我的GTD工具組合包分享

我的GTD工具組合包分享
Photo Credit: Pexels CC0

我們想讓你知道的是

這篇文章來談我對於GTD工具的實驗之旅,以及我現在使用的工具包有哪些。

印象中,我大約從2008年左右開始著迷於生產力(productivity)這件事情。

高中的時候我用過各式各樣行事曆筆記本來記錄我的考試時間、社團或活動的時間,以及我要做哪些事情。大學時候用起Outlook和PDA,但怎麼樣都不習慣。我當兵時還沒有現代智慧手機這種玩意,所有帶人、分配事情,追蹤進度等等全部都靠著一個成功小筆記本,竟然也算順利成功。(當然也跟多數任務都是當天或短天期的有關)

工作之後,微軟的Outlook是當時多數企業關於生產力工具的標準配備,只是我當時很想要用不同的工具,可惜Mozilla的Lightnting和Sunbird當時還不算好用。到了2008年,我偶而間看到了GTD(Get Things Done)這個由David Allen所提出的時間(任務)管理概念。把GTD這本書看完之後,也順便看了很多相關的部落格文章,接著試著安裝或下載很多不同的數位工具。

我自己對於GTD使用的幾個重點包含所有的東西都丟進收件匣、兩分鐘原則、一定要有下一步等等。這篇文章,就是要來談一下過去幾年我使用了拿些工具組合,來完成我的GTD之旅。

我的目標是希望打造一個能夠跨平台載具的GTD工具包。而所謂的跨平台隨著智慧手機的普及,也從跨工作、私人電腦,到智慧手機、平板甚至外面公用電腦都可以使用的程度。

我學習GTD的時候就已經有非常多的工具可以使用,包含David Allen自己也開發一些工具。印象中當時比較熱門的幾個軟體包含OmniFocusThings,不過都是給Mac使用,我是2009年底才開始使用Mac,所以以上工具我都沒有用過。

另外還有一些如MonkeyGTDThinkingRock等軟體服務,但當時都因為介面不喜歡而放棄。

我後來找到了一個網站服務叫做Remember The Milk,介面乾淨漂亮,很快就吸引了我的目光。不過RTM有個比較可惜的地方,就是當時他只有Web版沒有桌機版,這件事情在現在並不困擾我,但當時的確是有點困擾。

在我開始用iPhone之後,我曾經找到過幾個不錯的新app,包含2DoPocket Informant,也推薦給很多人使用。這兩個app最大的特色是介面好用,符合GTD的概念,不過最一開始他們並沒有提供自家原生的資料同步(Informant的同步要另外花錢),所以我是用Toodledo這個網站服務來做同步。

意思是所有2Do或Informant上的todo同步到Toodledo,我另外的電腦或平板去Toodledo上抓取最新的資料。

Informant另外一個特色是他把聯絡人、行事曆這兩個常用生產力功能也全部綁在裡面,所以有好一陣子我都是用Informant,因為我只要開一個軟體就可以看到所有的資料。我用Informant來取代手機中內建的行事曆、通訊錄、筆記本和待辦事項這些功能。

大約在2011到2013之間,雖然蘋果和Google都持續精進自己的生產力工具如行事曆、待辦事項、筆記本等等,但是依然有很多這種todo工具app出現,包含了Andy.doWunderlistClear,各自強調不同的特色(如Clear是當時超級有特色的滑動手勢、輕量化)。我在每一個都試過之後,最後選擇了一個頗為老牌的todo工具:todoist

Todoist對我來說最重要的幾個功能包含跨平台同步、簡單易用、有快速鍵和簡易輸入。另外加上指派功能,所以如果你想要導入到公司或小團體內部當作專案管理工具使用也算頗為方便。

Todoist最重要的幾個有趣的小功能包含你可以直接新增一個gmail信件或網站為todo(會自動帶連結),當你點選的時候,會自動開啟那網站或是那封信件。另外還有一個是程式可以判斷一些簡單的句子中間的時間,比如說明天寄信給Mario,Todoist就會把「寫信給Mario」這個任務的到期日期設為明天。

如我所說,我曾經用Informant這個多合一的生產力管理工具,一次可看行事曆、待辦事項和聯絡人。但我從大約2014年左右,因為使用Todoist之故,我又把這些功能分開始用不同的app。

目前我的數位生產力工具包是長這樣:

行事曆:

手機:Sunrise、電腦:Mac內建。同步:透過Google行事曆。

待辦事項:

手機:Todoist、電腦:Todoist(主要是用Chrome的套件版而非桌機版)。同步:內建功能。

筆記本:

手機:Evernote、電腦:Evernote。同步:內建功能。另外還有一本隨身攜帶的Moleskin,開會和討論事情我比較喜歡用筆寫在紙上。

聯絡人:

手機:iOS內建、電腦:Mac內建。同步:透過iCloud,但有時候會用同步聯繫人app把資料跟Google聯絡人同步。

GTD對我來說最有幫助的地方是,當工作任務很多很瑣碎、或是我不知道現在要幹嘛的時候。前者我可以所有要做的事情通通丟進我的收件匣,然後一個個分派給人或是安排在不同時間去做,我不用擔心忘了做或是沒時間作。後者我只要隨時打開todoist就可以看到我今天或現在有什麼事情可以做。

而上面那個組合我已經用了2年左右,目前來說已經頗為順手。我不會推薦各位跟我使用一樣的組合,因為這是我花了好幾年的時間,才慢慢打磨出來最適合我工作習慣和型態的一套工具包。我過去一直看人家的分享,大多也都會強調某些組合只適合個人,沒有最完美的工具組合,只有最適合你的工具組合。

以上是我目前關於GTD的數位工具組合包,歡迎各位同好一起分享自己的工具組合和心得。下一篇我來講講我每天用這些工具實做GTD的方式,還有不小心的「生產力上癮」症。

核稿編輯:曾傑


猜你喜歡


資料怎麼自己動?公部門的數位轉型,「數位治理」讓報稅、補助申請更簡單!

資料怎麼自己動?公部門的數位轉型,「數位治理」讓報稅、補助申請更簡單!
Photo Credit:The News Lens Brand Studio

我們想讓你知道的是

隨著數位發展部的正式成立,臺灣公部門的數位轉型也邁入全新階段。我們透過專訪數位發展部數位政府司的王誠明司長,帶大家認識臺灣「數位治理」發展的前世今生,以及如何應用「MyData」串聯、應用既有資料,改變我們的日常生活!

資通訊科技的日新月異驅動社會飛速發展,無論日常購物、娛樂消遣甚至是人際互動,網路與各式數位服務幾乎滿足了現代人生活過半的需求。在這樣的背景之下,不只企業緊緊跟隨數位轉型浪潮,積極開展創新技術與服務,政府部門也開始導入資料及數據分析技術,善用「數位治理」驅動公共服務模式的變革,重塑民眾對於政府服務的想像。未來數位治理不只是要讓民眾申請資料更簡便,更希望能透過資料讓企業創新,同時也做到提供客製化個人服務的目標。

從資料應用發展創新服務,結合數位科技打造公私協力的智慧政府

我們一定都能有感數位治理帶來的改變,在2021年面對新冠疫情時推出的口罩供需資訊平台、健保快易通APP、健康存摺等的整合應用服務,我們多多少少都有用過。前者透過釋出口罩庫存量及特約藥局等開放資料,促成公部門與民間社群的協力合作,將「資料」轉化成簡易使用、更新即時的便民服務,讓大家知道可以到哪裡去買口罩;後者則整合臺灣健保系統,透過數位技術將資料公開及串聯,打造創新健康平台,不只個人就醫、查詢更加方便,也奠定了後續數位醫療服務的發展基礎。

不只是民眾有感,從國際評比的角度來看,在2021年早稻田大學與國際資訊長協會(International Academy of CIO, IAC)合作辦理的世界各國政府數位評比中,臺灣在全球64個主要經濟體中排名第10名,較2020年進步1名,在整體國際中表現也算前段班。

02
Photo Credit:The News Lens Brand Studio
數位發展部數位政府司司長王誠明。

那政府是從什麼時候開始數位化的呢?源頭可以追溯到1998年時推動的「電子化政府計畫」。長期投身電子化政府計畫的規劃與推動的數位發展部數位政府司司長王誠明回憶道:

「那時政府發展許多大型網路、服務資訊上網等基礎建設,並將戶政、地政等民生領域的人工服務流程優化為電子化的線上服務,過程累積了不少可應用的資料庫及大型資訊系統;到了2017年,安全傳輸、資訊分析整合等技術也漸漸成熟,國內外都意識到『資料』是提供服務的重要元素,於是政府便開始更著重於資料的分析與應用。」

從那時起,政府秉持著讓民眾參與政府運作的開放精神,展開「服務型智慧政府推動計畫」,以民眾關切議題的數位服務為優先項目,透過開放高應用價值資料與即時分析技術,提供民間資料應用的空間,或是由機關主動開發相關服務,不只對外增強政府的公共服務能力,對內也改善民主治理的運作機制,回應整體社會的數位化需求。

資料運用思維轉變:「資料治理」作為政策發展方針

王誠明司長特別強調,雖然電子化政府與智慧化政府乍看都是透過電子產品及數位技術加速政府服務,但在執行思維上卻有根本性的差別。傳統的政府服務多半從「公共事務管理」的角度思考,例如報稅、戶政、地政等,都朝向便於管理者管理的角度去開發;但在智慧化政府的發展觀念中,政府反而會站在民眾的角度思考,利用資料開放與分析技術等方式,鼓勵公私單位開發更多數位服務。例如過去政府開放實價登錄、公車路線、空氣品質等即時資料,衍生出實價登錄地圖、台北等公車等多元應用的APP,這些都是透過資料治理來滿足民眾生活需求的最佳範例。

隨著資料治理概念的深化,臺灣Open Data的服務也逐漸成熟,甚至在英國開放知識基金會(OKFN)的開放資料國際評比中獲得世界第一的殊榮。於是2015年,國發會從「賦權」概念出發、強調資料作為精準數位服務的基礎,打造「數位服務個人化」(MyData)資料自主服務,以「民眾自主決定資料如何使用、給誰用」的核心精神,打開政府服務的里程碑。

FireShot_Capture_3744_-_個人化資料自主運用(MyData
Photo Credit:數位發展部「個人化資料自主運用(MyData)」網頁
My Data服務平台。

在過去,若民眾要到銀行辦理開戶或貸款等業務時,會因需要出示相關證明,所以得耗費許多時間往返機關與銀行辦理。如今透過MyData平台,辦理者經過不同等級的身分驗證後,就能即時將指定資料傳輸給指定機關,而且過程中民眾也可以隨時追蹤,知道資料傳到什麼地方、被誰使用;倘若資料不慎被盜用,民眾也能第一時間收到簡訊和Email通知來即時處理。

MyData平台的服務不只強化食醫住行育樂等民生領域的數位服務,王誠明司長也說,當中央與地方整合成熟之後,也希望跨足私部門,從監管力道強的金融產業開始,漸漸延伸至監管力道較弱,卻與民生息息相關的產業(如醫療),甚至期待在最終階段引入AI服務,落實資料智慧應用。舉例來說,未來民眾失業時只要告訴政府「我失業了」,MyData平台就能主動查詢、分析民眾同意開放的資料,藉由資料彙整及AI分析的智慧服務,主動回饋民眾如何申請補助、提供就業輔導等個人化建議。

由內而外深化數位治理,組織再造迎擊轉型挑戰

當政府則從「資料」的角度出發,打造新型態的公共服務模式時,「資料」不只化身為政府或企業組織間最珍貴的資產,也成為一切數位服務發展根基。不過,成千上萬的資料該如何妥善的管理、安全的傳輸、合法的應用,也成為智慧化政府發展過程的關鍵課題。對此,王誠明司長也坦言,這正是政府在轉型過程中面臨的三大挑戰:機關本身思維與行事風格的轉變、跨機關間資料傳輸的法律規範適用性,以及資料本身的個資保護問題。

shutterstock_1931787956
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像
政府數位治理的三大挑戰:機關思維的轉變、資料傳輸的交換、隱私與方便的平衡。

所以如今政府透過組織再造,成立位階更高、權責更集中的「數位發展部」,把過去可能分別是通傳會、經濟部、國發會資管處、行政院資安處在做的事情重新整合,回應這些轉型過程中跨機關、跨領域的複雜問題,讓轉型過程中無論公私部門都有可以共同討論、解決問題的夥伴。

「數位轉型其實是一個持續的過程,它不是像轉骨一樣瞬間。它是一個持續的滾動調整,根據社會需要和當下技術,讓服務做得更好。」

王誠明司長也說,正因轉型是漫長的過程,所以數位發展部的角色就是在調整過程中能靈活運作、協調合作的機關,讓無論技術、制度、法律等層面的政府服務都能與資安會緊密結合,正確導入數位治理制度,落實資安與個資保護。

持續落實、不斷提升:數位治理永無止境

最後,王誠明司長也強調,深化數位治理不只該思考如何運用數位服務提升機關效能,也包含怎麼找出社會中沒能力使用數位服務的人,並給予幫助。若要達成這樣的目標,倚靠的就不只是技術成長,還包含整體數位環境的建置。仔細觀察臺灣社會近年的轉變,就能發現不少相似的痕跡──越來越多的數位服務不只作為應用的工具,深化公共服務效率及公民參與的可能性,還能打破傳統框架,成為新興的溝通媒介,建立公私部門之間不同的協力模式;更甚至我們還能從視訊看診、健康存摺等疫情應對措施中學習,也相信未來國家再度面臨困難或風險時,在數位治理的增能之下,可以更快速的恢復,並透過完善的數位工具解決難題,從中學習並不斷的強化精進。

國科會科技辦公室 廣告


猜你喜歡