我如何用這些工具實作GTD(一):Todoist

我如何用這些工具實作GTD(一):Todoist
Photo Credit:Courtney DirksCC BY 2.0

我們想讓你知道的是

介紹我如何用三種數位工具來實做我的GTD方法。這篇文章首先談什麼是GTD,還有第一種工具Todoist。

註:本系列文章完全是我個人的使用心得,沒有任何廠商贊助。

就在上次在部落格裡面寫到我決定跳過GTD(Get Things Done)然後寫我的書單和讀書心得,結果就有讀者非常捧場的留言說他想繼續看我寫GTD(保證不是我自導自演),所以決定接下來我會陸續在這個部落格中,寫我如何用三個數位工具來實做GTD的心得和經驗。

在此之前可能要先解釋一下GTD:

GTDcanonical
Photo Credit: SageGreenRider Public Domain

上圖就是David Allen提出的Get Things Done方法簡單的邏輯說明。上面寫的是早期版本:收集、處理、組織、計畫、做;新版改為:捕捉、釐清、組織、反思和行動(capture, claify, oragnize, reflect, engage)。

整串的判斷邏輯則是當一個東西進入收件匣後(不見得是email的收件匣,也可能是實體的收集箱),要先判斷是否「可行動」,如果不行,就:a)丟掉、b)放到或許/有一天清單,或c)當作參考資料,如果可行動,接下來要判斷是否是單一步驟即可完成。

如果不是單一步驟可完成,那就丟到「計畫」任務中,如果是單一步驟可完成,就要判斷是否要要花超過2分鐘。

如果不需要花超過2分鐘,就立刻去做。如果是單一步驟但要花超過2分鐘,就要判斷是否是給我的任務。

如果不是,就分派給其他人並看要不要加入到「等待」任務。

如果是單一步驟、需要花超過兩分鐘、給自己的任務,那最後判斷是否有指定的日期或時間,如果有就放到行事曆中,如果沒有,就歸到某個「情境」清單中。

這是GTD的簡單概念和方法,核心目標是讓生活中所有任務(工作、休閒、各種長期目標等等)都順利完成,每個人實做方式各有巧妙不同,我自己也沒有完全依照David Allen的每個概念。這幾年來我大致上摸索了好多作法,目前就如同我之前所寫的,我主要是採用「所有東西進收件匣」、「兩分鐘原則」、「每件可做的事情都要有下一步」這幾個原則。

目前我在GTD方面最常使用的三個數位工具分別是:

  1. Todoist(本篇)
  2. Gmail
  3. Evernote

Todoist:我的控制中心

上上次的部落格文章中提過,我的Todo工具其實換過很多個,從網頁服務Remember The MilkToodledo,到App為主的2DoPocket InformantAndy.doWunderlistClear,最後我選擇了現在在用的Todoist。

Todoist是我現在GTD的收件和控制中心,而它最讓我喜愛且難以割捨的部分有三點:

第一,它支援非常多平台。

除了網頁版之外,也有iOS和Android的app,所以不管是在電腦、手機和平版都可以隨時同步使用。而我最常使用Todoist的地方則是Chrome的外掛,它讓我完全不用開啟任何分頁或是app,就可以快速的新增、察看、打勾標示完成或是回顧我的任務清單。我自己雖然也有下載Mac版app,而且他的快速鍵輸入待辦事項功能超方便,但我主要還是透過Chrome的外掛來操作。

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Todoist跨多種平台

第二,它可直接新增一個網站成為待辦事項,而且會自動帶入連結

這個對於我要存下要閱讀的文章、要編輯/審核的文章或是一些想買但是又覺得有點敗家的產品非常好用。

假設我在某個網站上看到一篇非常精彩的英文文章,我需要花點時間閱讀但不是現在,我就會透過Todoist存起來。之所以不用Pocket存的原因是,用Pocket我很容易存一堆文章(我的確如此),然後裡面就超過一千篇文章我要「稍後再讀」,你可以想見這只會變成「稍後也不讀」。所以如果是我覺得非讀不可的好文,我就乾脆直接用Todoist存成任務。

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可快速新增網站為一個任務

待購清單任務概念有部分是來自電腦玩物站長Esor用Evernote的方式。當他想買一個東西時候,會先存起來,隔陣子再看看自己到底是想要還是需要,如果真的是需要,就移到一個需要清單,然後有預算時就只買這個清單裡面的東西。

我的作法相較之下比較簡單,就是用Todoist存起來,然後設定一個晚一點的時間到期(多半是群募網站上要截止的時間或是放到週末)。目的是一樣的,避免自己在衝動下購物,有些產品的確是在我多想個幾天之後,就決定不買了。

第三:Gmail外掛

一樣是個小外掛,這個是Gmail的外掛。它可以直接新增一個郵件當作待辦事項(其實也就是上個外掛的變種,因為Gmail中每個email都有一個連結),這樣你就不會在收件匣中存著幾千封信,然後也不知道哪些是沒處理或是看過應該處理但是忘記了。我只要有空的時候打開Todoist,直接點選那個連結就會開啟Gmail裡面那個信件對話,回覆,打勾完成—超級方便。

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Gmail外掛超方便der~

所以現在我一旦有什麼想法或是需要處理的事情,如果人在電腦前面就立刻開啟Todoist的Chrome外掛,按Q新增任務。如果人在外面就用手機立刻新增。

我通常一定會加上預計完成日期和分類(用標籤),我的標籤包含work, reading, waiting for, away和home。這是適合我自己的分類方式,雖然跟一般GTD喜歡用情境來設定標籤不完全一致,但我自己用起來很順。

原則上來說,標籤分類對我來說不是很重要,因為我的目標就是在一天之內完成我寫進去的任務,所以我不太會真的依照情境分類。幾個分類都算是提醒我自己,以及一段時間回顧的時候方便而已。


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而且值得關注的是,支持數位競爭力的核心要素之一,也就是「科技」競爭力。IMD評比報告揭露台灣拿下全球第2的佳績,從2018年的第11名年排名持續上升,顯見台灣無愧於科技強國之名。

科技小百科:
瑞士洛桑管理學院(IMD)是一個長期研究國家與企業競爭力,在國際上具盛名及公信力的評比機構,並自1989年起發布「世界競爭力年報」World Competitiveness Yearbook,其評比報告與調查結果更是各國政府擬定相關政策之參考。IMD每年會定期公布兩份競爭力評比報告,其一是「世界競爭力年報」,每年在6月公布,2022年台灣在63個受評比國家中排名全球第7名。另一份報告為「世界數位競爭力評比」World Digital Competitiveness Ranking,每年在9月底公布,本篇文章引用的資料為這兩份研究。


也因為科技與國家發展息息相關,有哪些技術是台灣不為人知的優勢?或是未來產業可大力投資布局的領域?我們找出其中四大項與智慧國家最有關的科技,展現台灣具備強勁的科技能量,或許你已經受惠,也或許你能從其中找到發展的機會。

關鍵科技一、融合海陸空領域的多維通訊

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隨著國家管理範圍逐漸擴大,通訊範圍多元且彼此關聯,相關科技如低軌衛星、5G通訊、海底電纜等,形成環環相扣的多維通訊聯網。

仔細洞察2021年的IMD報告,台灣在「行動寬頻的用戶比例」這項指標,拿下全球第1的傲人成績。顯見台灣在通訊基礎建設的投資及普及率,是走在全球領先位置。

尤其5G/6G關聯科技更是未來多維通訊的具舉足輕重的地位,原因是5G衍生的價值鏈相當廣泛,舉凡從晶片、模組、終端、邊緣、系統、到應用服務,可形成完整生態圈。為了強健台灣5G專網的自主技術與供應鏈,從2018年先後成立5G產業發展聯盟、5G垂直應用聯盟、以及5G Open Networking平台,逐漸形成5G國家隊。

除了把5G領先國視為戰略目標,當創新技術落地,更能帶來龐大商機。根據工研院的預估,將5G的小基站、邊緣運算、網路虛擬化等關鍵產品、模組、元件加總起來,2025年的市場規模上看2,510億美元(約新台幣7.5兆元),其他國家還在積極推動5G聯網建設,顯見相關商機仍有相當大發展空間。

關鍵科技二、新型態數位經濟與網路服務

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邁向Web 3.0的交叉點,元宇宙被視為下一代網際網路的新機會,市調機構Gartner預測,2026年全世界將有25%的人口,每天至少有一小時投入元宇宙虛擬世界,進行工作、社交、教育、購物、娛樂等活動,並藉由虛擬貨幣、NFT進行數位資產的交易,虛擬經濟逐漸成形。

所謂元宇宙,需要以5G/6G高速網路為基礎,透過VR頭盔/眼鏡作為進入3D虛擬世界的載體,在元宇宙的各種互動體驗則需仰賴AI運算、雲端/邊緣儲存、區塊鏈等核心技術支援。人們在元宇宙內可以滿足從現實世界做不到的事情,形成穿梭虛擬、現實之間的生活體驗與商業模式。

近七成投入元宇宙相關應用的企業,認為元宇宙在未來5年一定會蓬勃發展,虛擬音樂會、虛擬時裝秀、媒體及產品聯名展示活動,將是元宇宙優先發生的商業體驗。

那麼台灣要投入元宇宙有何利基?解析元宇宙供應鏈版圖,主要可分為晶片、光電、通訊、AR/VR裝置、內容以及AI技術,台灣科技可從硬體方面,包含晶片、感測IC、光學零組件、伺服器等擅長領域切入。像是大家熟知的半導體大廠台積電,對於相關晶片的供應就至關重要,另外光電產業也有揚明光、玉晶光、中光電等企業,讓投影技術更精緻,再來連接元宇宙的通訊技術,也有聯亞來支援,而裝置軟硬體、AI技術則是有創意、世芯、智原等企業投入,最後想到AR/VR集大成者,就不能遺漏宏達電在這一塊的耕耘,同樣威盛電、佐臻、未來市(XRSPACE)等品牌也積極佈局,可見台灣已有完整的供應鏈,接下來有志於加入元宇宙的廠家,不妨從自身的專長去思考,相信不論是哪個領域的企業,都能有更多的創新、應用內容投入,完善整個元宇宙生態。

關鍵科技三、疫後時代興起的智慧型代理人

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近年因疫情持續延燒,越來越多領域開始導入「智慧型代理人」,像是零售業者引進半自動化機器,協助人力處理訂單、點餐;又或是醫院使用機器人,藉由AI辨識功能分擔部分醫護工作。

所謂智慧型代理人,以它所知的知識範圍內,自主完成人類所給予的指令任務。智慧型代理人發展至今,能協助人類的廣度、深度越來越多,主要是受惠機器學習的技術更為先進,加上其他的自動規劃、互相協調等演算法的成熟,讓智慧型代理人成為下一波產業發展重點。

世界先進國家紛紛把AI納為國家產業重要發展策略,台灣從2018年就推出「台灣AI行動計畫」,全面啟動產業AI化。發展至今,AI應用已從測試階段逐步應用於各式產業,資策會統計發現,掌握AI技術的新創企業在台灣有300家,逐漸摸索出不同的商業策略與獲利模式。

尤其資通訊、醫療照護是台灣兩大擁有頂尖人才的雙軸產業,在疫情之下,就可以看到醫療+科技所衍生的智慧型代理人應用。像是過去為了解決醫療量能不足,開發「5G智慧防疫機器人」,用來隔離病房消毒、運送餐盒及藥品物資,比傳統人力消毒方式有效節省50%時間,還能降低醫護人員感染風險,讓醫事工作更有效率。

關鍵科技四、資訊安全網保護每個人數位資產

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我國面臨網路犯罪、駭客入侵政府、機關,甚至竊取個人資料事件持續增加,如何保護國民安心使用數位科技、保障財產安全將是未來重要方向。隨著AI普及所衍生的龐大資料量之隱私及資安問題,成為棘手的挑戰。從國際AI資安發展現況來看,歐盟在2021年提出人工智慧規則草案(Artificial Intelligence Act),鼓勵值得信賴且道德的AI進行研發與應用。微軟更在今(2022)年禁止提供AI推測情緒技術,並制定「負責任AI標準第二版」、Google則停止AI機器人具有自我意識、能與人類溝通等爭議事件,這些做法也都反映美歐在立法之際,業者也在努力自行節制敏感AI技術。

AI資安,是挑戰也是機會。未來,台灣政府與企業也須密切關注美歐相關草案的立法動態,找出AI規範的共同點,以此界定使用AI產品與服務之要求;因此,AI資安不僅需透過科技來防禦,更需要治理與法規,降低AI所帶來的衝擊。

另外,針對5G資安議題,台灣有展開大型科技防禦策略,包含5G資安防護系統、跨機關資安聯防。5G資安防護系統致力確保業者使用的5G系統具備安全、可靠、信賴,與國內5G專網業者進行服務驗證,以強化國產5G系統的整體資安防護能力。跨機關資安聯防的目標放在建立政府與民間的資安聯防體系,藉由橫向整合跨部會,全面提供威脅情資,減少機關隱匿資安事件,降低事件誤報與漏報。

持續提升台灣的科技能量 打造全方位的智慧國家

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圖片資料來源:IMD 2022 世界競爭力年報

台灣的科技能量持續提升,從2022年的IMD世界競爭力年報可發現,而且該報告還指出我國擁有高素質勞動力、經濟活力、企業治理能耐、高教育水準等優勢。上述四項與智慧國家高度關聯的新興科技,涵蓋「數位基盤、數位創新、數位包容」等元素,如何借助科技打造創新、包容的社會,在台灣強勁的科技應用產業鏈上,補強創新的能量,並延續發展優勢項目,將是台灣要持續努力的方向。

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