想每天提早兩個小時下班?你一定要試試這10個實用小工具

想每天提早兩個小時下班?你一定要試試這10個實用小工具
Photo Credit: Corbis/達志影像

我們想讓你知道的是

工欲善其事,必先利其器,這十個超棒的工具,趕快拿去用吧!

設定視訊會議就花了一小時?不想被發現半夜三點還在寄信?要一個個追蹤客戶寄信,老是忘記?不管是企劃、email、會議還是各種困擾其實都有解藥。工欲善其事,必先利其器,這十個超棒的工具,趕快拿去用吧!

1. 腦力激盪的最佳工具—MindMeister

  • 中文介面
  • 免費帳戶、專頁帳戶或企業帳戶
  • SYNC UP推薦指數:四顆星(滿分五顆星)

每當你在規劃,或是發想一些點子時,如果只是用紙描繪下來,或是畫在白板上,事後的記錄、建檔和搜尋功能,都不及使用MindMeister。它不僅有簡單容易上手的界面,更可以讓其他參與者同步增減編輯心智圖。除了團隊合作的特色外,也可以運用在自己的專案、私人旅遊規劃、學習筆記等多種需求。基礎使用介紹可參考這支影片

筆者跟著教學影片實際使用後,覺得非常容易上手,且中文介面會隨時跑出工具提示,YouTube的教學影片也很多,非常推薦大家使用。

2. 史上最棒的To Do List工具—Wunderlist(奇妙清單)

  • 中文介面
  • 免費帳戶、高級帳戶或企業帳戶
  • SYNC UP推薦指數:五顆星

電話費沒交、上個月出差的發票還沒報帳、八月底的出國機票還沒訂等,生活中有太多待辦事項,常常就忘了最重要的那一個。Wunderlist有許多功能,首先,可以區分to do list的各種類別,不論是工作、私人、旅遊等,都可依照各種功能區分;此外,搜尋功能也是特色之一,在不同任務之間加上「#」標籤,就可讓有同樣標籤的相關內容一起出現,即便任務是放在不同的類別裡。

而且,透過email就可以將待辦清單分享給其他人,還有留言通訊功能,並可在許多裝置之間同步;它還能支援各瀏覽器的擴充功能,讓你可以儲存網頁。

Photo Credit: Wunderlist

Photo Credit: Wunderlist

其實to do list的app有非常多種,但Wunderlist的功能讓我覺得有許多附加價值。例如,強調共同協作功能,讓你可以把工作待辦清單分享給同事,旅遊的待辦清單分享給朋友,而這只要輸入對方的email即可,非常方便。

此外,筆者最喜歡Wunderlist可儲存網址的功能,不管是喜歡的文章、網拍或跟工作相關的網站,都可用瀏覽器擴充按鈕儲存連結,之後也可以透過手機、平板等不同裝置,再重新看看這篇文章,或決定要不要買這件衣服等。儲存的連結,還可以設定提醒的時間,例如在週末看到跟工作相關的文章,可以先儲存,並於禮拜一提醒自己閱讀該文章。(如下圖說明)

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

另一個筆者也覺得很棒的功能是,當你從email中接收到任務,你可以轉寄到自己的Wunderlist,就能自動匯入時間、待辦事項。下圖為筆者示範,詳細說明請點此。(如下圖說明)

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

在你寄到自己的Wunderlist之後,任務就會出現在左列的資料夾,點擊即可設定更多內容。

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

3. 各種提案、契約的最佳幫手—QuoteRoller

  • 英文介面
  • 無免費帳戶,有專頁帳戶、小型公司和企業帳戶
  • SYNC UP推薦指數:三顆星

不論你是要創造各種企劃案,各式契約或是估價等文件,透過QuoteRoller許多內建的template,並結合CRM系統,讓你輕鬆製作各種文件、和有如設計師規格一般的企劃案。

由於是付費才能體驗的,所以筆者還沒真正嘗試過,但建議有興趣的讀者可以試試14天的免費體驗。

4. 企業財務管理的最佳工具—Due

  • 英文介面
  • 有免費帳戶(Starter)、Plus、Ultimate和Business
  • SYNC UP推薦指數:三顆星

現金流管理一直都是企業相當重視的一環,如果你的企業需要和許多的客戶來往許多的發票等細節,這會是對你來說相當實用的工具!使用界面不僅美觀亦具有功能性,還有時間追蹤等功能。

Photo Credit: Due

Photo Credit: Due

註冊之後會有逐步教學。軟體有許多功能,例如根據自己的需求設定Invoice、內建幣值轉換等許多特色。

Photo Credit: Due

Photo Credit: Due

Photo Credit: Due

Photo Credit: Due

5. 告別PIN碼,即時預約Conference Call—Uber Conference

  • 英文介面
  • 有免費帳戶、專業帳戶和企業帳戶
  • SYNC UP推薦指數:四顆星

每次要預約con-call(電話會議)時,總是要將一串有如亂碼一般的密碼記下來?con-call的品質不一,一下斷線、一下又出現一堆雜訊?不確定此時誰在線上,害怕不該被聽到的會議內容透過con-call機傳出去的窘境?如果你面臨過這些狀況,那就不要錯過Uber Conference。

這個工具非常容易使用,即便是專業版,一個月也僅需美金10元,約台幣300多,相當划算。你會有一組自己的Conference number,不用記一堆複雜的PIN密碼,就可以輕鬆和各地有網路的人們進行會議。而且操作版面相當清楚,誰正在說話、誰在會議之中,以及許多會議需要具備的功能皆很完整,不論是與國內跨地區會議、不同部門與廠商會議或跨國會議等,都相當推薦大家試試看。

6. 迎接強大的email附加功能—Boomerang

  • 英文介面
  • 有免費的Basic、Personal、PRO和PREMIUM等選擇
  • SYNC UP推薦指數:五顆星

希望讓老闆以為這封信是你早上八點寄出,而不是半夜兩點?不想在週末寄信,以免信件被忽略?客戶A的信兩天內沒回,要追進度;每週一都要寄週會通知?天啊,誰來幫幫我記住這些大小事?沒問題,將這些都交給Boomerang吧。免費帳戶就涵蓋相當多的功能,以下讓我們看看更詳細的介紹:

點擊官網,將工具加到gmail之後,即可享用許多功能。下圖介紹的是自行設定寄信時間,不管是一小時後、兩天後甚至是特定時間都可指定。也有自動寄送重複信件的功能、週會開會通知、每個月向組員催收單據等信件,都可以自動完成。

Photo Credit: SYNC UP

Photo Credit: SYNC UP 行銷濾鏡

你有遇過這種情況嗎?收到繳費通知,但還是錯過繳費日期?上班的時候收到折扣通知,但關掉email後就忘了、也錯過折扣季?或是想要多閱讀一下信件內的文章,但剛好再開會,關掉mail後又忘了?Boomerang讓你再也不會發生這種情況,輕鬆點擊右上方按鈕,即可設定特定時間,讓mail再次寄給自己,讓你不再錯過折扣、好文章、繳費等所有事項。

Photo Credit: SYNC UP

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