想提昇工作效率和創意?心理學博士:沒辦法專心就乾脆「主動分心」

想提昇工作效率和創意?心理學博士:沒辦法專心就乾脆「主動分心」
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我們想讓你知道的是

為了保持專注在重要的事務上,我們必須擅長兩項技巧。第一項技巧很顯然,就是移除分心事物—如果我們更了解注意力的運作方式,就會更重視這件事。第二項技巧就比較弔詭了,在本書提供的所有提升效率的策略中,它大概也是最令人不解的一個,那就是我們必須學會讓自己的心思「漫遊」。

文:喬許.戴維斯博士 Josh Davis, Ph.D.

保持專注可不容易,我們來檢視一個尋常的工作日,看看一些常見的挑戰。

斷斷續續的工作人生

早上十點,自由接案的亞曼達就已經感到很沮喪,她從事網站和用戶體驗設計的工作。幾乎整個早上,她都把時間用來開發票給客戶,包括一家拖欠款項的大客戶。她很氣惱自己居然花了兩個小時處理這些文件作業,開始把注意力轉向當天真正重要的事務上:她答應三家公司要完成的工作。

看看時鐘,她知道至少要有一家公司的東西得遲交了,因為時間不夠完成這三家公司的案子。她該專注於哪兩家的案子、延後哪一家的呢?她氣惱自己這天還沒做任何具有生產力的事,在未經仔細思考的情況下,她就隨意開始做其中一件案子,因為她剛好看到這件案子的工作筆記,所以其實並未真正作出任何選擇,她只是覺得:那就從這件開始做吧!

不過,剛才開發票開到一肚子火,亞曼達似乎遲遲未能消氣。處理發票一向是她最討厭的事務,現在她的憤怒轉移到那個延遲付款的大客戶身上。她必須用力思考,反覆重看工作筆記好幾次,因為每次看到最後,她總是發現自己的思路迷失了,只好再從頭看過一遍,告誡自己要專心一點。

雖然「萬事起頭難」,但十到十五分鐘之後,亞曼達終於進入狀況,開始有點進展。突然間,一輛救護車經過,發出刺耳的警笛聲,讓她脫離了剛才的出神狀態。接著,她想到附近有家醫院,一年前,當她腿部骨折時,就是在那家醫院接受治療的。然後,她想起之後有段日子,她腿部打著石膏還要爬樓梯到她的辦公室。算一算,應該爬了有幾百趟吧!真高興,那段日子終於熬過去了。這使她又不禁想起不良於行的母親,她希望自己在年紀更大時,不會像母親那樣……嗯,她心想,好像應該運動或做做瑜伽……但是這麼多案子要做,何時才會有時間去健身房或瑜伽教室?

腦裡的小劇場上演著一齣又一齣的戲碼,「妳在搞什麼,亞曼達!妳哪根筋不對?專注啊!」她斥責自己。

十分鐘後,她開始回到工作上,但才過五分鐘,她的工作夥伴走進辦公室,簡單地問了一個小問題—你也知道,這種對話通常沒有原本預計的那麼快結束,根本就不簡短。這個同事站在亞曼達的辦公室裡講述他的問題,足足二十分鐘,隨著寶貴的時間流逝,亞曼達的胃酸翻騰起來。

接下來一整天的時間,亞曼達努力保持專注,但每次都被其他事物打斷而分心,例如電子郵件通知(她一看到通知,就會立刻看一下內容)、電話(電話鈴響,她一定接),或是不知怎的、一不小心就開啟分頁瀏覽自己喜歡的網站了。她總會斥責自己:時間不夠了!要快點專心把案子做完。

結果,在這天結束時,亞曼達只完成三件案子的其中「一件」。所以,她還得花費更多寶貴時間打電話,向其他兩個未完成提案的客戶解釋,調整他們的期望,請他們再多給一點時間。

專注力是成功的要素之一,聚焦、不分心是非常難做到的事,因為我們的大腦結構天生善於對分心事物作出反應。再者,現在的工作環境遠比以前更容易導致分心,大家共用的辦公空間、會議、電腦、智慧型手機、平板電腦、無數的電子郵件、網路和社交媒體等,全都競相吸引我們的注意力。

為了保持專注在重要的事務上,我們必須擅長兩項技巧。第一項技巧很顯然,就是移除分心事物—如果我們更了解注意力的運作方式,就會更重視這件事。第二項技巧就比較弔詭了,在本書提供的所有提升效率的策略中,它大概也是最令人不解的一個,那就是我們必須學會讓自己的心思「漫遊」。

沒錯,就是學會把手鬆開一點,別緊抓著注意力不放,企圖逼自己長時間專注在一件事務上。

盡量減少干擾,學會「掌控」現代科技

我們都和亞曼達一樣,大多期望自己能夠持續專注幾個小時。當我們幾乎無可避免地做不到時,就會斥責自己不夠認真。但是,如同前文所言,我們的大腦是擅長發現分心事物的機器,這使我們非常難長時間專注在單一事物上。

那麼,如果我們希望自己更專注的話,該如何做呢?第一步就是移除你最能夠預料到的分心事物。

如果同事或電話不再每隔五分鐘就來找,你當然更能夠專注在工作上。但如果你是長坐辦公室的上班族,大概可以從親身經驗中知道,我們多數人很少真正採取這種行動,主動移除在自己工作場所中的分心事物。

其實,我們的工作工具如電腦、電話、平板電腦等,對多數專業人士、尤其是知識工作者需要做的創意思考、複雜決策,以及規劃與協調事務等,具有非常大的分心作用。

想像一下,如果某人在你的辦公室設下惡作劇陷阱,例如在門的上方懸掛了一桶水,讓你一進門就被翻覆的水淋濕,或是在你的座椅上放了一些圖釘,或是一個坐下去會發出怪聲響的墊子。當你在工作環境中布置並使用這些科技裝置,就如同或多或少這樣布下「陷阱」。你為自己打造了一個充滿陷阱的工作環境,但這些陷阱不是水桶或圖釘,而是電話、各種大小螢幕、網站、辦公室開放的門等。

如果你想更集中注意力,一個不錯的起步就是減少噪音,盡量先關閉許多裝置。你不必隱遁山林或遺世獨立,當個不使用現代設備的摩登原始人,你只要讓這些裝置無法導致你分心,也許一次二十分鐘就好。你可以直接關掉電子郵件信箱,以及其他裝置的提示音—別相信你能夠不理會彈跳出來的郵件通知,你的大腦不會讓你得逞。


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本文章內容由「爆米花數位」提供,經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。


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