全美前五大高階經理人教練:想讓工作井然有序,遇到任何「雜事」都先問自己這個關鍵問題

全美前五大高階經理人教練:想讓工作井然有序,遇到任何「雜事」都先問自己這個關鍵問題
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我們想讓你知道的是

被許多人熱愛的GTD(Get Things Done)方法中的五個步驟,TNL摘選了其中兩個關鍵步驟:理清和整理,讓讀者可以一窺這套工作任務管理方法實做的秘訣。

文:大衛・艾倫

想要游刃有餘地管理工作,請務必將「工作流程的5步驟」內化為自己的一部分。人們在面對生活、工作與隨之而來的事務時,都會經歷這5個步驟。也就是說,不管是在廚房或公司,若想妥善掌握事務的變化,都得精通工作流程的5步驟。每個步驟各有最佳實務做法與工具,而且必須與其他步驟融成一體,才能在繁務中創造出美妙的高效狀態。

5個步驟包括:

  1. 「捕捉」(capture)吸引我們注意力的事項。
  2. 「理清」(clarify)每件事的意義與下一步行動。
  3. 「整理」(organize)上述結果,提出可行動的選項。
  4. 「檢視」(reflect)選項清單,接著做出抉擇。
  5. 「執行」(engage)決定的行動。

這構成了人們生活橫向的管理,隨時隨地整合向前邁進時必須考慮的所有事項。

上述5個步驟並非空談胡說,而是為了享有高效行動、讓事在掌控之中必須做的事情。假設你打算煮一頓晚餐宴請朋友,但回家看到廚房一團亂,會怎麼處理?首先,找出放錯地方的物品(捕捉),決定該保留或丟棄(理清),再將各種東西歸位,例如:放回冰箱、丟垃圾桶或收到水槽(整理),然後查閱食譜,檢查自己擁有的食材和器具(檢視),最後是將奶油放到鍋裡加熱融化,開始烹煮(執行)。

這套方法的原則相當簡單明瞭,甚至一般人多已如此處理工作。不過,大多數人在每個步驟都仍有大幅改善的空間,尤其5個步驟間的連結往往很薄弱,但這卻是造就優質工作管理的關鍵。因此,每個步驟必須無縫接軌,以一致的標準維持。

TNL編按:底下僅摘要其中兩個步驟理清和整理的片段

理清(clarify)

幾乎所有接受過「搞定」輔導的人士,最大收穫就是學會針對事情做必要的逐項思考,進而清空收集工具。一位任職全球企業重要部門的主管,就曾在我面前處理完所有未竟事項,然後鬆了一口氣,並對「搞定」這套方法肅然起敬。她提到,長久以來仰賴行事曆提醒該出席的會議,已經算是讓她很寬心了,但理清每項工作後,她感受到前所未有的如釋重負。她需要被提醒的行動與資訊剛才已經界定過,而且交託給具體的系統保存了。

面對每一則電子郵件、簡訊、語音留言、備忘錄、會議紀錄或心裡閃過的構想,你會問自己(與回答)什麼問題?這就是管理外來事務的重點,將奠下個人整理規畫的基礎。很多人試圖整理一切,但錯在試圖整理一堆尚未理清的雜事。新進事項只能採取捕捉與處理,而不能加以整理,而且要整理的是抉擇後必須採取的「下一步行動」。

以下將說明決策樹模式中,構成主幹的「捕捉」與「整理」兩個步驟(在底下方框的部分)。

20161103_gtd_01

那是什麼?

這可不是個笨問題。前面已經談過雜事與收集工具,但尚未探討雜事的面貌,以及該拿它怎麼辦。舉例來說,我們往往有很多疏漏的事是來自政府或公司的未定事項,但我們真的有必要對那件事採取什麼行動嗎?看到人力資源部發信通知大家某項政策的現況,那又怎麼樣?我曾經幫客戶從文件堆中挖出被棄置一旁的成堆訊息,只因為客戶沒有花幾秒鐘搞清楚這些文件的確實內容。

因此,接下來的決策步驟很重要。

是否可行動?

這個問題只有兩種答案:「是」與「否」。

,也就是不需行動。其中有3種可能:

  1. 那是個垃圾,不必保留。
  2. 現在沒必要行動,但日後可能需要處理(孵化事項)。
  3. 這可能是有用的資訊,或許將來會派上用場(參考資料)。

這3種類別的雜事都可以受到管理,後面的章節會深入探討。目前只需先說明:針對垃圾,請丟到垃圾筒或按下「刪除」鍵;針對孵化事項,請歸入資料文件庫或行事曆;針對參考資料,請運用優質的歸檔系統。

,也就是這件雜事必須受到某些處理。典型的例子包括:你同意在某場午宴中演講,然後收到索取演講大綱的郵件;收件匣內的備忘錄提醒了需和集團副總裁當面討論重大新專案要雇用外部顧問的事宜。

針對可行動事項必須決定下列2件事:

  1. 自己承諾了什麼「專案」(project)或結果?
  2. 下一步需要採取的行動為何?

如果涉及某個專案。請在「專案清單」列入捕捉的結果。這會形成顯著的提示,在完成之前都會不斷提醒「這件事懸而未決」。此時,該清單的「每週檢視」就會發揮功能。直到完成或排除之前,這件事都會在管理系統(與你的大腦)中持續活躍。

確認下一步行動(next action)面對收集到事情,這是決定性的問題。如果妥切回應,就會擁有可整理的關鍵事項。「下一步行動」是必須執行的下一個具體活動,目標是讓事情朝「完成」的方向進展。

下一步行動的例子可能有:

  • 打電話給弗瑞德,詢問他先前提及的修理廠名稱和電話號碼。
  • 構思預算會議議程。
  • 與安琪拉討論必須建立的歸檔系統。
  • 上網了解一下附近的水彩畫課程。

這些都是必須落實的具體活動,其備忘提示將成為個人工作流程管理系統的最佳利器。

立即執行、委派他人或延遲處理。一旦決定好下一步行動,會產生三個選項:

  1. 立即執行(do it):如果行動在兩分鐘內可以搞定,就應在理清時立即執行。
  2. 委派他人(delegate it):如果行動要花兩分鐘以上,就要自問:「我是執行的合適人選嗎?」若答案為否,就委派給適合的單位。
  3. 延遲處理(defer it):如果行動要花兩分鐘以上,而且自己就是執行的合適人選,就必須推遲行動,並記在「下一步行動清單」中追蹤進度。

整理(organize)

工作流程圖的外環有8個區塊(見下圖,圓角框的部分),是處理雜事時產生的備忘提示與資料。8個區塊集結在一起即構成完整的系統,可以整理手邊所有待辦事項,或者以每日與每週為單位增添新事項。

20161103_gtd_02

不需行動的事項可能被歸入垃圾、孵化系統與參考資料的類別。假設有沒必要行動的事件,可以選擇拋棄、放入資料文件庫資料文件庫留待重新斟酌,或者先歸檔以便未來需要參考時可以找到。至於可行動的事情,則需要專案清單、專案計畫與資料儲存處,或是檔案、行事曆、「下一步行動」的備忘提示,以及等候回音的等待清單。

請將所有要整理的類別採具體形式存放。所謂的「清單」是指可檢視的提示訊息,也許是羅列在筆記本上或電腦軟體之中,甚至有檔案夾分門別類留存文件。舉例來說,現行專案清單可以列在筆記本活頁紙上,也可以記在應用程式中,或者歸入貼著「專案清單」標籤的卷宗夾裡。孵化事項的備忘提示(例如:3月1日後需聯絡會計師開會),可以存在附有日期的資料文件庫中,或用行事曆軟體儲存。


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根據中華民國糖尿病學會統計,2000至2014年全台第2型糖尿病人口由84萬人逐步上升至220萬人,且以每年約15萬人的速度持續增加。若以此成長趨勢來看,保守估計台灣目前糖尿病人口約有250-300萬人左右,數量相當驚人。

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尤其糖尿病引起的腎病變,可謂造成國人洗腎最大元兇之一,而腎臟病更是健保「最燒錢」的疾病,根據健保署2019的統計,慢性腎病治療費用高居「10大燒錢國病」之冠,全年度支出高達533億元。

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雖然腸泌素在臨床益處顯而易見,可受到健保財務吃緊,2019年起健保給付限縮影響,目前國內腸泌素健保給付僅限於糖化血色素達到8.5%,且時間持續長達6個月;或已發生如心肌梗塞、缺血性腦中風等重大心血管疾病者。

但因為多數醫師不會眼睜睜看著病人血糖持續居高不下,大部分在糖化血色素超標但未達8.5%之前就會調整藥物,導致健保給付門檻和臨床狀況有極大落差,使糖友們看得到卻用不到。

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因此在現行健保給付條件下,造成很多糖友即使血糖控制不佳,卻因經濟不允許,無法及早使用腸泌素治療,進一步增加衍生心腎共病的風險。此一結果不僅對糖友病情控制是一大打擊,長期也反而更無助於降低整體健保財務支出。

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而對於此一現況,李弘元醫師強調,雖然他認同為維持台灣醫療體系長久運作,健保財務考量有其必要性。但就長遠目標來看,腸泌素現有的健保給付標準不僅在臨床實務上有違常理,更不符合國際現況。

李弘元醫師進一步分享,綜觀亞洲地區鄰近國家的藥物給付標準,在日本、韓國、中國大陸都沒有針對腸泌素訂定類似的使用限制;全世界目前也沒有任何一個國家像台灣一樣,必須糖化血色素超過8.5%以上,且持續長達半年才能開立。

同時,李弘元醫師表示,根據糖尿病學會與醫療經濟學專家的計算數據顯示,若能將腸泌素給付標準從糖化血色素8.5%下修到7.5%,雖然短期內藥費支出會增加,但在第三年起即可因減少重大心腎併發症支出,減輕約2300萬點健保支出,相當於前兩年增加藥費支出的總和;且於第四年與第五年分別可節省約6800萬與1億2400萬點,長期下來,有望減少的健保支出花費將相當可觀。

總結來說,如未來相關單位有機會放寬給付標準,幫助糖友盡早使用腸泌素介入治療,不僅有助節省健保開銷,對糖友來說也有器官保護、降低死亡率的益處,是患者與社會皆能受惠的雙贏局面。


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