不想再忙得喘不過氣?除非你是雜耍師,否則請認清自己無法「一心多用」

不想再忙得喘不過氣?除非你是雜耍師,否則請認清自己無法「一心多用」
我們想讓你知道的是

我們的「無意識」總纏著我們不放,並不是因為我們沒有馬上去做那些還沒做的事情,而是因為我們還沒承諾何時要去做那些事情。

唸給你聽
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除非你是在馬戲團表演丟球,老闆付你薪水就是要你一次耍好多顆球在空中而不會掉下來,否則可以身兼多職並沒有什麼好驕傲的。

一次只專心做一件事,長期而言我們的效率一定會比較高,你的每天也一定會過得⋯⋯嗯,沒那麼累了。這是因為「多工」一定會比單獨做一件事情消耗更多的能量與時間。

如果你不信我,那也請你相信東尼.史沃爾茲(Tony Schwartz)跟凱薩琳.麥卡西(Catherine McCarthy)這兩位生產力專家。他們的說法是:

分心是很划不來的。注意力一跑掉,一從一項工作跑到另外一項工作上(包括我們可能回起電郵或跑去接電話),我們完成主要工作所需要的時間就會增加多達25%,這是一種被稱為是「換場時間」(switching time) 的現象。

不過雖然事實擺在眼前,但我還是常忍不住想要「多工」一下。我必須刻意排開所有會讓我分心的事情,才有可能只專心做一件事情。我在一個大型的櫥櫃裡放了張書桌,在那張桌子上寫作我的效率最高,原因很簡單,因為櫃子的屏蔽讓手機的收訊變得很差。

我把日常工作分為兩大類,一類是「要想的」(Think Work),一類是「要做的」(Action Items)。分門別類之後我會在行事曆上把時間排出來,其中「要想的」我會在櫥櫃裡的那張特製書桌上不受打擾地完成,唯一的「干擾」大概就是我設了鬧鐘每60到90分鐘要起來動一動。

「要做的」事情稍微不需要那麼專注,但我還是排好一件件輪流,做完一件再做下一件,雙軌制我完全不考慮。所以,除非我現在要回覆電郵,否則我絕對不會把電郵的應用程式打開,另外我沒預約的電話也一律不接。

我的iPhone一般都是設在「勿擾」的模式,至於簡訊我都是利用休息空檔回一下。這些「繁文縟節」大大提升了我的工作效率,我自此不太擔心會沒時間把所有事情做完。

聽來井井有條到有點神經質嗎?但其實我也是費了一番手腳才建立起這樣的紀律。我大部分的時間都在家工作,所以要讓自己能專心寫作其實需要很大的定力,畢竟人不需要上班打卡,能做的其他事情實在太多了,而且這些事情的吸引力都大到不是一句「專心一點」可以打發得了。

要用禁止自己多工的辦法來對付忙碌,是一整個流程

我必須創造出一個正式的儀式來讓自己「進入狀態」。在泡第二杯咖啡或茶的時候,我會瞄一下行事曆跟手機上的電郵來看看有沒有什麼緊急事件?我不是真的要回這些電郵,而是把這個小動作當成一個洩壓閥,這樣我才不會邊寫作邊擔心有什麼緊急電郵沒有收到,或想說行事曆上有沒有什麼事情該準備一下卻被我忘掉。

這樣簡單確認一下後的我,會帶著咖啡跟一大杯水到自己的「櫥櫃辦公室」報到。報到之後我會稍微整理一下桌面,把昨天的咖啡杯清掉,把打開的書闔起來,把筆歸回定位。我會讓視覺上看起來比實際上更整齊,會把手機調到勿擾模式,會把電腦上所有不必要的應用程式與視窗都關掉。我會打開線上廣播網站Pandora,然後選擇適合邊寫邊聽的電台沒有歌詞的古典音樂最不會讓我分心。

我的這個工作桌是個立桌,下方有個小型的跑步機。我會把跑步機打開然後開始寫作,因為邊慢走邊寫作會產生很多正面的效果。其中一項是我多多少少會被一條無形的鎖鏈綁在座位上。最後一項程序是我會點開30/30這個工作計時APP,這主要是用來追蹤我工作了幾個三十分鐘跟什麼時候休息。

懶_疲累_午休_Woman sleeping in office
Woman sleeping in office --- Image by © Brigitte Sporrer/cultura/Corbis

一開始我真的會因為自己把這麼大塊的時間留給自認為最重要的事情而有罪惡感。你可能覺得怎麼說話這麼誇張,畢竟有什麼事情真的是最重要的呢?而且說真的,我確實會一直掛心自己好像應該回覆一下工作上的電郵,也覺得自己好像不應該把一天的黃金時刻都卡死在專心寫作上。因為每天同一個時間我都在專心寫作,所以早上幾乎沒人能跟我排時間開會。至於下午也沒辦法跟我約時間討論事情,因為我要去接小孩下課。基本上,我這個人就是非常難約到一個境界。

最終,我還是成功地與罪惡感分道揚鑣,我究竟是如何做到的呢?主要是我放棄了遵循模範上班族的教條。雖然這讓我時時刻刻戰戰兢兢外加如履薄冰,但重點是我開始把自己看成是一位藝術家。我開始在閱讀中留意其他作家與藝術家的工作習慣,還跟多位成名的作家討教他們不拖稿的訣竅。結果你知道嗎?他們的寫作過程跟我有著一模一樣的「儀式」。這些前輩已經踏出一條路來了,我只要讓內心的大象「盲目地」跟著這群先知走就行了。就算你不像我是準自由業,我們的羊群也歡迎各位。

有規劃,不「啊雜」

對我來說,陰魂不散的待辦事項是一種強度不高,但是揮之不去的壓力源。如果我每次才五點就醒過來開始擔心起工作沒收尾、電郵還沒回、開會沒有約;還是有決定該做而沒做在後悔,都可以領一塊錢,那我現在已經可以退休當神仙了。

科學家曾認為這類輕微的憂慮,是一種大腦機制在提醒我們有事情沒做完,除非我們把事情做完,否則這種容易分心或擔心的狀況就不會消失。但對像我這種事情永遠不可能做完的人來說,這種理論本身就是一種壓力的來源 。

如今更新的研究顯示,我們光是有「計畫」要去把待辦的工作完成,心情就能穩定專注在當下的事務上,計畫可以讓我們不會一直分心去想晚一點必須要去完成的事情。有計畫不代表我們要把所有的步驟跟細節都想好,比較重要的是我們要排好時間看何時要去把清單上的事情清一清。

不把這些時間騰出來,我們就會心猿意馬地一直分心去想那些我們還沒完成的事情。真相是我們的「無意識」纏著我們不放,並不是因為我們沒有馬上去做那些還沒做的事情,而是因為我們還沒承諾何時要去做那些事情。

所以,在今天下班或上床之前,有一樣功課是請你把待辦事項的清單拿出來掃一遍,然後計畫一下何時要去把這些事情完成。只要知道這些事情何時要處理,你就會有完全不一樣的開朗心情。

書籍介紹

微調5個地方,每天開心》,李茲文化出版

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作者:克莉絲汀.卡特博士(Christine Carter)

人口中大約只有17%的人,樂為苦的三倍,可以活得如魚得水,剩下的人即使想改變自己,失敗率慘達 88%。作者雖然擁有柏克萊大學幸福社會學博士頭銜,又在共同利益科學中心,將快樂、情緒商數等研究成果轉譯給一般人吸收,但不久之前,她的生活也只能以焦頭爛額來形容。不能這樣繼續下去!她決定將近年來最棒的理論都套到自己身上實驗。

本書集最新的快樂、效率、脆弱、意志力、成就等學理研究之大成,而作者則擅長說得讓人一聽就懂,並設計出容易上手的運用方法。不久之後,你會發現自己期待醒來去過每一天。

李茲
Photo Credit: 李茲文化出版社

責任編輯:李牧宜
核稿編輯:楊之瑜

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