadline給她,好比星期幾的下午交到妳桌上之類的。如果事情比較複雜,我就會切分成幾個段落,並且告訴她每個段落的deadline,我甚至會用email告知。

有些上班族被老闆押一個deadline時都會很緊張,時間快到時,在走道遇到老闆都還會眼神迴避,深怕被問起進度。我的策略則是反其道而行,既然妳愛績效,我就給妳績效。不管是電梯、走道、員工餐廳、還是洗手間,只要老闆在我附近,我一定主動上前跟她說進度。如果工作進行順利,我就會說:妳還記得deadline嗎?妳會準時拿到報告。如果不是很有把握,我也會說:這東西比想像中麻煩,我盡量在deadline前完成,有問題我會先跟妳講。總之,要做到幾乎會讓老闆厭煩的程度,也就是說,只要她看到我的臉,甚至背影,直覺就想到這傢伙又要來回報進度了。

我的老闆這時已經進入我設計的情境,在這情境裡,我不斷回報最新進度,簡直就跟球賽播報員一樣,她則是不斷地接收,像個聽眾。某種程度上,我在彼此的互動中建立了「力場」,掌握了主動權。

後來發生一件有趣的事,不是加班,但跟遲到有關。我們當時是在客戶的辦公室上班,也就是所謂的on-site service。顧問公司原本上班時間很彈性,但客戶單位卻需要準時打卡,為了維護對方的觀感,我老闆要求大家要在9:00進辦公室。只是大家自由慣了,包括我在內,還是常常晚到。

有天我不知在混什麼,弄到9:30才進公司,結果一進辦公室就聞到凝重的空氣。一位同事告訴我,剛剛老闆來過,發現很多人還沒到,於是大發雷霆,幾個剛好進來的倒楣鬼,被罵得最慘。於是老闆下了命令:「所有人明天開始8:30前到公司,但Bryan可以例外!」

我聽到時嚇一跳,還以為同事在唬我,結果大家都說是真的,還笑我搞特權。當然啦,我後來也不敢真的去享受這莫名其妙的特權,但我還是暗爽在心理,至少我確定老闆不會用「出勤狀況」來衡量我的表現。我想這背後的原因,就是「一致性」原理發酵了:既然老闆一向都是以成果來管理我的工作,為了保持言行一致,自然不會對我的上班時間多所限制。

有件事情我得承認,當時我並不是刻意運用這些心理學的手法來「操控」我的老闆,我可沒那麼強!我只不過是照著專案管理的原則來做事罷了(里程碑法)。只是後來看了一些心理學的文章,才突然搞懂,原來這一切都是人性啊!。

你可能會覺得,時時抓著老闆回報進度,不就表示不能摸魚打混,這搞不好比加班還累?

對,正是如此!但我們談的原本就是「如何減少加班,早點回家」,而不是「如何打混摸魚,不要被抓」。這又回到我們部落格的中心思想:交換與平衡。如果你希望老闆不要用下班時間來衡量你,那我們自然要在別處多加把勁,在與老闆的互動中掌握主控權,也就是大家常說的「向上管理」。如果真能做到這樣,即使老闆知道你試圖幫他「洗腦」,我想也不會介意,畢竟你是有績效的,而且總能讓他安心。

至於為什麼木蘭花要念21次,不是20或22次?這也是心理學。研究指出,凡事只要重複21次就會在大腦中形成慣性,進而養成習慣。所以,要是無法順利給老闆洗腦,就自己連續加班21天吧!反正到時你也就習慣了。

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本文獲專案管理生活思維授權刊登,原文於此


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