天天準時六點半下班!無印良品社長讓員工不加班的兩個妙招

天天準時六點半下班!無印良品社長讓員工不加班的兩個妙招
Photo Credit: hirotomo tCC By SA 2.0
我們想讓你知道的是

聽讓無印良品轉虧為盈的社長,與你分享員工不用加班的成功秘訣。

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文:松井忠三,2001年就任為無印良品社長,並從「企業文化」著手改革陷於虧損狀態的組織,不僅讓無印良品業績呈現V字型復甦,2007年時,甚至創下有史以來最高營收1,620億圓。

不加班妙招一:徹底執行「晚上六點半下班」

無印良品在法國、義大利、西班牙等歐洲國家,也都設有分店。開幕時,我曾到當地視察,深切感受到拉丁語系的生活方式與日本人相當不同。日本人用餐也像在工作,下班後就算去餐廳用餐,也是三分鐘就決定點什麼,而且,還會因為隔天要上班,早早就回家。對他們來說,用餐只是為了果腹。

相對的,很多人都聽過,拉丁民族午餐一吃就是兩小時,就算沒有到喝紅酒的地步,還是會盡情聊天,把精力充飽之後,再回到公司繼續下午的工作。因此,他們會比較晚下班,等到八點過後才吃晚餐,並且會花三十分鐘決定喝什麼紅酒以及吃什麼,再一面與夥伴開心交談,一面用餐。酒足飯飽後,還會和朋友們聊個沒完,一頓晚餐可以吃到凌晨一點左右。

當我還在納悶:「玩到這麼晚,不會影響隔天工作嗎?」沒想到隔天九點一到,他們又來上班了。我想「享受人生」應該就是形容他們這樣的生活方式吧。這種在工作之餘好好享受個人時間的生活方式,確實更符合人性。

例如,之前我們要把一些派到拉丁語系國家十年左右的員工調回日本時,竟然有人表示:「已經無法再適應日本的企業文化了。」並且決定辭掉工作,留在當地居住。後來我們甚至有個不成文的調職規定:「避免把員工外派到拉丁語系國家超過十年以上」。雖然聽起來很像是在開玩笑,但員工一旦在拉丁語系國家工作,價值觀就會全然不同。

反觀日本上班族的生活,完全相反。多數人從早工作到深夜,還因為工作勞累,週末連出門遊玩的力氣都沒有。等到渡過好幾十年這樣的上班族生活,面臨退休時,才恍然自問自己究竟還剩下什麼?

無印良品的員工都很熱衷於工作,之前也曾有過把留下來加班視為理所當然。尤其是商品部員工,每天都忙到搭末班電車回家,而週休二日的其中一天得要忙著洗衣和打掃,另一天才能真正休息。這樣的生活不僅讓員工無法提升生產力,也無法在工作上提出創新想法。

因此,我就任社長後,就下定決心要去除員工的加班習慣。

從「每周一天的不加班日」到「每天傍晚六點半準時下班」

當然,就算突然宣布「天天零加班」,也不可能隔天達成。所以,我們一開始先把一星期的其中一天訂為「不加班日」,在那天規定全體員工都按時下班。結果出乎意外,一下就做到了。於是,半年後我們把不加班日增加到每週兩天,雖然一開始有些混亂,後來也總算達成。

再來,就要採取全面不加班的措施。這次要徹底讓全體員工都做到「傍晚六點半準時下班」。

這就困難多了,雖然時間一到,我們會準時關燈讓員工離開,但有些員工會假裝離開,隔一會又跑回公司來加班。也有人把工作帶回家做,這樣也失去不加班政策的意義。 會加班的人,差不多都是同樣那幾個。這樣的人都有個共同特徵,就是做事非常認真。

一項工作其實有特別重要的部分,也有枝微末節的小處。例如,要在會議中簡報新商品時,最重要的是「讓企畫案通過」,但這些特別認真的員工,往往會花許多時間準備簡報資料,連枝微末節的部分都想做到完美。我的意思不是「為了不加班,就可以任由工作品質低落」,而是要讓員工體認到,在上班時間內把工作完成的重要性,進而設法提升自己的工作效率

例如,雖然開會時要把需要用到的資料做成投影片,但只要部門預先決定好投影片格式,員工就能直接把資訊套用進去,不必多花工夫。透過資訊的共享,既可提高生產力,又不會讓工作品質下滑。 此外,很多人雖然看似八小時都在工作,其實還是花不少時間在玩樂上。無印良品曾調查過員工對於網路的使用量,結果發現有25%的員工承認上班時曾經瀏覽與工作無關的網站。

像這樣重新審視工作方式後,就能找出許多不做也無所謂的工作,或是浪費時間的工作。看清工作的本質,就能大幅提高生產力。就算一天同樣工作八小時,完成的工作量必定也比過去多。

不加班妙招二:設置工作完成期限、傍晚不交辦工作給他人

我認為要想根除加班,最有效的方法還是設置完成期限。 一旦必須在有限的時間內完成工作,勢必會激發員工的專注力,學會安排工作的優先順序。

不過,光靠限定完成期限,還是很難完全根除加班。假如不減少工作量,就得增加員工人數或是增加工作時間,只能從這兩種方法中擇一。 然而,增加員工人數並非真正改善效率。如果只是把同質的工作分給更多員工來做,等於不求進步。因此,真正本質性的解決方式,還是得從減少工作量的方向思考。

於是,我請所有部門自行提出能夠讓員工不加班的解決方案。例如,商品部曾表示公司有一些常用資訊並不包括在目前使用的資料中,必須自己建檔。於是,我就找系統部商量,把所有必須用到的資料全數釋出。在諸如此類的對策累積下,我們得以把全公司的工作時數(作業量)減少到原本的八成以下。

但要完全根除加班還是很難,所以,我決定先在中間設置「10%的門檻」,也就是在晚上六點半以後,各部門留下加班的人數控制在10%以下。因為公司有時會因為結帳期或商品展示會非加班不可。我們在2013年把門檻調降至7%,希望進一步提高工作效率。目前,就算碰到財會部門的結帳期,或適逢商品展示會期間,全公司的加班人數還是能控制在7%以下。

根據我的觀察,加班之所以減少不了,問題不光在每個人的工作方式上,也和公司的工作制度有關。於是,無印良品制定了一條規定,那就是「一到傍晚,不許把新事情委託給別人」。因為主管假如在傍晚五點時,指示部屬製作一份得花上兩小時製作的資料,部屬當然勢必得為此加班。

除了主管外,一般同事如果要委託其他部門幫忙做什麼,也必須讓對方在上午時段就能完成。因此,要交辦工作時,必須先預估完成的時點,再委託別人幫忙,效率才會提高。

很多企業都採行過不加班政策,但大多都是每星期實施一天,絕大多數試圖每天不加班的企業,似乎都以失敗收場。 他們之所以失敗,原因在於既不減少工作量,又不增加人員,卻希望工作時數能夠減少,而那是不可能的任務。 加班不會只因為設置完成期限就減少,還必須花心思改善工作環境,像是主管要改變交辦工作的方式,公司也要經常改善業務項目,以降低工作時數(去除工作項目或提升效率)等等。

由於我是那種做事務求徹底的人,如果我當天必須加班,就會向人事部提出加班申請。一旦公司的上位者帶頭遵守,部屬就會也照著做,大家力求減少加班的意識就會變強。假如員工把加班當成一種工作熱情的表現,主管就必須先導正這樣的思維。因為一個人對於工作的貢獻度不是用時間衡量,而是以成果衡量。

書籍介紹

《無印良品成功90%靠制度:不加班、不回報也能創造驚人營收的究極管理》,天下文化出版

作者:松井忠三

排名超越香奈兒、古馳,名列全球一百大品牌無印良品,如何轉虧為盈、持續不墜的祕密。良品計畫公司會長松井忠三首次公開無印良品擄獲人心、持續不墜的祕訣!制度對了,只靠一本手冊,人人都能是幹勁充沛、效率十足、創意不斷的將才。

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責任編輯:鄒琪
核稿編輯:楊士範