慢慢來反而比較快?上班族必看3個提高工作效率的小技巧

慢慢來反而比較快?上班族必看3個提高工作效率的小技巧
Photo Credit: Corbis/達志影像
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許多人都有「一天二十四小時不夠用」的感覺。財經作家Bruce Kasanoff便在LinkedIn網站上,提出三個妥善安排時間的妙招。不妨挑一個適合自己個性的方式,來終止浪費自己的時間。

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SmartM/楊珮妤

相信許多人都有「一天二十四小時不夠用」的感覺。忙碌的時候,覺得事情做不完,希望期限可以來得慢一點;放假的時候則覺得時間過得飛快,怎麼一眨眼一天就過去了。

對職場工作者來說,究竟該如何運用時間?財經作家Bruce Kasanoff在LinkedIn網站上,提出三個妥善安排時間的妙招。不妨挑一個適合自己個性的方式,來終止浪費自己的時間。

1. 記錄自己每小時如何使用時間

用紙張或電腦畫出一個二十四小時的表格,在之中標記自己醒著的時間(例如早上八點到晚上十二點),並在時間格子旁邊拉出新的格子,在每一個小時結束後,利用一至兩分鐘的時間,簡單記錄過去這一小時自己做了什麼、或得到什麼啟示或靈感?

如此每天循環地做紀錄和整理,當下就能發現自己前一小時浪費了多少時間;另一方面可以檢視自己在哪個時間點容易分心,或者分析自己這樣規劃時間,是否夠有效率、有沒有更接近目標?

持續做記錄一個月、甚至一年之後,會發現它比待辦事項清單及備忘錄執行起來更有效。直接記錄的好處,在於方便即時檢視自己如何運用時間,也能立即更改與修正計畫,不會讓目標作息和規劃只淪為白日夢幻想,而是催促自己不斷地前進。

2. 每一小時休息十分鐘

如果覺得第一個方法太過麻煩,喜歡簡便一點的人,不妨試試這第二個方法。這方法不需要任何記錄,只需要在每個小時開始前十分鐘讓自己靜下來。深呼吸,讓自己身體放鬆,同時必須把腦袋裡任何思考都拋棄,不要去煩惱工作、不要煩惱下一步準備做什麼、不要在意整天的規劃或整週的計畫,就只是讓腦袋跟心靈確實放空。

在經過這樣幾分鐘的自我調整,重新出發後,便會發現新的一小時活力充沛,做任何事效率都會提高。不會在恍恍惚惚的狀態下,又不小心虛度、浪費了自己時間。

Photo Credit: Corbis/達志影像
3. 試著讓自己慢下來

第三個方式,則是讓自己「慢下來」。明明是希望增加效率,為什麼反倒要慢下來?因為想清楚再去做,往往能省下更多來回修改、調整的時間。

舉例來說,上班族常在一封email上,花大量的時間跟對方解釋一件事情、一個概念;也許要三至四封信的來回,才能溝通出一個結論,這已經浪費了許多時間。不妨把步調慢下來吧,在回信時慢慢思考,讓自己腦袋和文字有個清楚的脈絡;把觀念解釋得更加仔細外,也試著同理對方可能產生疑問的地方。經過「慢下來」之後再回的信,對方可能很快就恍然大悟了。雖然開始時花了較多的時間,但事實是慢下來釐清思緒反而能更有效率。

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原文出處:Simple Ways to Stop Wasting Time(LinkedIn)

本文獲SmartM人才培訓網授權轉載,原文發表於此
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責任編輯:闕士淵
核稿編輯:楊士範