別讓自己被科技寵壞了,就從「已讀不回」開始

別讓自己被科技寵壞了,就從「已讀不回」開始
Photo Credit: othree CC BY 2.0

我們想讓你知道的是

「我們有太多事情可做,卻沒有找到重要的事情先做。」

無論對發訊者還是收訊者來說,「已讀不回」這個科技現象相信都讓不少朋友感到困擾。在LINE或Facebook上,看到對方讀了我的訊息卻遲遲沒有回應,心裡猜測各種可能,讓雙方都感受到壓力。

但其實在工作的處理上,「已讀不回」說不定是一個正確的工作方法,就如同我在「我們真要用LINE談論公事嗎?小心即時反害了工作效率」這篇文章所討論的:「即時」並非總是有效的工作方法,「已讀不回」這樣的態度反而帶來了一些好處:

  1. 留給彼此思考的空間。
  2. 留給彼此先做手邊事情的空間。

對方知道了,但還在想。彼此互相留下溝通的空間,才是更好的科技使用態度。

在這樣一個案例上,科技縮短了我們彼此聯繫的時間距離,但人與人之間彼此呼吸的空間距離不能因此被壓縮,很多時候我們沒有反思「運用科技工具的意義」,以及追求「身而為人的工作生活價值」,那麼很有可能就被便利工具給「慣壞」了工作方法。

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科技為我們帶來效率的同時,為什麼也伴隨著讓人感到焦慮、混亂等壓力的副作用,本以為創造新秩序的科技,卻反而讓自己失序疏離?

這時候我們需要一些反省,去找到「更節制」的科技應用方法,懂得利用他,但是避免被自己使用的工具牽著鼻子走。

相信常看電腦玩物的讀者都知道,我是一個科技的使用狂,所以我也對這樣的副作用感受特別深,並且常常像今天這篇文章一樣去反思:「自己有沒有被科技寵壞了?」嘗試著在這樣的思考中,找到生活與科技的平衡。

一、收集資料太容易,於是我把什麼資料都收集

當各式各樣的資料都上了網,當有許多科技服務可以幫我們儲存網路資料,找資料和收集資料都變成一件更加簡單的事情,例如我最愛用的Evernote,就是最好的收集工具。

這些數位資料不像紙本資料那樣占空間,似乎有用無用反正資料堆積起來,也不會有容量或效能上的負擔,那麼是不是這樣就可以無限制的收集呢?

當被這樣便利的科技工具慣壞了收集「品味」後,我們遇到的真正問題不在於收納不下,而在於資料「缺乏辨別度」、「缺乏行動力」。

延伸閱讀:小孩也會的Evernote關鍵技巧,10分鐘速成 [活動簡報]

雖然數位空間可能沒有我們實體書房那麼小,但是當我們瘋狂收集,無論大小,不像以前因為空間有限而會去思考資料如何使用?何者重要?那麼我們將面臨收集了一攤死資料,卻無法在真正的工作上從這堆資料裡找到真正的啟發,觸發真正的行動。

二、檔案攜帶太容易,於是我每天都想回家還可以工作

雲端同步服務是一個太棒的發明,有了Dropbox,公司做到一半的工作,回到家裡就能繼續接著做,所有資料不需要自己複製更新,透過網路,在任何一個地方、任何一台電腦,都可以保持一模一樣的工作狀態。

延伸閱讀:在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法

這看起來讓我們在任何地方都能工作了!確實方便,但是我們的心態上可不能把這樣的方便當作隨便。

如果因為這樣而想著,那我在辦公室就做到一半,剩下的回家再做。那麼我們的時間安排就會因此而錯亂,不是說回家就不能工作,而是應該要把家裡的時間留給自己,多做一些對自己更有意義的工作才是。

在這個隨時都能工作的雲端、行動時代,我們不能被便利的科技打亂了自己的「時間意識」,反而我們要更加強化自己的時間意識,把「對自己真正有意義的時間」獨立出來,留給自己。

三、接收新聞太容易,於是我都用看新聞打發時間

從第二點繼續延伸來看,有太多科技的方便,會打亂我們原本應該有的時間節奏。

其中一個很大的盲點就是「便利的新聞傳遞」,這當然是優點,很多重要的事情因此可以被發聲,透過社群、媒體、網路、部落格等的不斷更新,形成一個訊息更加開放流通的世界,提供我們更多思考與發現的機會。

但是,如果說因此當我們無聊時為了打發時間,就打開社群、媒體,無目的、無意識的瀏覽新聞呢?這時候其實會大大的削弱我們的時間應用能力。

新聞或許重要,但對你我來說都不是最重要的事情,因為新聞只是閱讀,或許在這個閱讀的過程中你會產生行動的契機,但最根本的還是要「去行動」,也就是去真正的完成一件事情,讀新聞是不會讓你的事情完成的。

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四、接收通知太容易,於是我隨時都在接收任務

以前要傳遞訊息給別人很麻煩,現在只要發一封電子郵件,對方的手機裡可能就彈出通知,接收各式各樣的通知變成一件非常容易的高科技行為。

但是,接收通知的便利,不代表你要隨時讓自己處在一個接受任務的狀態。這跟看新聞一樣,如果說所有時間都花在源源不絕的新聞、斷斷續續響起的通知上,那麼到底什麼時候要去執行工作呢?

所以科技的便利,要回歸我們自己對時間節奏的掌控。

不要讓自己成為一個只是在接收任務的人,更不要成為一個隨時都在接收任務的人,要把時間留給執行任務,所以即使你可以設定讓通知用科技方法彈出來提醒你,但是你可以不要這樣做,找回對自己的主控權。

延伸閱讀:今天開始關閉、移除、視而不見那些新訊息提示誘惑

五、在線溝通太容易,於是理所當然認為彼此都在24小時待命

就像本文開頭所說的「已讀不回」問題,其實不一定是問題,反而可能是一個正確且健康的工作方法。

現在的溝通工具太多了,要立刻展開討論太容易了,想要線上開會馬上就能上線,問題是,大家回想自己平常公司開會時最常遇到的問題:開了兩三個小時的會議,但裡面有太多無法聚焦、偏離主題、事後也無法產生意義的討論。


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《錢都》品牌轉型學:導入數位化工具 起手NUEIP企業管理

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photo credit:人易科技

我們想讓你知道的是

錢都餐飲導入NUEIP的人資系統,讓各店長有機會展現自身更有價值與影響力的一面,也間接帶動各店彼此的目標達成士氣,讓品牌更有價值。

每天用餐時段一到,橘底白字的店面內,一個個小火鍋上桌,全家人的歡笑聲伴隨著鍋內沸騰的泡泡不斷冒出,這是錢都餐飲旗下老字號火鍋品牌「錢都日式涮涮鍋」的日常。從 1997 年創立至今,目前全台已擁有72間分店、來客數年破千萬,卻依然堅持使用精心熬煮 96 小時後的大骨高湯,並加入柴魚、昆布等食材增添其風味使湯頭更有層次,讓許多老饕顧客每每都感受到錢都令人難以忘懷的餐飲體驗。

而面對時代的變動,錢都近年來也持續推動品牌革新,翻新原有店面改裝成更符合年輕人風格的日系二代店,並積極計畫拓展店面,透過導入數位化工具,當輔助訓練大量儲備幹部與培訓人才時,能夠更加有效率。

NUEIP雲端人資包辦行政庶務,錢都店長安心放眼未來

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photo credit:人易科技/錢都
導入NUEIP讓店長們更有時間專注於達成公司營運績效。

錢都餐飲人資主任周芮昕表示,初期原本公司使用紙本打卡鐘,以全人工方式做薪資計算與審核。每個月月底,各店店長們都需要加班計算員工出缺勤與薪水,才能趕得及1號中午之前,讓物流車將紙卡載回總公司。接下來,總公司需加派人力逐張、逐行的人工登打進電腦,同時主管單位還會抽樣檢核正確性,前前後後繁複作業總需花上一週時間,而72間門店店長加上總公司登打與檢核的人力,更是可觀的成本。

「人工計薪誤差高、效率低,換算下來,NUEIP 幫我們幾乎節省了78%的時間與95%的人力成本,現在整個流程只需要兩個人、1.5 個工作天即可完成。不只效率高且基本上是零失誤,這些數值是我們在導入前完全沒意料到的。」周主任述說。錢都認為,店長們應該專注於門店的營運和管理,帶領門店達成公司經營目標,而不是加班執行繁瑣且無效率的行政作業。周主任認真地說道:「錢都餐飲導入NUEIP的人資系統,讓各店長有機會展現自身更有價值與影響力的一面,也間接帶動各店彼此的目標達成士氣,讓品牌更有價值。」

NUEIP療癒系出缺勤、排班與薪水管理,造福餐飲業者

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photo credit:人易科技/錢都
NUEIP的雲端人資系統排班介面清晰、操作簡易,且可計算計時人員的實際工作時數。

經營餐飲業的人都知道,餐飲業人員流動率高,加上計時人員眾多的情況下,要掌握員工的請假狀況只能經由店長回報,無法在第一時間知道。周主任說道:「以前各店排班是一件很痛苦的事情,幸好 NUEIP的排班功能對餐飲業非常友善。不僅可以依時數彈性安排工讀生的班表,不須建立上百個班別,還能自動檢核目前的人力配置是否妥當。搭配『實際工時統計』功能,可統計計時人員的實際工作時數,進而準確計算假期、加班時數與薪資,若人員有任何出勤狀況,總公司都能即時知曉或因應。」。

因為適切的系統功能,讓錢都餐飲在企業管理上能夠無所顧慮,周主任表示,雖然前期數位轉型時,要教育店長們使用電腦、熟悉功能,會經過約一個季度的轉換陣痛期。但現在不僅省去紙本操作、不用為了行政事務加班、各店人員可以輕鬆使用LINE進行上下班打卡或請假,店長們紛紛覺得這個轉換期很值得。對總公司來說,更降低了門市人員的控管風險,讓整個企業在力拼品牌規模時,更加順利地往前邁進。

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錢都藉由手機APP打造會員生態圈、力拼餐飲品牌規模。

雖然疫情肆虐全台業者,但錢都餐飲把握契機逆勢成長,開始發展電商通路,推出品牌麻辣鴨血豆腐、特色水餃、嚴選海鮮食材等;實體店方面,藉由手機會員 APP 打造超級會員經濟。錢都餐飲旗下品牌目前正積極討論拓點計畫,以優渥的薪資獎金招募優秀的儲備幹部,而在例行的行政事務上,則由 NUEIP 協助支援,讓門市與總部的聯繫更加緊密與即時,企業內部管理更加順暢有效率。


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