覺得整天開會浪費一堆生命嗎?你應該給上司看看這篇文章

覺得整天開會浪費一堆生命嗎?你應該給上司看看這篇文章
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我們想讓你知道的是

管理學之父彼得‧杜拉克曾說:「開會是一個差勁組織的徵兆,會議越少越好。」其實講的正是那些冗長又千篇一律的會議。如果把這些時間拿來執行工作內容,公司執行力會有多大的進步將可見一斑。

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文:SmartM/鄭伊廷

會議就像一把雙面刃,好的會議能讓團隊的工作更有效率;不好的會議就像綁架了參與者的時間,讓工作進度不斷被拖延,員工怨聲載道、主管得不到效果,最後只是浪費彼此的時間。

管理學之父彼得‧杜拉克曾說:「開會是一個差勁組織的徵兆,會議越少越好。」其實講的正是那些冗長又千篇一律的會議。根據統計,員工每月平均參加62場會議,卻有2分之1的會議被認為是浪費時間,每個月平均扼殺每人31小時,如果把這些時間拿來執行工作內容,公司執行力會有多大的進步將可見一斑。

《Entrepreneur》提供了5種指標檢視會議是否有效率,讓你不再開冗會。

確認1:議程是否在事前就準備?

沒有議程的會議,就像一場下午茶聚會,也許能讓你覺得不那麼緊張,但是下午茶聚會無法為公司創造更大的價值。一場有效率的會議需要被事先規劃,列出議程內容,且至少需要明確說出以下3點:

  1. 誰負責領導會議?
  2. 會議的目標是什麼?
  3. 當會議結束後參與者該知道什麼?

議程內容可以事先Email給全體參與者,確保所有人都能進入狀況,一方面可以提早準備會議的討論內容,備妥相關資料,一方面也是確認會議能夠順利進行,不會因為工作尚未完成,讓整場會議開完還是沒結論。

確認2:會議內容是否能用Email往來取代?

會議會被認為很「冗」、浪費時間,不只是因為內容千篇一律,更多時候是因為用了一個沒有效率的方式執行。而其實有許多會議的目標能透過Email完成。舉例來說,如果你的會議目標只是要確定團隊的執行計畫,和他們的下一步是什麼,其實並不需要把大家都找到同一個空間,可以直接寄Email詢問團隊的狀態;除非有需要當面討論的問題,不然這些開會的步驟其實是可以被省略。

不可否認的,實體會議能讓參與者的專注度更高,而想加強實體會議的效率,可以從一些小地方開始改變。除了把會讓人分心的手機、電腦拿開,其實也可以「站著」開會。

站著開會相較於坐在辦公室中,是一個比較刻苦的選擇,不過當真正實行後,你會驚訝原來大家可以這麼有效率;另一方面也可以改善大家久坐的毛病。

確認3:每個參與者都有不得不出席的理由嗎?

最理想的會議人數是4到7人,不要再以為眾人的智慧能讓整場會議產出更棒的點子,事實上只會流於眾說紛紜的情境。太多意見在同一個空間內,無法滿足每個人的要求,所以什麼決定都無法達成;也要在一個點子被提出後,花許多時間向那些不太理解的人說明。所以請確認每位參與者是否都有必要出席,業務較不直接相關的人員,用Email通知就足夠。

確認4:會議是否有明確的行動步驟?

如何把會議從「時間殺手」變成「企業進步的動力」,關鍵就在於會議的結果能不能化為實際行動。如果一場會議結束後,參與者沒有什麼事能做,只能乾等下週同一時間再開一次會,那麼這場會議其實是無效的,充其量只能是單純的「進度報告會議」──由一個人主講,其他人聽完後拍拍屁股走人。這種會議就該用Email完成,會議是拿來做行動決定的。

會議結束後該檢視是不是有明確的工作讓團隊負責,給他們一個星期的工作內容,用階段性的會議讓他們回報工作情形,並透過討論調整方向;而不是用日常會議看他們在做什麼,這樣只會扼殺他們的創造力和時間。

確認5:會議結束的指標是什麼?

當你使用過前面4個方法後,這會是最容易的,你需要知道這場會議什麼時候會結束,不只是明確的「時間」,而是在達成什麼共識、決定什麼結果後會議可以結束,讓眾人返回工作崗位。

資料來源:Meetings Suck. Here Are 5 Ways to Make Them Suck Less.(Entrepreneur)

本文獲SmartM人才培訓網授權轉載,原文發表於此
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責任編輯:闕士淵
核稿編輯:林佳賢

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