一週對3件事情說不!10個讓你更有效率的一分鐘小秘技

一週對3件事情說不!10個讓你更有效率的一分鐘小秘技
Photo Credit: Dru Bloomfield CC BY SA 2.0
唸給你聽
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過去一陣子,我在自己的臉書分享了幾篇有關時間和自我管理的文章,得到很多迴響。我發現確實有不少朋友可能礙於語言,很容易錯過一些好的原文資訊,所以接下來我會不時摘譯分享一些在網路上看到的好文。

我的摘要翻譯不算專業,主要以易懂為原則,只希望不擅英文的朋友們能及時看到這些有用的文章,歡迎各位轉載,但轉載時請尊重版權,註明英文原文的來源。

這次文章來源是:〈10個一分鐘省時術能讓你成為高效率的代名詞〉(10 one-minute time hack that will make you more productive);身為大忙人,你一定時常攝取時間管理術的相關資訊,很多市面上流傳的版本不是太複雜就是需要花太多功夫。這10個省時術非常簡單。不用一分鐘就能學會在生活中運用以下每一項省時術,但它們帶來的成效會令你驚艷。以下10個一分鐘省時術能讓你成為高效率的代名詞。

幾個和Procrastinate(拖拖拉拉)相關的關鍵字:臉書、懶惰、工作。(圖片來源:Urban Dictionary截圖)
1. 對3件事情說「不」

給你一個挑戰:這個禮拜,試著對3件可能會耗費你體力、時間或動力的事情說「不」。省時、省力的最佳方式就是對那些會拖累你的無謂事情說不。

 2. 關掉所有郵件通知

郵件通知不會佔用你太多時間,但它們會耗費你很多注意力。每次一有新通知你就忍不住去看它(以免遺漏任何重要訊息),然後你又需要花一些時間才能回到原本專注的事情上。我認為,為了提高效率把郵件通知關掉是必要的。而且它們無法為訊息傳遞足夠的資訊。在你修改郵件設定的同時,也減少了你客戶收信的頻率(而且,減少用手機收信的頻率能為你省下不少電力)。

為了提高效率把郵件通知關掉是必要的。Photo Credit: gajman CC BY 2.0
3. 列出所有待確認事項

你應該早已列出待辦事項,否則每天會有成千上萬件事情在你腦中盤旋。事實上,每天追蹤待確認的事項也會殺死許多腦細胞。如果你列出所有待確認事項,就能確認不會有漏網之魚,也不用總是緊繃神經了。

如果你列出所有待確認事項,就能確認不會有漏網之魚。Photo Credit: Justin See (coming back) CC BY SA 2.0
4. 遵守「兩分鐘原則」

我很喜歡David Allen的 《Getting Things Done》中的兩分鐘規則。規則很簡單:當你發現有新任務上門(例如收到新郵件),如果你可以在兩分鐘內完成它,就著手做吧;如果它會佔用你超過兩分鐘,請稍後再安排時間完成它。你實施這個規則後會發現它成效很好,因為你必須先思考優先順序再決定該做哪一個。

人們很容易因為安排行程、整理郵件而花掉一堆時間,但一旦著手做一件事,就會屏除所有疑慮。就如Allen在專訪中說的:「如果你不在第一時間內完成任務,你會花更多時間整理、追蹤它。」

5. 每天列出3個你想得到的結果

這指的不是待辦事項,是結果。「3規則」是我最喜歡的省時術之一,它的優勢在於它非常簡單:為自己定下3個今天想達成的結果。不是你該做的事情,而是事成後想得到的結果。問問自己,在今天過完前,你希望實現什麼?

6. 開始使用「番茄鐘」法(Pomodoro Time)

番茄鐘法是個把時間分段的簡單省時術。在25分鐘內,排除所有造成分心的外務,在當下只專注一件事情。在完成一次「番茄鐘」後,休息5分鐘再重複做兩個循環。接著,你可以改成每工作25分鐘休息15分鐘(或更長)。番茄鐘法能讓待辦事項變得好掌握,不再感覺太折磨。

番茄鐘法能讓待辦事項變得好掌握,不再感覺太折磨。Photo Credit: Arek Olek CC BY SA 2.0
7. 找個讓你更有精力的活動,安排時間實行它

這個方法其實眾所皆知,但沒人花時間實行它。你身邊有讓你聊了天就精神百倍動力十足的人嗎?跟他一起吃個午餐吧。有什麼事情能提升你的精力?例如上班前運動、冥想或陪孩子們玩?安排時間進行它們吧。

8. 多一點休息時間

這聽起來可能有點怪,可是所有省時術中我最喜歡的就是增加休息時間。休息能減少疲憊感、讓你慢下腳步、暫時脫離工作的壓力、反省並且想出更好的點子。我想就連區區一分鐘的休息也能對效率有很大的幫助。

工作做不完嗎?給自己放個小假期,回頭或許就會充滿幹勁。Photo Credit: Sebastiaan ter Burg CC BY SA 2.0
9. 下載RescueTime追蹤你的電腦使用行為

RescueTime是一個免費的工具(提供Mac、PC或Android版本),它能追蹤你在電腦上的一舉一動。你只要上網註冊、下載app、設定好並且忘了它的存在,在每週結束前系統就會寄效率報告給你。你可以登入RescueTime的網站查詢明細,就能知道時間都被花到哪去了。這個系統甚至會替你打效率分數,讓你知道自己多有效率。

10. 為你一直拖延的事情訂下明確的下一步計劃

人們之所以拖拖拉拉,時常是因為待辦事項太多太繁雜。選一件你遲遲沒完成的事情,為它訂下「下一步」該做的事,只要下一步就好。這會讓事情變得比較具體,也能推你一把,給你一些動力讓你完成它。

本文為劉軒摘要翻譯,原文請見:10 one-minute time hack that will make you more productive

你有做事情拖拖拉拉的毛病嗎? 這個影片是很多人的寫照:

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