我如何用這些工具實作GTD(二):五個Gmail小秘訣,讓你Email處理速度大增

我如何用這些工具實作GTD(二):五個Gmail小秘訣,讓你Email處理速度大增
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我們想讓你知道的是

我用了12年的Gmail,其中這些技巧,讓我工作效率更高。

前情提要:我如何用這些工具實作GTD(一):Todoist

我從2004年5月開始用起Gmail,一路看著Gmail越來越多新功能和更改介面,也因為幾乎不刪除非廣告類Email,我從四年前開始付費購買更大的空間。即便前年Google推出了Inbox這個更智慧版本,但因為已經有一套操作習慣了,我還是維持使用原版的Gmail。

如果說Todoist是我的收件和控制中心的話,那Gmail就是純然處理各種聯絡事項的收發中心。

底下是幾個我自己的操作心得,希望達成的目標是一、收件匣盡量歸零;二、不要一直掛念有信件還沒處理;三、確保資料容易找到。而我的作法有以下幾點:

  1. 設定自動篩選器
  2. 熟記一些快速鍵
  3. 啟用「取消傳送」功能
  4. 使用Todoist的Gmail外掛
  5. 一天處理信件不要超過三次

1.設定自動篩選器

我一開始用Gmail的時候跟多數人一樣,就是挑選重點需要回覆的信件處理,然後訂閱一堆電子報,加上會收到許多廠商的新聞稿,所以我的Gmail收件匣很快就十封、二十封膨脹到幾千封。而就在2010年的某個週末假期,我下定決心要照著電腦玩物的作法,把自己收件匣歸零。

其實把幾千封信件的收件匣歸零並不是太過困難的事情,主要是設定自己的分類標籤和花時間一封封(或批次一大群)的把信件刪除或封存。然後最重要的是,找出一套自己習慣的工作流程,縮短自己處理電子郵件的時間並且盡量維持。

而對我來說最重要的就是設定規則來自動篩選。我現在的篩選器有超過60個,主要是把那些會重複寄來的信件自動略過收件匣封存到所屬的標籤中。主要大概有各種帳單、我訂閱的電子報(分中英文)、廠商邀請函、廠商新聞稿、電商廣告eDM(是的,我很常看eDM)和社群網站通知信(Facebook和LinkedIn為主)等等。

做好這些設定之後,如果因為今天會議很多或雜事很多讓我僅有10分鐘可以快速處理email時,收信匣內不會一堆不需要處理僅需封存的信件,讓我還要花時間找出需要處理的信件。

而又因為我一天會收到的電子報超過20份(中英文加在一起),我也知道不可能全部看完,所以我有空的話我就會進到「電子報」和「英文電子報」標籤中,掃看看標題有沒有我有興趣的內容然後點閱。如果今天要睡覺前都沒時間的話,不用猶豫,直接點選「更多」->「全部標示為已讀取」。因為根據我自己的經驗,會留到第二天還會想打開來看的電子報非常非常稀少。

另外這些篩選器不是做好一次就停了,而是可以隨時新增或刪減。有些特殊情況出現的話也要手動去修改條件。

設定篩選器的方式很簡單,當你在閱讀一封信的時候,檢選「更多」->「篩選這類的郵件」,Gmail就會自動帶入寄信人或是標題等等資訊,你也可以自己手動填入或排除更多資訊做出過濾器,然後我主要會用「封存」和「套用標籤」這兩個功能。當然你也可善用其他如轉寄、刪除、標示已讀取等等功能。

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輸入你的過濾選項
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勾選略過收件匣、指定分類,套用分類等等

2. 熟記一些快速鍵

另外一個大為加速我處理信件的功能就是快速鍵(hotkey)。應該說從我大學使用電腦時間比較長以來,我就習慣性的背下了很多快速鍵(主因可能也跟玩BBS有點關係)。包含了作業系統系統的快速鍵:Windows的F2修改檔名、Alt+F4關閉程式、Alt+Tab來切換程式等等;一些我比較會長時間使用的軟體如Lightroom、Chrome、XnView等等,當然後來用Mac的時候,有些快速鍵的轉換也是讓我比較吃苦頭的地方,但是習慣就好。

Gmail上我最常用的快速鍵包含:i(回到收件匣)、c(寄信)、r(回信)、a(回覆全部)、f(轉寄)、#(刪除)、l(標記標籤)、j(較舊的會話群組)、k(較新的會話群組)等等。當然你沒事的話可以打?把快速鍵的說明表叫出來看。我會背這些是因為我很常用這些功能,其他比較少用的功能我就不太會背,哪天我發現某個功能我很常用的話,我應該就會去背。

相信我,雖然滑鼠很方便,Mac筆電支援多點觸控的觸控式軌跡版很好用,但是學會用鍵盤操作絕對可以加快不少你用電腦和處理email的速度。

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沒事可以背背快速鍵

3. 啟用「取消傳送」功能

每個人應該多少都有發生過信件沒寫完、附件忘了、用詞不當等等就寄出去的情況,讓人非常尷尬。而Gmail「設定」中有內建一個「取消傳送」的功能,可以設定在5、10、20、30秒內取消傳送。個人建議開到最久的30秒,讓自己有多一點反悔的時間,反正大部分的時候,email晚30秒寄送出去影響沒有發生錯誤來的大。

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取消傳送功能一定要開

4. 使用Todoist的Gmail外掛

這個上次提過,我愛用的待辦事項服務Todoist有一個Gmail的外掛,讓你可以直接新增一個郵件當作待辦事項,這樣你就不會在收件匣中存著幾千封信,然後也不知道哪些是沒處理或是看過應該處理但是忘記了。我只要有空的時候打開Todoist,直接點選那個連結就會開啟Gmail裡面那個信件對話,回覆,打勾完成—超級方便。

20160531_todoist_03
Gmail外掛超方便der~

5. 一天處理信件不要超過三次

我曾經Gmail分頁是隨時開著,然後看到上面有數字跑出來就會想去看一下是什麼情況,所以那時候有些人會被我回信的速度嚇到。不過現在我收斂很多,因為根據多數談生產力的文章,都會跟你說不斷去檢查email是對生產力提升的一大殺手,最好是不要一大早就去檢查Email(當然我知道有些產業如律師是一定要隨時緊盯著手上的黑莓機,不過這種需求以整體職場來說比例並不算高)。

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到底一天要檢查多少次email呢?

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城鄉均好、全民均享的理想生活,就用科技來實現吧——你需要的健康照護服務,現正上線中

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photo credit:先進醫資AdvMeds

我們想讓你知道的是

後疫情時代,零接觸服務的需求,使得智慧科技的角色愈發重要,智慧城鄉計畫與先進醫資共同推動人工智慧影像辨識技術,擴大既有的共照雲服務,協助民眾獲知疫情訊息,為民眾建立個人自主健康照護服務。

在科技不斷進步的過程中,許多過去不存在的工具,到今日已成為現實。2008年「智慧地球」的概念出現後,全球便開始推動智慧城市的發展。臺灣向來以科技之島自居,自然也不例外。在政府多年來力求數位轉型的政策下,臺灣進入了「智慧城鄉」的時代;所謂智慧城鄉,是運用大數據、物聯網、AI人工智慧等科技,串連市民、產業與地方,以創新的方式讓彼此有效溝通,並針對地方的特色和需求提供客製化服務,進而改善人民的生活品質。

把問題當作燃料,用科技強化服務力

然而,城鄉發展必然會有不均的問題,藉由科技介入、釐清現實痛點的立意雖良善,卻也無法忽視城鄉間的數位落差。在偏鄉地區因為人口流失、高齡化、科技產品使用率較城市低,數位化的腳步自然較為緩慢,向來是各項服務設施鞭長莫及之處。

先進醫資從2018年開始,在經濟部工業局「普及智慧城鄉生活應用計畫」的支持下,在高雄、屏東與澎湖發展「雄健康打造智慧樂活社區共照應用服務」(以下簡稱「雄健康」)。當時總經理黃兆聖就非常清楚,首先要解決的就是資源不足、人力不足、缺乏回饋三大問題,而數位化、智慧科技等創新力量,正好可以有效的連結偏鄉生活需求與痛點,讓在地化、客製化的服務與設施,全面提升民眾的醫療照護品質。

用最體貼的科技,讓照護範圍沒有邊界

「雄健康」計畫的目標,是在衛生所、醫療院所、長照據點、社區活動中心及商業通路等多元化的據點,設立「智慧健康照護站」,提供血壓機、血氧機、血糖機等生理量測設備的整合服務,同時還支援多種身分識別登入、數據隨身、遠距諮詢、銀髮族健康管理量表等功能,讓市民可以依自己習慣的生活圈,就近接受基礎的照護服務,並且養成定期自主量測的習慣。這些健康紀錄將會上傳雲端、整合數據,不只可以將結果傳送給自己作為提醒,在民眾實際就診時,也能成為醫生評斷的參考,協助醫護人員及早發現異常或是調整用藥,大幅降低醫療資源及人力不足的問題。

同樣對提升醫療資源與人力應用效率有幫助的還包括「雄健康」計畫中的客服機器人腳本。這個功能是針對不同客戶需求,開發多達50種服務的腳本客服機器人,用來即時解決民眾常見的健康問題。只要民眾對自己的健康狀況有疑慮,就可以詢問線上客服機器人,並獲得最初步的協助。最重要的是,這個客服機器人以國人常用的社交軟體LINE作為平台。有鑒於LINE的普及率高,使用者無需重新下載及適應新軟體,對年長者來說更是友善,使用意願便明顯提高,如此一來,為民眾所建立的個人自主健康照護服務,就這樣一步一步地建立起來了。

立基於「雄健康」在高屏地區和澎湖的發展十分順利,2021年開始便積極與臺南、臺中、高雄、屏東、金門地方政府合作,務求達到更深入、體貼的服務,發展出獨特的「健康共照雲」系統。

靈活因應疫情變化,滾動式修正共照雲服務

原本是為了打造數位醫療照護服務而發展的共照雲,參考了「雄健康」所建立的數位化照護服務內容,同樣使用LINE作為平台,目標同樣是為了解決偏鄉資源和人力不足的問題。沒想到今年五月,在傳染力更為強大的Omicron變異株的肆虐下,疫情擴散迅速,臺南市共照雲的發展也臨危受命,在短短五天之內將服務上線,主要協助民眾獲知疫情訊息、確認自身狀況,另外也提供下載居家隔離單、施打疫苗、申請補助等服務內容。在疫情猛烈的攻勢下,共照雲成為市府、醫療院所與民眾溝通、解惑的最佳橋樑,甚至做到AI快篩辨識服務,協助許多臺南偏鄉地區的民眾不需冒險接觸人群,線上就可以判斷是否確診,後續再由醫療人員介入協助,減少很多不必要的擔心和移動。

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photo credit:智慧城鄉計畫
臺南市衛生局長許以霖與先進醫資總經理黃兆聖。

同時,客服機器人,也在疫情期間提供了最佳輔助。在衛生局、先進醫資和醫療院所的共同努力之下,不斷地優化、精進客服機器人腳本。無論市民為確診者、居隔者、密切接觸者⋯⋯盡可能讓每一個人都能在機器人的服務中,找到問題的解答。臺南市衛生局長許以霖表示:「對抗疫情,臺南市的目標很明確,就是要讓就診人數維持在醫療量能之下。客服機器人的出現,減輕了醫護人員疲於接電話、回答民眾問題的瑣碎流程,更能專心在照顧中、重症患者,在疫情大爆發期間不至於崩潰,如此才能真正守住所有市民的健康。」

當然,疫情是一時的,市民的健康才是長久的,「健康共照雲」的目標,是希望可以透過民眾健康紀錄的數據化,成為日常自主照護的重要幫手。下一步,先進醫資希望能跨縣市留存健康資料,成為全國性的第一線照護服務。而這些數據,都將成為中央和地方政府參考的基準,以便未來做到精準打造各縣市的特色照護服務。

以人為本,發展城鄉均好的未來

在2025年即將邁入超高齡社會的前提下,如何幫助國人健康、安心地迎向老年,已是國家與全民必須面對的重大課題。與此同時,臺灣也是一個充滿創新能量、技術發展快速的地方,所以過去所面臨的困難,今日已可以透過科技來解決。

「智慧城鄉計畫」從2018年起,持續針對地方需求,鼓勵業者提出新興解決方案,在推動健康領域方面,不僅是智慧照護,包含遠距醫療、健康量測、智慧運動以及登革熱防治等,都秉持著以人為本的初心,以科技的力量來照顧臺灣這片土地上的每一個人,透過政府和企業攜手合作,協助地方數位轉型,並降低城鄉之間的落差,共同建立一個城鄉均好、全民均享的理想未來。

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