帶人不只要帶心,當主管更該解決上班族這四大壓力

帶人不只要帶心,當主管更該解決上班族這四大壓力
Photo Credit: Corbis/達志影像
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職場工作者絕大壓力來自直屬主管。對主管而言,找出帶給部屬壓力主要的幾個原因並進而解決,才能讓部屬的工作效率提升,同時也讓部屬更投入於目前的工作中。

SmartM/鄭祐銓

工作帶給上班族的壓力在所難免,但過多的壓力可能會影響身心健康,同時也讓工作效率大幅下降。而在職場的工作者,絕大多數的壓力來源便是直屬主管。也因此,對主管而言,找出帶給部屬壓力主要的幾個原因並進而解決,才能讓部屬的工作效率提升,同時也讓部屬更投入於目前的工作中。

根據Business Insider網站報導,美國專案管理軟體公司Wrike於2015年做了一份關於上班族工作壓力的報告,以下為他們認為造成工作壓力的前四名原因。藉由檢視所帶領團隊中是否有以下的問題,並著手解決,可以讓部屬感到更放鬆,也能更有效率地完成工作:

1. 資料不完整

Wrike的CEO兼創辦人Andrew Filev說:「因為科技的進步,讓上班族可以在家工作,或是和不同國家的人協作;但也因此產生『資料不完整』的問題,讓團隊成員變得比以往沒有網路時更依賴對方。」

在沒有網路讓我們可以和其他人協作之前,彼此合作都是透過紙本資料和當面討論,也因此向其他團隊成員索取資料並不是難事;然而在網路出現之後,遠端協作變得愈來愈普遍,雖然讓團隊合作時克服了時間與地域的限制,但也因為和其他團隊成員見不到面,所以在向對方索取資料時,如果對方沒有網路,或是剛好不在線上,就會遇到困難。

也因此,為了避免團隊中遇到這些問題,Filev認為,主管可以透過建立線上的系統(像是Dropbox和Google雲端硬碟)藉此讓專案資料都能彙整在網路上,如此一來團隊成員工作所需要的資料都能在雲端上面找到,能夠避免需要特定資料時,對方卻無法回應的窘境發生。

2. 同時要做很多事

對於一個團隊而言,每天都會有許多任務需要完成,但每個人一天就只有有限的時間。也因此,找出要優先把時間花在什麼樣的任務上,才能為團隊帶來最大的成效並減少部屬的負擔,是一個好主管需要做到的。

Filev認為主管在分析任務時,可以參考帕雷托法則,也就是所謂的80/20法則(80%的成效,來自於20%的任務)。藉由衡量各個任務所能帶來的成效,找出能帶來最大價值的工作,並把團隊所有心力投注在該任務上。相較於讓部屬同時做很多件事,把事情更聚焦,不但能大大減少他們的負擔,往往也能帶來更大的成效。

3. 無法負荷的工作量

對於主管而言,透過隨時掌控部屬的工作進度及工作內容,便能大幅減少工作量超出部屬負荷的情況產生。

但在執行專案時,可能會因為團隊成員對彼此現有工作量不夠清楚,發生對方的工作量已經到極限時,卻仍舊要求對方多做一點的情況。像是業務部門可能會希望製造部門多生產一些產品,讓他們有更多商品可以販售,但現在的工作量卻已經是製造部門的極限了。

無法負荷的工作量不但帶給部屬壓力,也可能讓主管錯估任務完成的時間。為了避免這種情況發生,主管可以在團隊成員討論時,先花五到十分鐘請大家分享彼此的工作內容,讓團隊知道彼此現在所負擔的工作量。這可以讓大家在討論時,有辦法大致評估這項要求對方是否有辦法負荷的了,而不至於造成有人擁有無法負荷工作量的情況發生。

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4. 任務時限不斷更動

商場是瞬息萬變的,沒辦法順應當時狀況做出改變的人,就會在商場的競爭中敗下陣來。像是當競爭對手推出新產品時,研發部門可能就要加速研發,行銷部門要推動新的行銷活動以拉攏消費者;業務部門得要花更多時間和消費者接觸,以減少競爭對手新產品所帶來的業績影響等,都是在面對不同環境狀況時,需要作出的立即性改變。

也因此,對於主管而言,在面對新的挑戰時,改變任務時限是無法避免的。為了減少部屬因為改變任務時限而無所適從,在更動任務時限時,可以向部屬明確指出「為什麼我們現在需要作出改變」,除了能夠減少部屬壓力外,也能讓部屬知道現在公司狀況危急,進而產生對公司的向心力,更投入在工作中。

原文出處:Here are the 5 things that stress people out the most at work(Business Insider)

本文獲SmartM人才培訓網授權轉載,原文發表於此
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責任編輯:闕士淵
核稿編輯:楊士範