成為好PM的三大心法:當一隻變色龍,不要試圖當一個萬事通

成為好PM的三大心法:當一隻變色龍,不要試圖當一個萬事通
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我們想讓你知道的是

成為一個好PM的成功秘訣,並不是打造獨具個人風格的溝通方式,而是為不同團隊擬定專屬的溝通架構。「溝通」是團隊合作中最重要的事,如果團隊間的溝通不順暢,那這個專案註定失敗。

文:SmartM/鄭伊廷

「好Project Manager(簡稱PM)」這件事其實很難定義,尤其是PM這個職位會因為所處的產業、公司規模而有不同的工作內容。從預算到時程安排,甚至是你所想的到的大小事都可能是PM的守備範圍。也許你現在還沒有得到PM的職稱,但是已經開始負責一些管理工作,無論你身在什麼公司,這裡的PM三大心法都適用。

本文提到的三大心法是由專案策略與數位PM顧問Brett Harned和專案管理軟體公司 TeamGantt共同撰寫的「PM指南(A Guide to Project Management)」所提出。Brett擁有15年以上的溝通管理經驗,綜合他自己的專案管理經驗以及擔任顧問時的所見所聞,提出3項成為一個好PM應該要知道的守則。

一、像專家一樣與人溝通

PM在團隊中主要就是負責溝通協調的工作,因此不意外地,一個好PM必須具有「好相處」的本領,才能讓合作過程順暢圓融。但是一個團隊中的成員組成多元,每個人都有自己的溝通方式,此時一個好PM應該要能:

1. 當一隻變色龍

成為一個好PM的成功秘訣,並不是打造獨具個人風格的溝通方式,而是為不同團隊擬定專屬的溝通架構。「溝通」是團隊合作中最重要的事,如果團隊間的溝通不順暢,那這個專案註定失敗。

當一隻變色龍就是為了找出最適合團隊的溝通方式,如何用最有效率的方式簡單扼要表達出重點是非常困難的事情,而且不能總是以自己的角度去推測對方是否明白你的意思,你必須先了解你的團隊,他們溝通時會用怎樣的語言、會開怎樣的玩笑,從他們的角度去發想一個大家都適合的溝通方式,這樣一來可以有效減少溝通上的誤會,也能讓專案內容被更精準地執行。

2. 隨時注意狀態變化

怎麼樣的溝通才算是有效呢?那就是當每次正式報告變得無效時。這裡的無效並不是只變得沒用,而是你能夠完全掌握報告內容,不會被報告中突然提出的問題嚇到,因為你隨時隨地都在追蹤團隊的進度和接下來要做的事情。你明白團隊在這個專案中花費的心力,也知道該用多少時間才能讓工作更完美,所以當團隊需要更多時間或預算時,你也能夠明白他們的狀況。

二、主控進度,但別事事自己做

成為專案團隊的一部分是非常有趣的,就算是團隊中的領導者也是如此。不過,身為一個領導者唯一不同的地方,是要很清楚每個人的工作細節,因為隨時會有客戶或合作夥伴向你詢問,而你必須明白如何面對新的需求和問題,並找出最適合完成這項工作的成員。

一個好PM的心法是「在規劃時不要認為自己只是個PM,而是能了解每項工作的內容;在執行時要覺得自己只是個PM,不要任何工作都想跳下去自己做。」不要試圖當一個萬事通先生(小姐),團隊成員中更有各的專業,他們在自己的領域中都會做得比你更好,而你要清楚的是該把工作分配給誰,以及專案中的具體目標即可,不要身兼多職。

三、當團隊的頭號粉絲

也許你不是天生的啦啦隊長,但一定要知道如何鼓舞你的團隊。一個好的PM要能讓團隊成員進度是同步的,雖然趕上最後期限很重要,但是過程中的合作也不可忽視。不必為了趕進度而對成員惡言相向,要懂得支持你的成員,不吝嗇給予稱讚;但也不要一味地稱讚,隨意把「做得好」、「非常棒」掛在嘴邊,只會顯得你的稱讚很廉價,變成沒意義的敷衍。真的發現成員做了什麼讓你覺得不錯的事,再適時給予稱讚。

另外,也不要害怕被討厭,適時地提出可以讓專案更好的建議,才能一直帶著團隊往成功邁進。當團隊的頭號粉絲不只是支持團隊前進,也是讓所有人知道你參與其中,跟著成員一起找出問題、面對問題、慶祝勝利,而不會只擔心PM自己的工作內容。

參考資料:THE GOOD PROJECT MANAGER(teamgantt)

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責任編輯:闕士淵
核稿編輯:翁世航


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