提出問題並不可怕,可怕的是害怕問題存在的心理

提出問題並不可怕,可怕的是害怕問題存在的心理
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我們想讓你知道的是

我們都很怕發生自己無法掌控的狀況,也連帶地害怕問題被看見,因而討厭質疑的人,這是一種本能反射、但可以被改變的心理途徑。不論問題有沒有被看見,失控都是可能發生的,那麼提早看見不是比較好嗎?只要團體有默契,你永遠能得到比個人智慧更好的意見,還有一個更理想的工作環境。

不論是之前的工作經驗,或者現在寫文章,有時候我會詢問相關產業的朋友意見,以確保我的質疑或觀察沒有忽略什麼重要產業訊息。當我在提問或者看網路討論的時候,經常遇到這樣的回應:如果你沒有更好的點子,那就閉嘴。

這點本身就讓我感到疑惑。我相信很多人也碰過這樣的上司,包括我自己,但我自己作主管的時候,並不這樣看待下屬的「問題」。的確,有些時候提問或許會為進行中的事件帶來麻煩,因為我們突然發現多了一個問題必須解決(或帶來更多問題),而且很有可能拖累進度,甚至害原本的預定翻盤,那前置作業都白費了。如果沒有這個問題,一切都可以順利在預計時間內結束,老闆滿意、客戶安心。若是有人「製造」出新問題來,而我們不一定能夠解決,最後搞不好連原訂的目標都沒達到。很多時候基於此,人們討厭提出問題的人。

弔詭的是,成功人士很喜歡在勵志文章裡提醒年輕人:你要不斷地對世界提出質疑。而職場文告訴你,不要提你不能解決的問題。「到底想要怎樣啊?」每次看到這種文章我總想要吐槽一句。

我一直認為,工作中有兩件事情應該並行,第一是在時間內完成,偶有瑕疵你可以選擇一些簡便的方法應急處理(可是記得,這是應急,不等於好的處理方式);第二是發展出可以長期使用、提高品質或效能的模式。當我們在歷史愈悠久、規模愈龐大的公司工作,不免碰到陳痾般的做事規則,削弱你的績效、浪費更多時間,害你得加班去完成一件不是很重要但必做的事。

有些人會一直照著原本公司教的方式做,即使由於編制擴大而讓工作變得費時也不改變,因為改變有可能被教訓,惹來一身腥。有過一次經驗以後,大部分人在這間公司大概就會選擇靜音了。

我個人倒是比較喜歡在交待完事情後,下屬自己想想再過來告訴我他覺得哪裡有問題。當然,如果帶著好的解決方式來,我會很省心,通常我看不會出什麼大紕漏的,也會欣然答應他們按自己的方式做,或者回饋他們可能的風險,讓他們回去斟酌。不過我也並不排斥他們提出的疑問暫時沒有解法。

提出問題本身並不是在「製造」問題,雖然很多時候會被這麼看待(因為大家都很忙,很想少一事)。「問題」原本就是存在的,只是有沒有人看見而已。有些問題不解決不會有大礙,可以暫時不處理,等案件完成以後,再慢慢想下一次是不是換個方法比較安全。有些問題牽扯的危機有點像在跟運氣對賭,沒發生事故一切都好,一旦發生就有可能損及商譽;而往往是這樣的問題在專案進行中被提出時最不受人歡迎。

記得某一次辦活動前,我想到企劃部門都是新人,經驗不足,可能提供給來賓的資訊不夠。由於前次活動發生了現場翻譯無法即時應對的問題,所以已經換了部門的我,請上司提醒該部門還可以怎麼準備。但上司不認為該部門的人會做好準備,所以不打算去通知。他的解決方案是,我們這邊準備好一個人在旁邊隨時救援。這問題可就來了,原本在活動前只要資料提供充足就可以解決的事,搞到最後變成現場人手還要多分一個出來「預防事件發生」,而那個人的機動性就削弱了。

為了解決可能發生的問題,而想出一個發生後再處理的方法,基本上都不會比預先防範來得好,雖然結果看起來也許差不多。那次活動最後圓滿結束,但難道我們每次活動都要多撥一個人手在旁邊應急嗎?又是否每次活動前都會想到有這個需求?很可能成功幾次以後,就會忘了曾經出過的紕漏,而遺漏這一環。我認為在事前準備加入一道提早通知接待對象跟翻譯的程序,才能保障往後類似的活動都不會重蹈覆轍。也就是前面說的第二點,發展出可以長期使用、提高品質或效能的模式。

這就是為什麼我們不應該排斥事前提出的任何問題。我們不該認為提出問題的個人有解決的絕對義務。公司是一個群體,當發現問題時,與其指望以個人的智慧處理,更多時候需要群力的協調配合。即使不牽扯到其他部門,一個團隊的工作能力也不應該僅限於個人智能。只要是能讓公司運作更順利,甚至只是幫助同事,都應該養成集思廣益的習慣(沒錯,這是一個「習慣」)。

我相信大部分人都希望工作環境可以更和諧,同事能夠親切一點、互相支援,有1+1>2的團隊績效。這往往會影響一個人對公司的認同感,而這些都仰賴公司文化是否鼓勵人發問、創意思考,還有你我願不願意「幫別人也想想」。我待過工作爆表同事會主動伸援的地方,那時候即使部門草創,有很多雜務未明,大家也不介意「認領」工作,變成自己的常態業務。我也去過同事雖多、卻很不樂意提供資訊,甚至擺臭臉拒絕回答的地方。想當然爾,後者的整體氣氛非常冷漠、流動率高。內部資料庫雖多,卻從沒有在個人工作上被善用,因為你永遠只能瞎子摸象、單打獨鬥。主管無法指望員工主動做事,只好緊盯進度,而這又造成員工對工作沒熱情的負面循環。後面這間公司的規模是前者的40倍,團隊效能卻異常低落。

不要害怕有人提出問題,相反地,你應該慶幸問題有被看見,表示那個人在意工作成果,對公司還有期許,而團隊有提早解決的機會。即使無法解決,問題本身仍然具有推著你換個方式思考的功能,而這是個人成長的要素。我們都很怕發生自己無法掌控的狀況,也連帶地害怕問題被看見,因而討厭質疑的人,這是一種本能反射、但可以被改變的心理途徑。不論問題有沒有被看見,失控都是可能發生的,那麼提早看見不是比較好嗎?只要團體有默契,你永遠能得到比個人智慧更好的意見,還有一個更理想的工作環境。

別停止對世界提出問題,keep walking,然後有一天你會發現接納問題的存在讓你變得更有能力。

責任編輯:闕士淵
核稿編輯:翁世航


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