我的GTD工具組合包分享

我的GTD工具組合包分享
Photo Credit: Pexels CC0
我們想讓你知道的是

這篇文章來談我對於GTD工具的實驗之旅,以及我現在使用的工具包有哪些。

唸給你聽
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印象中,我大約從2008年左右開始著迷於生產力(productivity)這件事情。

高中的時候我用過各式各樣行事曆筆記本來記錄我的考試時間、社團或活動的時間,以及我要做哪些事情。大學時候用起Outlook和PDA,但怎麼樣都不習慣。我當兵時還沒有現代智慧手機這種玩意,所有帶人、分配事情,追蹤進度等等全部都靠著一個成功小筆記本,竟然也算順利成功。(當然也跟多數任務都是當天或短天期的有關)

工作之後,微軟的Outlook是當時多數企業關於生產力工具的標準配備,只是我當時很想要用不同的工具,可惜Mozilla的Lightnting和Sunbird當時還不算好用。到了2008年,我偶而間看到了GTD(Get Things Done)這個由David Allen所提出的時間(任務)管理概念。把GTD這本書看完之後,也順便看了很多相關的部落格文章,接著試著安裝或下載很多不同的數位工具。

我自己對於GTD使用的幾個重點包含所有的東西都丟進收件匣、兩分鐘原則、一定要有下一步等等。這篇文章,就是要來談一下過去幾年我使用了拿些工具組合,來完成我的GTD之旅。

我的目標是希望打造一個能夠跨平台載具的GTD工具包。而所謂的跨平台隨著智慧手機的普及,也從跨工作、私人電腦,到智慧手機、平板甚至外面公用電腦都可以使用的程度。

我學習GTD的時候就已經有非常多的工具可以使用,包含David Allen自己也開發一些工具。印象中當時比較熱門的幾個軟體包含OmniFocusThings,不過都是給Mac使用,我是2009年底才開始使用Mac,所以以上工具我都沒有用過。

另外還有一些如MonkeyGTDThinkingRock等軟體服務,但當時都因為介面不喜歡而放棄。

我後來找到了一個網站服務叫做Remember The Milk,介面乾淨漂亮,很快就吸引了我的目光。不過RTM有個比較可惜的地方,就是當時他只有Web版沒有桌機版,這件事情在現在並不困擾我,但當時的確是有點困擾。

在我開始用iPhone之後,我曾經找到過幾個不錯的新app,包含2DoPocket Informant,也推薦給很多人使用。這兩個app最大的特色是介面好用,符合GTD的概念,不過最一開始他們並沒有提供自家原生的資料同步(Informant的同步要另外花錢),所以我是用Toodledo這個網站服務來做同步。

意思是所有2Do或Informant上的todo同步到Toodledo,我另外的電腦或平板去Toodledo上抓取最新的資料。

Informant另外一個特色是他把聯絡人、行事曆這兩個常用生產力功能也全部綁在裡面,所以有好一陣子我都是用Informant,因為我只要開一個軟體就可以看到所有的資料。我用Informant來取代手機中內建的行事曆、通訊錄、筆記本和待辦事項這些功能。

大約在2011到2013之間,雖然蘋果和Google都持續精進自己的生產力工具如行事曆、待辦事項、筆記本等等,但是依然有很多這種todo工具app出現,包含了Andy.doWunderlistClear,各自強調不同的特色(如Clear是當時超級有特色的滑動手勢、輕量化)。我在每一個都試過之後,最後選擇了一個頗為老牌的todo工具:todoist

Todoist對我來說最重要的幾個功能包含跨平台同步、簡單易用、有快速鍵和簡易輸入。另外加上指派功能,所以如果你想要導入到公司或小團體內部當作專案管理工具使用也算頗為方便。

Todoist最重要的幾個有趣的小功能包含你可以直接新增一個gmail信件或網站為todo(會自動帶連結),當你點選的時候,會自動開啟那網站或是那封信件。另外還有一個是程式可以判斷一些簡單的句子中間的時間,比如說明天寄信給Mario,Todoist就會把「寫信給Mario」這個任務的到期日期設為明天。

如我所說,我曾經用Informant這個多合一的生產力管理工具,一次可看行事曆、待辦事項和聯絡人。但我從大約2014年左右,因為使用Todoist之故,我又把這些功能分開始用不同的app。

目前我的數位生產力工具包是長這樣:

行事曆:

手機:Sunrise、電腦:Mac內建。同步:透過Google行事曆。

待辦事項:

手機:Todoist、電腦:Todoist(主要是用Chrome的套件版而非桌機版)。同步:內建功能。

筆記本:

手機:Evernote、電腦:Evernote。同步:內建功能。另外還有一本隨身攜帶的Moleskin,開會和討論事情我比較喜歡用筆寫在紙上。

聯絡人:

手機:iOS內建、電腦:Mac內建。同步:透過iCloud,但有時候會用同步聯繫人app把資料跟Google聯絡人同步。

GTD對我來說最有幫助的地方是,當工作任務很多很瑣碎、或是我不知道現在要幹嘛的時候。前者我可以所有要做的事情通通丟進我的收件匣,然後一個個分派給人或是安排在不同時間去做,我不用擔心忘了做或是沒時間作。後者我只要隨時打開todoist就可以看到我今天或現在有什麼事情可以做。

而上面那個組合我已經用了2年左右,目前來說已經頗為順手。我不會推薦各位跟我使用一樣的組合,因為這是我花了好幾年的時間,才慢慢打磨出來最適合我工作習慣和型態的一套工具包。我過去一直看人家的分享,大多也都會強調某些組合只適合個人,沒有最完美的工具組合,只有最適合你的工具組合。

以上是我目前關於GTD的數位工具組合包,歡迎各位同好一起分享自己的工具組合和心得。下一篇我來講講我每天用這些工具實做GTD的方式,還有不小心的「生產力上癮」症。

核稿編輯:曾傑