想每天提早兩個小時下班?你一定要試試這10個實用小工具

想每天提早兩個小時下班?你一定要試試這10個實用小工具
Photo Credit: Corbis/達志影像
我們想讓你知道的是

工欲善其事,必先利其器,這十個超棒的工具,趕快拿去用吧!

唸給你聽
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設定視訊會議就花了一小時?不想被發現半夜三點還在寄信?要一個個追蹤客戶寄信,老是忘記?不管是企劃、email、會議還是各種困擾其實都有解藥。工欲善其事,必先利其器,這十個超棒的工具,趕快拿去用吧!

1. 腦力激盪的最佳工具—MindMeister
  • 中文介面
  • 免費帳戶、專頁帳戶或企業帳戶
  • SYNC UP推薦指數:四顆星(滿分五顆星)

每當你在規劃,或是發想一些點子時,如果只是用紙描繪下來,或是畫在白板上,事後的記錄、建檔和搜尋功能,都不及使用MindMeister。它不僅有簡單容易上手的界面,更可以讓其他參與者同步增減編輯心智圖。除了團隊合作的特色外,也可以運用在自己的專案、私人旅遊規劃、學習筆記等多種需求。基礎使用介紹可參考這支影片

筆者跟著教學影片實際使用後,覺得非常容易上手,且中文介面會隨時跑出工具提示,YouTube的教學影片也很多,非常推薦大家使用。

2. 史上最棒的To Do List工具—Wunderlist(奇妙清單)
  • 中文介面
  • 免費帳戶、高級帳戶或企業帳戶
  • SYNC UP推薦指數:五顆星

電話費沒交、上個月出差的發票還沒報帳、八月底的出國機票還沒訂等,生活中有太多待辦事項,常常就忘了最重要的那一個。Wunderlist有許多功能,首先,可以區分to do list的各種類別,不論是工作、私人、旅遊等,都可依照各種功能區分;此外,搜尋功能也是特色之一,在不同任務之間加上「#」標籤,就可讓有同樣標籤的相關內容一起出現,即便任務是放在不同的類別裡。

而且,透過email就可以將待辦清單分享給其他人,還有留言通訊功能,並可在許多裝置之間同步;它還能支援各瀏覽器的擴充功能,讓你可以儲存網頁。

Photo Credit: Wunderlist

其實to do list的app有非常多種,但Wunderlist的功能讓我覺得有許多附加價值。例如,強調共同協作功能,讓你可以把工作待辦清單分享給同事,旅遊的待辦清單分享給朋友,而這只要輸入對方的email即可,非常方便。

此外,筆者最喜歡Wunderlist可儲存網址的功能,不管是喜歡的文章、網拍或跟工作相關的網站,都可用瀏覽器擴充按鈕儲存連結,之後也可以透過手機、平板等不同裝置,再重新看看這篇文章,或決定要不要買這件衣服等。儲存的連結,還可以設定提醒的時間,例如在週末看到跟工作相關的文章,可以先儲存,並於禮拜一提醒自己閱讀該文章。(如下圖說明)

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

另一個筆者也覺得很棒的功能是,當你從email中接收到任務,你可以轉寄到自己的Wunderlist,就能自動匯入時間、待辦事項。下圖為筆者示範,詳細說明請點此。(如下圖說明)

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

在你寄到自己的Wunderlist之後,任務就會出現在左列的資料夾,點擊即可設定更多內容。

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡
3. 各種提案、契約的最佳幫手—QuoteRoller
  • 英文介面
  • 無免費帳戶,有專頁帳戶、小型公司和企業帳戶
  • SYNC UP推薦指數:三顆星

不論你是要創造各種企劃案,各式契約或是估價等文件,透過QuoteRoller許多內建的template,並結合CRM系統,讓你輕鬆製作各種文件、和有如設計師規格一般的企劃案。

由於是付費才能體驗的,所以筆者還沒真正嘗試過,但建議有興趣的讀者可以試試14天的免費體驗。

4. 企業財務管理的最佳工具—Due
  • 英文介面
  • 有免費帳戶(Starter)、Plus、Ultimate和Business
  • SYNC UP推薦指數:三顆星

現金流管理一直都是企業相當重視的一環,如果你的企業需要和許多的客戶來往許多的發票等細節,這會是對你來說相當實用的工具!使用界面不僅美觀亦具有功能性,還有時間追蹤等功能。

Photo Credit: Due

註冊之後會有逐步教學。軟體有許多功能,例如根據自己的需求設定Invoice、內建幣值轉換等許多特色。

Photo Credit: Due
Photo Credit: Due
5. 告別PIN碼,即時預約Conference Call—Uber Conference
  • 英文介面
  • 有免費帳戶、專業帳戶和企業帳戶
  • SYNC UP推薦指數:四顆星

每次要預約con-call(電話會議)時,總是要將一串有如亂碼一般的密碼記下來?con-call的品質不一,一下斷線、一下又出現一堆雜訊?不確定此時誰在線上,害怕不該被聽到的會議內容透過con-call機傳出去的窘境?如果你面臨過這些狀況,那就不要錯過Uber Conference。

這個工具非常容易使用,即便是專業版,一個月也僅需美金10元,約台幣300多,相當划算。你會有一組自己的Conference number,不用記一堆複雜的PIN密碼,就可以輕鬆和各地有網路的人們進行會議。而且操作版面相當清楚,誰正在說話、誰在會議之中,以及許多會議需要具備的功能皆很完整,不論是與國內跨地區會議、不同部門與廠商會議或跨國會議等,都相當推薦大家試試看。

6. 迎接強大的email附加功能—Boomerang
  • 英文介面
  • 有免費的Basic、Personal、PRO和PREMIUM等選擇
  • SYNC UP推薦指數:五顆星

希望讓老闆以為這封信是你早上八點寄出,而不是半夜兩點?不想在週末寄信,以免信件被忽略?客戶A的信兩天內沒回,要追進度;每週一都要寄週會通知?天啊,誰來幫幫我記住這些大小事?沒問題,將這些都交給Boomerang吧。免費帳戶就涵蓋相當多的功能,以下讓我們看看更詳細的介紹:

點擊官網,將工具加到gmail之後,即可享用許多功能。下圖介紹的是自行設定寄信時間,不管是一小時後、兩天後甚至是特定時間都可指定。也有自動寄送重複信件的功能、週會開會通知、每個月向組員催收單據等信件,都可以自動完成。

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

你有遇過這種情況嗎?收到繳費通知,但還是錯過繳費日期?上班的時候收到折扣通知,但關掉email後就忘了、也錯過折扣季?或是想要多閱讀一下信件內的文章,但剛好再開會,關掉mail後又忘了?Boomerang讓你再也不會發生這種情況,輕鬆點擊右上方按鈕,即可設定特定時間,讓mail再次寄給自己,讓你不再錯過折扣、好文章、繳費等所有事項。

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

寄送新產品功能給十個客戶,往往需要一一追蹤客戶回應,但專案總是好幾個同時進行,常常就漏掉客戶A或追蹤專案B。Boomrang讓你自行設定,如果此信件在一定時間內未收到回覆,它就會自動跳到收信匣最上方,提醒你該追蹤進度囉!

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

只要點擊右下方的藍色按鈕,當收信人讀取信件時,你即可收到回條(前提是收信人同意傳送回條),此外,也可讓你追蹤信件內各連結被點擊的次數,更深入掌握email狀況。

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡
7. 所有會議、面談、電話的排程助手—Calendly
  • 英文介面
  • 有免費和PREMIUM兩種選擇
  • SYNC UP推薦指數:三顆星

如果你的工作有各式各樣的會議、面談、電話─有的是和公司同事,有時候是跨部門會議,外加數通外部廠商的電話預約,晚上還要跟客戶吃飯的話,這款簡單的行程工具就相當適合你喔!以下這個教學影片將幫助你快速上手:

雖然outlook或是Google日曆,也有類似的會議日曆顯示功能,但是Calendly透過更簡潔清楚的頁面呈現,讓你可以在各個會議中加入更明確的會議細節內容,例如會議主題專案描述、客戶相關聯結、寄送通知、事前提醒等功能,當你一個禮拜有許多各種不同的專案會議同步進行時,透過Calendly就能更一目瞭然。

8. DIY活動或會議的App—Attendify
  • 英文介面
  • 一個活動的app以美金999起,和其它方案
  • SYNC UP推薦指數:三顆星

你曾經規劃或即將要規劃大型活動嗎?相信你一定知道活動的物流、時間、地點、演講人等一堆問題都很惱人,特別是每個參加者,隨時都會想詢問下一場會議幾點?在哪裡?演講者是誰?明天下午的活動是什麼?這時候透過一個客製化的app就可以輕鬆解決。這個app還附有社交功能,讓與會者可以在timeline上發佈文章或認識彼此,相當實用!

雖然要花一些經費,但是這支app可以讓你依照活動內容客製所有需求,從呈現的banner到文字等,到上傳活動相關主圖或logo皆可。如果是大型活動也有經費預算的話,這會是不錯的選擇喔!

9. 只需要15分鐘就搞定一周的排班—When I Work
  • 英文介面
  • 一個月$9(約台幣284)起,可先免費試用一個月
  • SYNC UP推薦指數:四顆星

任何需要排班的事情,不論是商店店員輪班、實驗室輪班、護理師輪班等所有跟排班相關的狀況,由於要對應到不同的人、時段等條件,排班總是個大工程。有了這個工具,讓你不再頭痛,15分鐘輕鬆搞定!臨時有人蹺班,還可以立即找到該時段可行的人,寄送通知call來上班;而且每個人排班的時數表也都清楚呈現,還可以透過手機輕鬆的執行任務。這個軟體對有排班需求的人,實在是一大福音。

有時學校、辦公室、辦活動時等都有需要排班的場合,也都有機會用上這個工具,減少原本需要耗費的大量時間,讓排班者或是經理可以更加專注在其他專案上。排班、算工時這種零碎的小事,就交給When I Work吧!

10. 各種簡報、提案都不能缺少的免費圖庫—Snapwire Snaps
  • 英文介面
  • 免費、PREMIUM的付費帳戶
  • SYNC UP推薦指數:四顆星

關於免費圖庫的好處,應該不用再贅述了吧!不管是要向客戶提案、公司簡報、網站經營、活動宣傳、部落客等,都需要美麗的圖片,畢竟一張好圖能勝過千言萬語。

可以註冊網站,直接收到最新的圖片,也有PREMIUM的選項,讓你取得更多進階的美圖。如果你需要更多圖庫,也可參考這篇文章介紹的十個免費優質圖庫喔!

看完以上這麼多工具,是否覺得躍躍欲試?不要因為懶得註冊或還不了解,就和好工具說掰掰囉,畢竟善用工具的人,才能在效率上贏在起跑點。

本文獲SYNC UP行銷濾鏡授權刊登,原文發表於此

責任編輯:闕士淵
核稿編輯:楊士範