我如何用這些工具實作GTD(二):五個Gmail小秘訣,讓你Email處理速度大增

我如何用這些工具實作GTD(二):五個Gmail小秘訣,讓你Email處理速度大增
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我們想讓你知道的是

我用了12年的Gmail,其中這些技巧,讓我工作效率更高。

前情提要:我如何用這些工具實作GTD(一):Todoist

我從2004年5月開始用起Gmail,一路看著Gmail越來越多新功能和更改介面,也因為幾乎不刪除非廣告類Email,我從四年前開始付費購買更大的空間。即便前年Google推出了Inbox這個更智慧版本,但因為已經有一套操作習慣了,我還是維持使用原版的Gmail。

如果說Todoist是我的收件和控制中心的話,那Gmail就是純然處理各種聯絡事項的收發中心。

底下是幾個我自己的操作心得,希望達成的目標是一、收件匣盡量歸零;二、不要一直掛念有信件還沒處理;三、確保資料容易找到。而我的作法有以下幾點:

  1. 設定自動篩選器
  2. 熟記一些快速鍵
  3. 啟用「取消傳送」功能
  4. 使用Todoist的Gmail外掛
  5. 一天處理信件不要超過三次

1.設定自動篩選器

我一開始用Gmail的時候跟多數人一樣,就是挑選重點需要回覆的信件處理,然後訂閱一堆電子報,加上會收到許多廠商的新聞稿,所以我的Gmail收件匣很快就十封、二十封膨脹到幾千封。而就在2010年的某個週末假期,我下定決心要照著電腦玩物的作法,把自己收件匣歸零。

其實把幾千封信件的收件匣歸零並不是太過困難的事情,主要是設定自己的分類標籤和花時間一封封(或批次一大群)的把信件刪除或封存。然後最重要的是,找出一套自己習慣的工作流程,縮短自己處理電子郵件的時間並且盡量維持。

而對我來說最重要的就是設定規則來自動篩選。我現在的篩選器有超過60個,主要是把那些會重複寄來的信件自動略過收件匣封存到所屬的標籤中。主要大概有各種帳單、我訂閱的電子報(分中英文)、廠商邀請函、廠商新聞稿、電商廣告eDM(是的,我很常看eDM)和社群網站通知信(Facebook和LinkedIn為主)等等。

做好這些設定之後,如果因為今天會議很多或雜事很多讓我僅有10分鐘可以快速處理email時,收信匣內不會一堆不需要處理僅需封存的信件,讓我還要花時間找出需要處理的信件。

而又因為我一天會收到的電子報超過20份(中英文加在一起),我也知道不可能全部看完,所以我有空的話我就會進到「電子報」和「英文電子報」標籤中,掃看看標題有沒有我有興趣的內容然後點閱。如果今天要睡覺前都沒時間的話,不用猶豫,直接點選「更多」->「全部標示為已讀取」。因為根據我自己的經驗,會留到第二天還會想打開來看的電子報非常非常稀少。

另外這些篩選器不是做好一次就停了,而是可以隨時新增或刪減。有些特殊情況出現的話也要手動去修改條件。

設定篩選器的方式很簡單,當你在閱讀一封信的時候,檢選「更多」->「篩選這類的郵件」,Gmail就會自動帶入寄信人或是標題等等資訊,你也可以自己手動填入或排除更多資訊做出過濾器,然後我主要會用「封存」和「套用標籤」這兩個功能。當然你也可善用其他如轉寄、刪除、標示已讀取等等功能。

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輸入你的過濾選項
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勾選略過收件匣、指定分類,套用分類等等

2. 熟記一些快速鍵

另外一個大為加速我處理信件的功能就是快速鍵(hotkey)。應該說從我大學使用電腦時間比較長以來,我就習慣性的背下了很多快速鍵(主因可能也跟玩BBS有點關係)。包含了作業系統系統的快速鍵:Windows的F2修改檔名、Alt+F4關閉程式、Alt+Tab來切換程式等等;一些我比較會長時間使用的軟體如Lightroom、Chrome、XnView等等,當然後來用Mac的時候,有些快速鍵的轉換也是讓我比較吃苦頭的地方,但是習慣就好。

Gmail上我最常用的快速鍵包含:i(回到收件匣)、c(寄信)、r(回信)、a(回覆全部)、f(轉寄)、#(刪除)、l(標記標籤)、j(較舊的會話群組)、k(較新的會話群組)等等。當然你沒事的話可以打?把快速鍵的說明表叫出來看。我會背這些是因為我很常用這些功能,其他比較少用的功能我就不太會背,哪天我發現某個功能我很常用的話,我應該就會去背。

相信我,雖然滑鼠很方便,Mac筆電支援多點觸控的觸控式軌跡版很好用,但是學會用鍵盤操作絕對可以加快不少你用電腦和處理email的速度。

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沒事可以背背快速鍵

3. 啟用「取消傳送」功能

每個人應該多少都有發生過信件沒寫完、附件忘了、用詞不當等等就寄出去的情況,讓人非常尷尬。而Gmail「設定」中有內建一個「取消傳送」的功能,可以設定在5、10、20、30秒內取消傳送。個人建議開到最久的30秒,讓自己有多一點反悔的時間,反正大部分的時候,email晚30秒寄送出去影響沒有發生錯誤來的大。

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取消傳送功能一定要開

4. 使用Todoist的Gmail外掛

這個上次提過,我愛用的待辦事項服務Todoist有一個Gmail的外掛,讓你可以直接新增一個郵件當作待辦事項,這樣你就不會在收件匣中存著幾千封信,然後也不知道哪些是沒處理或是看過應該處理但是忘記了。我只要有空的時候打開Todoist,直接點選那個連結就會開啟Gmail裡面那個信件對話,回覆,打勾完成—超級方便。

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Gmail外掛超方便der~

5. 一天處理信件不要超過三次

我曾經Gmail分頁是隨時開著,然後看到上面有數字跑出來就會想去看一下是什麼情況,所以那時候有些人會被我回信的速度嚇到。不過現在我收斂很多,因為根據多數談生產力的文章,都會跟你說不斷去檢查email是對生產力提升的一大殺手,最好是不要一大早就去檢查Email(當然我知道有些產業如律師是一定要隨時緊盯著手上的黑莓機,不過這種需求以整體職場來說比例並不算高)。

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到底一天要檢查多少次email呢?

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我們想讓你知道的是

台灣糖尿病人口超過250萬人,每年健保支出近310億元,衍生的慢性腎臟病、心臟病等共病,每年健保負擔費用也名列前茅。財團法人糖尿病關懷基金會呼籲,若能早期介入使用適當藥物控制血糖並保護器官,不但可降低糖友發生心腎病變的風險,長期還可大幅減輕健保負擔。

根據中華民國糖尿病學會統計,2000至2014年全台第2型糖尿病人口由84萬人逐步上升至220萬人,且以每年約15萬人的速度持續增加。若以此成長趨勢來看,保守估計台灣目前糖尿病人口約有250-300萬人左右,數量相當驚人。

而台灣糖尿病人口逐年攀升的結果,也反映於國內健保給付支出上。根據健保署統計,2019年用於糖尿病的醫療費用,包括藥物、總診療費、住院費、其他醫材等治療費用,總支出近310億元,名列健保十大支出第二名。

【糖尿病關懷基金會】腸泌素_一分鐘講堂_3

血糖失控影響全身器官!糖尿病心腎共病增健保財務負擔

除了糖尿病本身健保支出醫療費用極高外,財團法人糖尿病關懷基金會執行長,台大醫院內科部臨床教授李弘元醫師表示,「糖尿病同時也是很多疾病的根源,若血糖控制不佳,將進一步影響全身血管與器官。」

尤其糖尿病引起的腎病變,可謂造成國人洗腎最大元兇之一,而腎臟病更是健保「最燒錢」的疾病,根據健保署2019的統計,慢性腎病治療費用高居「10大燒錢國病」之冠,全年度支出高達533億元。

根據統計,台灣有超過三成的糖尿病患者同時併有心血管疾病,健保署同年統計也發現,慢性缺血性心臟病治療費用全年度達122.66億元。綜合上述可知,光是將糖尿病與慢性缺血性心臟病、慢性腎病的健保支出加總,費用就相當可觀,足見糖尿病防治刻不容緩!

想減少健保負擔?糖友控制血糖更要盡早保護器官預防共病

有鑑於此,想要減少健保負擔,及早介入糖尿病患用藥與治療,避免血糖失控引起後續共病的發生非常重要。李弘元醫師指出,「近年來國際上對於糖尿病治療觀念有大幅度的轉變,不再是單純控制血糖,更要盡早保護器官。」

美國糖尿病學會(ADA)最新公布的治療指引,便建議醫師應從糖尿病患者治療初期就評估心血管疾病與腎臟病等共病風險,而腸泌素(GLP-1 RA)與排糖藥(SGLT2抑制劑)即為指引建議優先考慮使用的藥物。

腸泌素不只穩定血糖、體重,研究:更能減少心腎共病風險

其中,腸泌素在穩定血糖、減重、減緩共病上都有優異表現。但到底什麼是腸泌素呢?李弘元醫師解釋,腸泌素是人體腸道原本就會分泌的一種蛋白質激素,能促進胰島細胞分泌胰島素,並抑制升糖素分泌,達到調控血糖的作用。

腸泌素同時還能進一步作用在人體胃部,抑制胃的排空(胃的排空速度變快便容易產生飢餓感);並促進大腦中樞神經產生飽足感,對於體型較胖(糖胖症)的糖友也有輔助控制體重的益處。

且國外大型研究數據顯示,在血糖控制相同的狀況下,相較其他控糖藥物者,選用腸泌素治療可減少14%的心血管疾病風險、21%的腎病變發生及12%死亡率。因此,腸泌素自然也成為近年來全世界的各大糖尿病學會指引建議的優先治療選擇。

台灣腸泌素藥物健保給付有多嚴格?為何糖友看得到用不到?

雖然腸泌素在臨床益處顯而易見,可受到健保財務吃緊,2019年起健保給付限縮影響,目前國內腸泌素健保給付僅限於糖化血色素達到8.5%,且時間持續長達6個月;或已發生如心肌梗塞、缺血性腦中風等重大心血管疾病者。

但因為多數醫師不會眼睜睜看著病人血糖持續居高不下,大部分在糖化血色素超標但未達8.5%之前就會調整藥物,導致健保給付門檻和臨床狀況有極大落差,使糖友們看得到卻用不到。

糖化血色素換算平均血糖值

  • 正常血糖控制目標:空腹血糖130 mg/dL、餐後血糖160-180 mg/dL、糖化血色素7%以下(根據不同年紀與臨床狀況,控制目標會有些微差異)。
  • 糖化血色素8.5%時:平均血糖在200 mg/dL以上,相當於空腹血糖接近200 mg/dL、餐後血糖250-260mg/dL,而這樣的數值離建議目標有一段距離。

李弘元醫師指出,如不符合上述健保給付標準者須自費使用腸泌素,每個月平均要花上3000至4000元的藥物支出,還不含門診掛號、診療、照護等相關費用,長期累積下來金額相當可觀。

因此在現行健保給付條件下,造成很多糖友即使血糖控制不佳,卻因經濟不允許,無法及早使用腸泌素治療,進一步增加衍生心腎共病的風險。此一結果不僅對糖友病情控制是一大打擊,長期也反而更無助於降低整體健保財務支出。

3年就回本!糖尿病關懷基金會:盼下修腸泌素健保給付條件打造雙贏局面

而對於此一現況,李弘元醫師強調,雖然他認同為維持台灣醫療體系長久運作,健保財務考量有其必要性。但就長遠目標來看,腸泌素現有的健保給付標準不僅在臨床實務上有違常理,更不符合國際現況。

李弘元醫師進一步分享,綜觀亞洲地區鄰近國家的藥物給付標準,在日本、韓國、中國大陸都沒有針對腸泌素訂定類似的使用限制;全世界目前也沒有任何一個國家像台灣一樣,必須糖化血色素超過8.5%以上,且持續長達半年才能開立。

同時,李弘元醫師表示,根據糖尿病學會與醫療經濟學專家的計算數據顯示,若能將腸泌素給付標準從糖化血色素8.5%下修到7.5%,雖然短期內藥費支出會增加,但在第三年起即可因減少重大心腎併發症支出,減輕約2300萬點健保支出,相當於前兩年增加藥費支出的總和;且於第四年與第五年分別可節省約6800萬與1億2400萬點,長期下來,有望減少的健保支出花費將相當可觀。

總結來說,如未來相關單位有機會放寬給付標準,幫助糖友盡早使用腸泌素介入治療,不僅有助節省健保開銷,對糖友來說也有器官保護、降低死亡率的益處,是患者與社會皆能受惠的雙贏局面。


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