我如何用這些工具實作GTD(一):Todoist

我如何用這些工具實作GTD(一):Todoist
Photo Credit:Courtney DirksCC BY 2.0

我們想讓你知道的是

介紹我如何用三種數位工具來實做我的GTD方法。這篇文章首先談什麼是GTD,還有第一種工具Todoist。

註:本系列文章完全是我個人的使用心得,沒有任何廠商贊助。

就在上次在部落格裡面寫到我決定跳過GTD(Get Things Done)然後寫我的書單和讀書心得,結果就有讀者非常捧場的留言說他想繼續看我寫GTD(保證不是我自導自演),所以決定接下來我會陸續在這個部落格中,寫我如何用三個數位工具來實做GTD的心得和經驗。

在此之前可能要先解釋一下GTD:

GTDcanonical
Photo Credit: SageGreenRider Public Domain

上圖就是David Allen提出的Get Things Done方法簡單的邏輯說明。上面寫的是早期版本:收集、處理、組織、計畫、做;新版改為:捕捉、釐清、組織、反思和行動(capture, claify, oragnize, reflect, engage)。

整串的判斷邏輯則是當一個東西進入收件匣後(不見得是email的收件匣,也可能是實體的收集箱),要先判斷是否「可行動」,如果不行,就:a)丟掉、b)放到或許/有一天清單,或c)當作參考資料,如果可行動,接下來要判斷是否是單一步驟即可完成。

如果不是單一步驟可完成,那就丟到「計畫」任務中,如果是單一步驟可完成,就要判斷是否要要花超過2分鐘。

如果不需要花超過2分鐘,就立刻去做。如果是單一步驟但要花超過2分鐘,就要判斷是否是給我的任務。

如果不是,就分派給其他人並看要不要加入到「等待」任務。

如果是單一步驟、需要花超過兩分鐘、給自己的任務,那最後判斷是否有指定的日期或時間,如果有就放到行事曆中,如果沒有,就歸到某個「情境」清單中。

這是GTD的簡單概念和方法,核心目標是讓生活中所有任務(工作、休閒、各種長期目標等等)都順利完成,每個人實做方式各有巧妙不同,我自己也沒有完全依照David Allen的每個概念。這幾年來我大致上摸索了好多作法,目前就如同我之前所寫的,我主要是採用「所有東西進收件匣」、「兩分鐘原則」、「每件可做的事情都要有下一步」這幾個原則。

目前我在GTD方面最常使用的三個數位工具分別是:

  1. Todoist(本篇)
  2. Gmail
  3. Evernote

Todoist:我的控制中心

上上次的部落格文章中提過,我的Todo工具其實換過很多個,從網頁服務Remember The MilkToodledo,到App為主的2DoPocket InformantAndy.doWunderlistClear,最後我選擇了現在在用的Todoist。

Todoist是我現在GTD的收件和控制中心,而它最讓我喜愛且難以割捨的部分有三點:

第一,它支援非常多平台。

除了網頁版之外,也有iOS和Android的app,所以不管是在電腦、手機和平版都可以隨時同步使用。而我最常使用Todoist的地方則是Chrome的外掛,它讓我完全不用開啟任何分頁或是app,就可以快速的新增、察看、打勾標示完成或是回顧我的任務清單。我自己雖然也有下載Mac版app,而且他的快速鍵輸入待辦事項功能超方便,但我主要還是透過Chrome的外掛來操作。

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Todoist跨多種平台

第二,它可直接新增一個網站成為待辦事項,而且會自動帶入連結

這個對於我要存下要閱讀的文章、要編輯/審核的文章或是一些想買但是又覺得有點敗家的產品非常好用。

假設我在某個網站上看到一篇非常精彩的英文文章,我需要花點時間閱讀但不是現在,我就會透過Todoist存起來。之所以不用Pocket存的原因是,用Pocket我很容易存一堆文章(我的確如此),然後裡面就超過一千篇文章我要「稍後再讀」,你可以想見這只會變成「稍後也不讀」。所以如果是我覺得非讀不可的好文,我就乾脆直接用Todoist存成任務。

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可快速新增網站為一個任務

待購清單任務概念有部分是來自電腦玩物站長Esor用Evernote的方式。當他想買一個東西時候,會先存起來,隔陣子再看看自己到底是想要還是需要,如果真的是需要,就移到一個需要清單,然後有預算時就只買這個清單裡面的東西。

我的作法相較之下比較簡單,就是用Todoist存起來,然後設定一個晚一點的時間到期(多半是群募網站上要截止的時間或是放到週末)。目的是一樣的,避免自己在衝動下購物,有些產品的確是在我多想個幾天之後,就決定不買了。

第三:Gmail外掛

一樣是個小外掛,這個是Gmail的外掛。它可以直接新增一個郵件當作待辦事項(其實也就是上個外掛的變種,因為Gmail中每個email都有一個連結),這樣你就不會在收件匣中存著幾千封信,然後也不知道哪些是沒處理或是看過應該處理但是忘記了。我只要有空的時候打開Todoist,直接點選那個連結就會開啟Gmail裡面那個信件對話,回覆,打勾完成—超級方便。

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Gmail外掛超方便der~

所以現在我一旦有什麼想法或是需要處理的事情,如果人在電腦前面就立刻開啟Todoist的Chrome外掛,按Q新增任務。如果人在外面就用手機立刻新增。

我通常一定會加上預計完成日期和分類(用標籤),我的標籤包含work, reading, waiting for, away和home。這是適合我自己的分類方式,雖然跟一般GTD喜歡用情境來設定標籤不完全一致,但我自己用起來很順。

原則上來說,標籤分類對我來說不是很重要,因為我的目標就是在一天之內完成我寫進去的任務,所以我不太會真的依照情境分類。幾個分類都算是提醒我自己,以及一段時間回顧的時候方便而已。

Todoist在免費版就提供了我上面講的這三個功能(跨平台、存網址、Gmail外掛),另外還有幾個有些人可能很需要的功能如次級任務或專案,多樣化的重複任務模式設定等都在免費版就有提供。如果你想要使用高級版的一些功能如任務標籤、提醒(根據時間或地點都可)、任務評論或指派給他人等等,一年的費用是28.99美元。


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